Ako vytvoriť sociálny výbor na vašom pracovisku?

Požiadajte o vytvorenie sociálneho výboru na vašom pracovisku — Ak chcete spoznať svojich spolupracovníkov a naplánovať pre nich špeciálne udalosti, požiadajte o vytvorenie sociálneho výboru na vašom pracovisku.

Sociálne výbory v práci môžu byť zábavným spôsobom, ako spoznať svojich spolupracovníkov a naplánovať pre nich špeciálne udalosti. Ak vaša spoločnosť taký ešte nemá, môžete požiadať o založenie svojho manažéra alebo zástupcu HR. Keď budete mať podporu, môžete začať plánovať prvé stretnutie a vypracovať všetky podrobnosti, ktoré umožnia jeho bezproblémový chod.

Časť 1 zo 4: Získanie súhlasu a podpory

1
Nájdite si partnera, ktorý vám pomôže rozbehnúť veci. Porozprávajte sa s niektorými zo svojich spolupracovníkov počas obedných prestávok alebo prestávok na kávu a zistite, či má niekto záujem pomôcť vám pri začatí činnosti sociálneho výboru. Môže byť užitočné mať partnera, ktorý zorganizuje prvé stretnutie a vzbudí záujem o kanceláriu.
- Ak nikto dobrovoľne nepomôže, nenechajte sa odradiť. Stále to môžete urobiť sami a presvedčíte ľudí nadšením zo sociálneho výboru.
2
Naplánujte si čas na rozhovor s vedením. Požiadajte svojho vedúceho, či by ste mohli naplánovať rýchle stretnutie, aby ste hovorili o založení sociálneho výboru. Neuvádzajte všetky podrobnosti do e-mailu, pretože váš vedúci nemusí odpovedať na všetky vaše otázky. Ak vás nasmerujú vyššie do reťazca k inému manažérovi, naplánujte si namiesto toho krátke stretnutie s touto osobou.
- Medzi otázky, ktoré je potrebné položiť vedeniu, patrí, či môžete na schôdzky využívať pracovný čas, či spoločnosť ponúkne finančné prostriedky na použitie výboru a aké typy riadenia udalostí vám plánovanie vyhovuje.
3
Požiadajte ľudské zdroje o konečné schválenie. Ak vám manažér dá začiatok, pošlite e-mail na vaše oddelenie ľudských zdrojov a informujte ho o svojom pláne. Spýtajte sa, či majú nejaké špeciálne formuláre, ktoré musíte vyplniť, alebo zoznam pravidiel a predpisov pre výbory na pracovisku.
- Zistite, ako naúčtovať náklady na nákupy vykonané výborom, ak vám vaša spoločnosť ponúka náhradu.

Presvedčíte ľudí nadšením zo sociálneho výboru — Stále to môžete urobiť sami a presvedčíte ľudí nadšením zo sociálneho výboru.

2. časť zo 4: plánovanie prvého stretnutia

1
Vyberte čas, ktorý nebude zasahovať do pracovných alebo osobných povinností. Ak vám váš nadriadený povedal, že je vhodné mať schôdzku v pracovnej dobe, naplánujte si ju na čas, ktorý nebude prekážať iným naplánovaným schôdzkam alebo konferenčným hovorom. Ak je to potrebné urobiť mimo práce, naplánujte si to na obed alebo ihneď po práci, aby ste nežiadali svojich spolupracovníkov, aby obetovali príliš veľa osobného času.
- Naplánujte si obmedzenie stretnutia na 30 minút bez ohľadu na to, kedy to je. Jedným zo spôsobov, ako udržať záujem ľudí o váš výbor, je rešpektovať ich čas.
2
Zabezpečte miesto stretnutia. Opýtajte sa svojho nadriadeného, aký priestor môžete na schôdzku využiť. Zistite, či by počas konferencie boli nejaké konferenčné miestnosti alebo zlomové miestnosti voľné. Poraďte sa so správcom kancelárie a zistite, či existuje nejaký protokol na rezerváciu miesta vo vašej kancelárii.
- Uistite sa, že v miestnosti je stolička pre všetkých, ktorí tam budú.
3
Pošlite e-mail s dátumom a časom stretnutia vašim spolupracovníkom. Vytvorte e-mail svojim spolupracovníkom, aby ste im povedali, že zakladáte sociálny výbor. Povedzte im, na čo by výbor v podstate slúžil (napr. Plánovanie večierkov, šťastné hodiny atď.). Jasne uveďte dátum, čas a miesto konania prvého stretnutia a v prípade záujmu požiadajte ľudí, aby odpovedali.
- Zaistite, aby bol e-mail odoslaný všetkým oddeleniam, aby sa nikto necítil vynechaný.
4
Ak e-mail dostane obmedzenú odpoveď, rozveselte letáky. Ak na váš e-mail odpovie veľmi málo ľudí, napíšte leták s rovnakými informáciami z e-mailu a vytlačte si pár kópií, aby ste sa motali po kancelárii. Bude to slúžiť ako pripomienka pre ľudí, ktorí zabudli na e-mail. Zaveste ich do blízkosti vodného chladiča, do kuchyne, do break roomu alebo na firemnú vývesku.
- Uveďte svoj e-mail, aby vás niekto v inom oddelení vedel kontaktovať.
- Dvakrát sa obráťte na manažéra alebo personalistu, aby ste sa ubezpečili, že je v poriadku zavesiť letáky v kancelárii.
5
Vyberte päť až osem členov výboru. Účinný výbor bude mať päť až osem členov, takže ak sa ozve hŕstka ľudí, pokračujte v práci s týmito dobrovoľníkmi. Ak dostanete viac ako osem žiadostí o pripojenie, nastavte si rotačný plán, aby sa mohol zúčastniť každý.
- Skúste si štvrťročne zmeniť členstvo. Každé tri mesiace sa členovia, ktorí nie sú členmi vedenia, striedajú a umožňujú vstup novým členom.
- Zaistite, aby každá rotačná skupina mala ľudí z niekoľkých rôznych oddelení.
6

Vytvorte prehľad svojej agendy. Vytvorte si zoznam vecí, o ktorých chcete na stretnutí diskutovať. Zahrňte veci ako vedúce pozície, rozpočet, nápady na udalosti a plány budúcich stretnutí. Zadajte obrys svojej agendy a vytlačte si kópie, ktoré budete distribuovať na prvom stretnutí.

Že zakladáte sociálny výbor — Vytvorte e-mail svojim spolupracovníkom, aby ste im povedali, že zakladáte sociálny výbor.

3. časť zo 4: priebeh prvého stretnutia

1

Začnite včas. Je dôležité ukázať ľuďom, že si vážite ich čas. Na vlastné stretnutie neprichádzajte neskoro a nechajte ostatných čakať na vás. A nesedzte 15 minút pri rozhovoroch a potom konečne skočte do reči o výbore. Ďakujeme všetkým, že ste prišli, a potom sa ponorte priamo do relevantných tém.
2

Distribuujte program. Rozmnožte kópie svojej naplánovanej agendy, aby ich ľudia mohli sledovať. Podajte perá alebo ceruzky, aby si každý mohol robiť poznámky o obryse, ak chce.
3
Požiadajte niekoho o zápis zo stretnutia. Keď dôjde na objednávku, požiadajte dobrovoľníka, aby urobil zápisnicu zo stretnutia, aby ste mohli zdieľať podrobnosti o stretnutí s kýmkoľvek, kto sa nemohol zúčastniť. Ak sa nikto neprihlási, budete si musieť robiť poznámky sami.
- Uveďte dôležité veci, ako napríklad to, o čom sa hlasovalo a kto súhlasil s určitými úlohami. Vyvarujte sa iba toho, že si budete zapisovať, čo všetci hovoria.
- Napríklad napíšte, keď niekto navrhne, aby sa prostriedky výboru použili na večierok pre spolupracovníka. Potom napíšte, koľko hlasov bolo za a koľko bolo proti.
4
Hlasujte o vedúcich pozíciách. Váš výbor by mal mať prezidenta alebo „predsedu“, tajomníka a pokladníka. Ak má o ktorúkoľvek pozíciu záujem viac ako jedna osoba, dajte o tom hlasovať výboru alebo zvážte rozdelenie povinností medzi dvoch ľudí.
- Nepredpokladajte, že budete predsedať len preto, že ste založili výbor. Odošlite svoje meno na zváženie, ale buďte milostivý, ak je do tejto pozície hlasovaný niekto iný.
5
Deklarovať ciele výboru. Plánujete iba spoločenské udalosti, ako sú sviatočné večierky a šťastné hodiny? Alebo chcete tiež zamerať tento výbor na udalosti, ktoré vracajú komunite, ako napríklad charitatívne organizácie s účasťou 5K? Buďte konkrétni, pokiaľ ide o typy udalostí, ktoré chcete usporiadať, a vytvorte online dokument, ku ktorému má prístup každý, aby si tieto ciele mohol neskôr prečítať.
- Buďte otvorení návrhom ostatných členov výboru. Môžu mať rôzne predstavy o tom, čo by ste mali plánovať. Pre veľké rozdiely v ideológii sa opýtajte svojho manažéra, či existuje smer, ktorým by dali prednosť tomu, aby ste zaujali výbor.
6
Diskutujte o rozpočte. Povedzte ostatným členom, s koľkými peniazmi musíte pracovať. Koľko vám spoločnosť dáva štvrťročne alebo ročne? Ak nedostanete žiadne peniaze, prediskutujte, či chcete požiadať spolupracovníkov o dary, alebo premýšľajte o nejakých fundraisingových nápadoch.
- Ak chcete získať finančné prostriedky, môžete urobiť tradičný predaj pečenia alebo umývania automobilov alebo vyskúšať niečo ako žrebovanie schopností. Fotograf v skupine mohol výmenou za dar ponúknuť aktualizované headshoty.
7

Priraďte úlohy rovnomerne. Nesnažte sa robiť všetko sami, aj keď nakoniec budete predsedníčkou. Delegujte úlohy, aby sa všetci cítili zapojení. Požiadajte napríklad dobrovoľníka, ktorý by preskúmal miesta konania budúceho vianočného večierka, a požiadajte niekoho iného, aby kontaktoval dodávateľov potravín. Pred zadaním úlohy si ujasnite, čo presne si úloha vyžaduje.

Aby ste hovorili o založení sociálneho výboru — Požiadajte svojho vedúceho, či by ste mohli naplánovať rýchle stretnutie, aby ste hovorili o založení sociálneho výboru.

Časť 4 zo 4: Udržiavanie činnosti výboru

1

Stanovte si pravidelný harmonogram stretnutí. Najjednoduchší spôsob, ako zapojiť ľudí, je organizovať pravidelné stretnutia na rovnakom mieste a v rovnakom čase každých pár týždňov. Vyskúšajte stretnutie raz mesačne, pokiaľ nebudete mať veľa udalostí, ktoré by si vyžadovali častejšie stretnutia.
2

Vytvorte zdieľaný kalendár. Použite svoj e-mailový server na vytvorenie zdieľaného kalendára, ku ktorému majú prístup všetci členovia výboru. Ak nemáte firemný e-mail ponúkajúci kalendáre, použite službu ako kalendáre Google. Zaznamenajte si dátumy a časy stretnutí a večierkov, ako aj termíny splnenia určitých úloh.
3

Po každom stretnutí sa hláste vedeniu. Po každom stretnutí pošlite e-mail svojmu vedúcemu (alebo vedúcemu, ktorý schválil výbor) s priloženou zápisnicou zo schôdze. Pravidelne sa s nimi stretávajte, aby ste prediskutovali váš pokrok a šírili z nich nápady na nové udalosti.
4
Podporujte nových členov, aby sa pripojili. Sociálny výbor sa môže začať cítiť exkluzívny, ak plánujú všetky udalosti rovnakí ľudia. Každých pár mesiacov pošlite e-mail s pozvaním ľudí, aby sa k vám pripojili na ďalšej schôdzke alebo skočili do ďalšej rotácie. Vytvorenie tabuľky na registráciu online môže pomôcť ľuďom ľahko sa zaradiť.
- Napríklad povedzte niečo ako: „Stále hľadáme nové perspektívy a nápady, tak sa k nám pripojte na ďalšom stretnutí!“

Ako vytvoriť sociálny výbor na vašom pracovisku?

Kroky

Časť 1 zo 4: Získanie súhlasu a podpory

2. časť zo 4: plánovanie prvého stretnutia

3. časť zo 4: priebeh prvého stretnutia

Časť 4 zo 4: Udržiavanie činnosti výboru

Otázky a odpovede

Komentáre (3)

Prečítajte si tiež: