Ako odpovedať na telefón?
Ak chcete v práci zdvihnúť telefón, hovorte priateľsky a povedzte niečo profesionálne ako: „Dobré ráno, toto je Carl. Ako vám môžem dnes pomôcť?“ Ak odpovedáte na svoj osobný telefón a na ID volajúceho sa zobrazuje meno priateľa alebo člena rodiny, môžete osobu na druhom konci ležérne pozdraviť niečím ako: „Hej, Daria! Čo sa deje?“ Ak si nie ste istí, kto vám volá, štandardné „Ahoj?“ funguje to. Ak chcete získať ďalšie tipy na profesionálnu etiketu telefónu v práci, čítajte ďalej!
Ak vám to hneď neodpovie, môžete mať pokazený telefón a môžete sa obrátiť na spoločnosť, ktorá telefón vyrobila, prečítať si príručku majiteľa alebo si kúpiť nový telefón.
Odpovedanie na telefón je dôležitou životnou zručnosťou. Profesionálne situácie, ako napríklad pracovný hovor alebo telefonát od potenciálneho zamestnávateľa, môžu vyžadovať formálnejšie pozdravenie. Ak vám telefonuje priateľ, zamilovaný alebo rodinný príslušník, budete chcieť odpovedať ležérnejšie a prirodzenejšie. Ak odpovedáte na hovor z neznámeho alebo súkromného čísla, mali by ste sa mýliť na strane formality a opatrnosti.
Metóda 1 z 3: zdvihnutie telefónu v práci
- 1Nechajte to profesionálne. Keď vo svojej kancelárii zdvihnete telefón, vždy neviete, kto je na druhom konci konverzácie. Profesionálne odpovedanie na telefón začne akúkoľvek konverzáciu, s ktorou sa chystáte začať, a to správnou nohou.
- Ak máte pochybnosti, odpovedzte jednoduchým „Ahoj, toto je Carl“.
- Aj keď máte ID volajúceho, váš šéf môže volať z telefónu kolegu! Odpovedanie na telefón s otázkou „Áno, čo?“ môže na vás pôsobiť negatívnym alebo prehnane náhodným dojmom.
- 2Sústreďte sa na konverzáciu. Buďte absolútne prítomní. Zastavte všetko, čo robíte, a urobte si krátku chvíľu prípravy.
- Pred zdvihnutím telefónu noste tvár, ktorú chcete premietať. Je to rozdiel: či sa usmievate, mračíte sa alebo vás slzy omrzia, váš volajúci to bude počuť vo vašom tóne.
- Počas hovoru sa neklikajte a nerozptyľujte sa. Ak nie ste zasnúbení, volajúci to bude vedieť.
- 3Vždy sa identifikujte. V podnikateľských situáciách je vhodné zdvihnúť telefón svojim menom a spoločnosťou: " Dobré ráno, ďakujem, že ste zavolali na XYZ. Toto je Carl. Ako vám môžem pomôcť?"
- Ak ide o interný hovor a poznáte to, môžete odpovedať svojim oddelením a menom: „Dobrý deň, toto je WebDev, hovorí Carl. Ako vám môžem dnes pomôcť?“ Váš volajúci tak bude vedieť, že dosiahol správnu osobu a že ste pripravení mu pomôcť. Udržiavanie priateľského a osobného tónu urobí hovor oveľa príjemnejším pre každého.
- V mnohých kancelárskych situáciách existujú pokyny pre odpovedanie na telefón, ktoré musia všetci zamestnanci dodržiavať. Vždy prejavujte úprimnosť, bez ohľadu na to, ako hlúpo sa môžu zdať konzervované riadky-zákazník bude schopný rozpoznať rozdiel, ak ste nadšení, oproti čítaniu karty s nápisom: „Welcome to Good Burger, Home of the Good Burger!“ bude znieť úplne smiešne, ak to nepoviete presvedčene.
- 4Odpovedajte s primeranou úrovňou slušnosti. Buďte trpezliví, úctiví a optimistickí. Urobte maximum, aby ste boli nápomocní. Skúste hovoriť príliš neformálne, kým nezistíte, kto je volajúci.
- Ak sa rečník nepredstaví, povedzte: „Môžem sa opýtať, kto volá?“ Je dôležité vedieť, kto volá, v prípade, že ich budete potrebovať znova kontaktovať alebo ich previesť na inú linku. Toto gesto tiež dáva volajúcemu vedieť, že sa s ním zaobchádza osobne, a teda aj na tom, že mu záleží. Je dôležité budovať pozitívne pracovné vzťahy s ľuďmi, ktorí vás kontaktujú viackrát.
- Snažte sa nebyť drzí, aj keď ste frustrovaní. Pamätajte si, že v pracovnom prostredí sa vaše slová a činy odrážajú priamo na vašej spoločnosti. Ak budete svoju spoločnosť zle reflektovať, môžete podnikanie vyhodiť - a vaši nadriadení nemusia tento trend láskavo prijať.
- 5Buďte pripravení prijať správu. Ak niekto volá, aby sa mohol porozprávať s vašim nadriadeným alebo spolupracovníkom, ale ste jedinou osobou, ktorá vám môže hovor prijať, slušne sa opýtajte, kto vám volá, a požiadajte ho, aby uviedol svoj účel. Počúvajte pozorne a zaznamenajte čo najviac relevantných informácií:
- Ak osoba, ktorú sa pokúšajú osloviť, nemôže hovoriť, povedzte volajúcemu: „Je mi ľúto, ale pán O'Halloran momentálne nie je k dispozícii. Môžem prijať správu?“
- Nezabudnite si zaznamenať meno, telefónne číslo a dôvod hovoru. Zistite, ako naliehavo sa hovor zdá - zdá sa, že volajúci potrebuje, aby sa o niečo postarali v priebehu dvoch hodín alebo až budúci týždeň? Ak ide o dôležitý obchodný hovor, budete sa chcieť s týmto problémom vysporiadať čo najrýchlejšie a najefektívnejšie - správu preto určite odovzdajte čo najskôr.
- 6Dávajte si pozor na hovory zhromažďujúce informácie. Ak nepoznáte volajúceho a požaduje informácie o vás alebo o ostatných, dávajte pozor, aby ste toho o vnútornej funkcii vašej spoločnosti neprezradili príliš veľa.
- Aj keď volajúci uvedie meno a identifikuje svoju spoločnosť, mali by ste si dávať pozor, pokiaľ nejde o dôveryhodné kontakty. Ak si nie ste istí, podržte volajúceho na minútu a požiadajte spolupracovníka o radu: „Už sme obchodovali s niekým menom Dave Neal? Pýta sa veľa na naše procesy a kapacitu a ja Chcem sa uistiť, že mu môžem dôverovať. "
- V obchodnej situácii zadajte „Prepáčte, pane.“ Zásady spoločnosti tvrdia, že tieto informácie nemôžem poskytnúť. Môžem mať ďalšie podrobnosti o tom, prečo sú potrebné?“ a odtiaľ urobte svoje hodnotenie.
Skúste zdvihnúť telefón z prijímača (časť, ktorá drží telefón, keď sa nepoužíva).
Metóda 2 z 3: zdvihnutie osobného telefónu
- 1Prispôsobte svoj pozdrav tomu, kto volá. Ak viete, kto volá, na základe ID volajúceho a skúseností, neváhajte ho pozdraviť zoči-voči. Ak neviete, kto volá, odpovedzte formálnejšie a počkajte, kým volajúci uvedie svoj účel.
- Štandardný, medzinárodne prijatý pozdrav: povedzte „Ahoj?“ Odpovedzte miernym skloňovaním nahor na konci pozdravu, akoby ste sa pýtali otázku. "Ahoj?" Volajúci bude vyzvaný, aby odpovedal a vo väčšine prípadov bude ďalej vysvetľovať, prečo volá.
- Ak volá priateľ, pozdravte ho ležérne: „Hej, Tom! Ako sa darí?“
- Ak volá nadriadený, známy alebo potenciálny zamestnávateľ, pozdravte ich formálnejšie, ale s dôverou: „Dobrý večer, pán Lynch. Ako sa máte?“
- Ak neviete, kto volá, vráťte sa na jednoduché „Ahoj?“
- 2Keď poviete „ahoj?“, Počkajte, kým volajúci odpovie. Keď poviete „Ahoj?“, Vyzveš volajúceho, aby sa predstavil. Prečítajte si nasledujúci príklad s tučnými slovami a slovami volajúceho kurzívou:
- "Ahoj?"
- „Hej, Carl, to je Tom.“
- „Ach, hej, Tom! Čo sa deje?“
- „Len volám, aby som zistil, či si tu neskôr. Rozmýšľal som, že si pozriem nový film Hviezdne vojny.“
- „Sakra, už sa chystám pozrieť nový film Hviezdne vojny!“
- 3Prispôsobte si svoj pozdrav. Keď sa stanete skúsenejšími v odpovedi na telefón, môžete si začať vytvárať pozdravné vzorce a konkrétne frázy, ktoré budete používať znova a znova.
- Zvážte identifikáciu seba s pozdravom: „Ahoj, toto je Carl.“ alebo „Carl hovorí“.
- Skúste experimentovať s neformálnymi variáciami výrazu „Ahoj?“: „Hej!“ alebo „Ahoj!“ alebo „Hej, čo sa deje?“ alebo „Hej, ako sa máš?“ Tieto neformálne pozdravy sú najvhodnejšie pre priateľov a neprofesionálnych známych.
- 4Nastavte si hlasovú správu pre časy, kedy nemôžete odpovedať na telefón. Ktokoľvek od priateľov po rodičov až po zamestnávateľov môže počuť vašu správu z hlasovej schránky, preto sa uistite, že je zdvorilá a priama. Vyhnite sa žartu alebo žartovým nahrávkam hlasovej pošty, pokiaľ si nie ste úplne istí, že budú volať iba vaši priatelia.
- Povedzte: „Dostali ste sa do Carlovej hlasovej schránky. Je mi ľúto, že sa mi teraz nedarí dosiahnuť telefón. Zanechajte mi správu a ja sa vám ozvem, hneď ako to bude možné.“
- Ak používate domáci telefón, zvážte zriadenie rodinného záznamu. Povedzte: „Ahoj, toto je rodina Rogersových. Ospravedlňujeme sa, ale nemôžeme prísť k telefónu práve teraz, ale nechajte nám správu a my sa vám ozveme hneď, ako to bude možné!“ Neváhajte sa zabaviť na rodinných nahrávkach - skúste, aby celá vaša rodina hovorila ako zbor alebo nechajte každého člena rodiny povedať časť správy.
- Skúste namiesto toho, aby ste volajúcim zanechali správu: „Požiadajte volajúcich o zanechanie správy:„Zanechajte prosím svoje meno, číslo a účel volania a ja vám obratom zavolám, hneď ako to bude vhodné.” Tento konkrétnejší prístup môže byť najvhodnejší pre číslo, na ktoré očakávate veľa profesionálnych hovorov.
Ak zdvihnete telefón a hovor sa rýchlo stane smiešnym alebo urážlivým, pravdepodobne ste dostali žart.
Metóda 3 z 3: prijatie hovoru z neznámeho čísla
- 1Zvážte, kto vám môže volať. Ak očakávate hovor od kohokoľvek - nového známeho, organizácie alebo potenciálneho zamestnávateľa - odpovedzte na telefón s týmto vedomím. Zistite, či si situácia vyžaduje trochu formálnejší alebo trochu menej formálny pozdrav-ale mýlite sa na strane formality, len pre prípad.
- V tomto prípade odpovedajte zdvorilo a poloformálne. Jednoduché „Ahoj?“ vykonám. Nepotrebujete sa okamžite identifikovať - ak vás volajúci pozná osobne alebo má v zozname vaše meno, opýta sa: „Ahoj, môžem hovoriť s Carlom?“
- Ak je hovor uvedený ako „neznámy“ alebo „blokovaný“, nemusíte sa cítiť povinní zdvihnúť telefón. Odpovedzte, ak sa vám páči, alebo jednoducho počkajte, či volajúci opustí hlasovú schránku. Ak je to dôležité, môžete kedykoľvek niekomu zavolať.
- 2Dávajte si pozor na žartové hovory. Ak zdvihnete telefón a hovor sa rýchlo stane smiešnym alebo urážlivým, pravdepodobne ste dostali žart. Niektorí volajúci žartom sú vulgárni a očividní, ale iní volajúci žartom sa vás pokúsia oklamať, aby ste si mysleli, že je to legitímne dôležitý hovor. Zaobchádzajte s volajúcimi žartom rovnako ako s tyranmi: ak zostanete na linke a budete hrať do ich žartu, iba ich to povzbudí. Môže byť užitočné zostať na linke a hrať sa, pokiaľ vám to poskytne prehľad o tom, kto vám volá. Niektoré americké telefónne spoločnosti ponúkajú službu sledovania hovorov: ak po položení telefónu vytočíte číslo *69, automatická služba správ vám poskytne všetky verejné informácie o poslednom čísle, ktoré vám volalo.
- 3Dávajte si pozor na telemarketery. Ak odpoviete na hovor z neznámeho čísla a osoba na druhom konci linky vám začne klásť otázky o sebe, pravdepodobne sa pokúša získať vaše peniaze.
- Telemarketéri telefonujú denne s desiatkami ľudí a mnohých z nich nezaujíma, čo predávajú. Nebojte sa povedať: „Ďakujem, že ste zavolali, ale nemám záujem. Prajem vám príjemný deň!“ a zavesenie. Nestrácajte čas ani ich.
- Ak už nechcete dostávať ďalšie hovory od tejto konkrétnej spoločnosti, požiadajte telemarketera, aby vám zadal číslo do zoznamu „Nevolať“. Mnoho spoločností vyhovie vašej požiadavke a už vás nebudú obťažovať.
- Ak vás zaujíma, čo predáva telemarketing, pokojne zostaňte na linke a počúvajte ihrisko. Majte na pamäti, že čím dlhšie zostanete na linke, tým viac sa vás budú snažiť predať!
- Ak vás požiadajú o vás alebo iného člena vašej domácnosti, spýtajte sa ich na meno a organizáciu, skôr ako im niečo poviete-posledná vec, ktorú chcete urobiť, je poskytnúť telemarketérom príliš veľa informácií! Ak sú klietni alebo nepovedia, kto sú, pamätajte-nie ste povinný s nimi ďalej hovoriť.
Ak chcete v práci zdvihnúť telefón, hovorte priateľsky a povedzte niečo profesionálne ako: „Dobré ráno, toto je Carl.
- "Ahoj?" je vašim cieľom. Takmer vždy je vhodné odpovedať „Ahoj?“, Či už je volajúci váš priateľ, vaša láska, vaša matka, váš nadriadený, šéf miestnej polície alebo úplne neznámy človek.
- ID volajúceho príde vhod. Ak dokážete povedať, kto volá, skôr, ako odpoviete, budete na hovor oveľa viac pripravení.
- "Čo?" alebo "Áno?" zvyčajne nie je pútavým spôsobom odpovedania na telefón, aj keď sa vám druhá osoba nepáči alebo máte zlú náladu. Odovzdajte to najlepšie, keď zdvihnete telefón.
Prečítajte si tiež: Ako napísať správu svojmu miláčikovi a začať konverzáciu?
Otázky a odpovede
- Čo mám urobiť, keď odpoviem na domáci telefón a tlačidlo nefunguje?Skúste zdvihnúť telefón z prijímača (časť, ktorá drží telefón, keď sa nepoužíva). Ak vám to hneď neodpovie, môžete mať pokazený telefón a môžete sa obrátiť na spoločnosť, ktorá telefón vyrobila, prečítať si príručku majiteľa alebo si kúpiť nový telefón.
