Ako napísať list na potvrdenie o zamestnaní?

Kto je vaše publikum a kto bude písať list — Akonáhle porozumiete, kto je vaše publikum a kto bude písať list, budete musieť zhromaždiť informácie potrebné na napísanie úplného listu o overení zamestnania.

Doklad o zamestnaní (tj list o overení zamestnania) je formálna korešpondencia, často písaná zamestnávateľom zamestnanca, žiadajúcej strane na účely overenia pracovnej histórie tohto zamestnanca. Potvrdenie o zamestnaní sa často vyžaduje, keď osoba požiada o pôžičku, pokúsi sa prenajať nehnuteľnosť, požiada o nové zamestnanie alebo má iný dôvod na overenie svojej zamestnaneckej histórie. Pri písaní listu o overení zamestnania by ste mali vysvetliť, kto ste, poskytnúť pravdivý súhrn povinností zamestnanca a overiť zamestnanie. To všetko by ste mali urobiť na profesionálnom hlavičkovom papieri a mali by ste poskytnúť svoje kontaktné údaje a podpis. Prečítajte si nižšie uvedené pokyny, ako vytvoriť kompletný a presný doklad o zamestnaní.

Časť 1 z 2: príprava na napísanie dokladu o zamestnaní

1
Zamyslite sa nad tým, prečo idete písať doklad o zamestnaní. Váš obsah a tón sa môžu líšiť v závislosti od toho, kto je vašim poslucháčom listu s potvrdením o zamestnaní. Ak píšete list o overení zamestnania pre finančný ústav, môžete zaujať profesionálnejší tón a možno budete musieť zahrnúť finančné informácie (napr. Platy, provízie, zvýšenia a bonusy). Naopak, ak píšete list pre zamestnanca, ktorý sa uchádza o nové zamestnanie, váš tón môže byť priateľskejší a možno vynecháte finančné informácie.
- Pochopenie účelu a rozsahu vášho listu o overení zamestnania vám pomôže vypracovať list, ktorý najviac vyhovuje potrebám príjemcu.
2
Zamyslite sa nad tým, kto by mal napísať doklad o zamestnaní. Zamestnanecké listy budú zvyčajne písať zamestnávatelia v mene zamestnancov. V tejto situácii bude zamestnanec pravdepodobne osloviť vás, zamestnávateľa a požiada vás o list na overenie zamestnania na konkrétny účel. Na druhej strane je možné, že zamestnanec môže napísať list o overení zamestnania sám. V tejto situácii vy, zamestnanec, napíšete list sami a potom požiadate svojho zamestnávateľa, aby ho podpísal alebo prispôsobil podľa svojich predstáv. Pokiaľ je to možné, zamestnávateľ by mal napísať list v mene zamestnanca, nie naopak.
- Ak ste zamestnávateľ a píšete list pre zamestnanca, budete si môcť list prispôsobiť svojim požiadavkám a budete môcť ovládať správu. Pravosť a autenticitu listu dodá aj to, že napíšete list o overení zamestnania sami ako zamestnávateľ. Hlavnou nevýhodou je však čas potrebný na napísanie týchto listov. Ako zamestnávateľ budete mať pravdepodobne nabitý program a písanie týchto listov môže byť časovo náročné. Vzhľadom na to sú listy o overení zamestnania často krátke a stručné, takže možno nebudete musieť tráviť príliš veľa času písaním, najmä ak ste si týmto procesom predtým prešli.
- Ak ste zamestnanec a píšete svoj vlastný list, budete môcť diktovať, aké informácie budú doručené príjemcovi, a nebudete musieť tráviť čas odovzdávaním svojich myšlienok svojmu zamestnávateľovi. Písanie vlastného listu môže tiež zmierniť tlak, ktorý váš zamestnávateľ pociťuje na čas potrebný na napísanie jedného z týchto listov (tj napísanie vlastného listu môže vášmu šéfovi urobiť radosť, pretože to nebude musieť urobiť za vás). Zamestnávateľ však bude musieť list vždy podpísať a možno nebude chcieť podpísať to, čo ste napísali. Ak je to tak, možno budete musieť ešte viac času venovať prepisovaniu listu, alebo môžete prinútiť zamestnávateľa, aby vám ho napísal.
3
Zhromaždite požadované informácie. Akonáhle porozumiete, kto je vaše publikum a kto bude písať list, budete musieť zhromaždiť informácie potrebné na napísanie úplného listu o overení zamestnania.
- Ak ste zamestnávateľ, budete sa musieť so zamestnancom porozprávať o tom, čo od listu chcú. To bude zahŕňať informácie o tom, komu bude list odoslaný, aký je účel listu, aké konkrétne údaje je potrebné zahrnúť a kedy je potrebné ho odoslať.
- Ak ste zamestnanec a píšete svoj vlastný list, budete mať všetky potrebné informácie na napísanie listu, aj keď sa možno budete chcieť najskôr porozprávať so svojim zamestnávateľom a opýtať sa, čo očakáva od listu o overení zamestnania. Pomôže vám to zaistiť, že list napíšete podľa špecifikácií svojho zamestnávateľa, aby ho mohol podpísať.

Že zamestnanec môže napísať list o overení zamestnania sám — Na druhej strane je možné, že zamestnanec môže napísať list o overení zamestnania sám.

Časť 2 z 2: napísanie dokladu o zamestnaní

1
Použite hlavičkový papier spoločnosti. Keď začínate písať list o overení zamestnania, vždy chcete použiť oficiálny hlavičkový papier spoločnosti. Ak ste zamestnávateľ, mali by ste to mať vždy po ruke; ak ste zamestnancom, mali by ste sa opýtať svojho zamestnávateľa, či môžete použiť jeho oficiálny hlavičkový papier. Použitie oficiálneho hlavičkového papiera bude legitimizovať list a pomôže príjemcovi dôverovať obsahu listu.
- Ak nemáte k dispozícii oficiálny hlavičkový papier, môžete začať pomocou počítača a vytvoriť hlavičku listu. Pri tom musí hlavička obsahovať názov spoločnosti zamestnávateľa, adresu, telefónne číslo a e -mailovú adresu. Mal by tiež poskytnúť informácie o tom, kto píše list (a jeho pracovné zaradenie) a dátum, kedy bol list napísaný.
2
List adresujte čo najkonkrétnejšie. Ak poznáte meno príjemcu, adresujte list priamo jemu. Ak neviete, kto bude váš list čítať, adresujte ho všeobecne organizácii s upozornením, ktoré vysvetľuje, o čom list je.
- Ak napríklad poznáte adresu a meno osoby, ktorej chcete odoslať list, napíšte to priamo pod hlavičku. Nasledujte príslušný pozdrav, ako napríklad „Vážený [pán John Doe]“.
- Ak neviete, komu máte list adresovať, pošlite ho na všeobecne vhodné oddelenie s linkou pozornosti, ktorá vysvetľuje, o čom list je. Ak napríklad posielate list finančnému ústavu na účely získania pôžičky zamestnancovi, môžete ho poslať na miestnu pobočku finančného ústavu s informačnou linkou, ktorá uvádza: „Overenie zamestnania pre [zamestnanca] pre účel obstarávania pôžičiek.“ Nasledujte primeraný pozdrav, ako napríklad „Komu sa to môže týkať“.
3
Vysvetlite, kto ste. V prvom odseku svojho listu o overení zamestnania chcete vysvetliť, kto ste a aký je účel tohto listu. Uvediete, aký je váš titul v spoločnosti, ako dlho ste tam pracovali a ako dlho poznáte zamestnanca, pre ktorého list píšete. Aj keď ste zamestnanec, ktorý píše list sám, budete list stále písať tak, ako keby prichádzal od vášho zamestnávateľa, pretože on bude tým, kto ho podpíše.
- Môžete napríklad napísať: „Volám sa Bob Jones a som senior viceprezident pre predaj a marketing v spoločnosti ABC Corporation. V spoločnosti ABC Corporation pracujem 12 rokov a poznám zamestnanca sedem rokov. V súčasnosti som zamestnancom priamym nadriadeným a boli za posledné tri roky. “
4
Poskytnite overenie zamestnania. V nasledujúcom odseku bude zhrnuté zamestnanie zamestnanca vo vašej spoločnosti. Bude obsahovať dátumy pracovného pomeru zamestnanca, jeho titul v spoločnosti, či je zamestnanie dočasné alebo trvalé a či tam zamestnanec stále pracuje. Tento odsek bude v prípade potreby zahŕňať finančné informácie zamestnanca.
- Prijateľný odsek môže napríklad znieť: „Tento list má potvrdiť zamestnanie zamestnanca. Zamestnanec pracoval sedem rokov v spoločnosti ABC Corporation, počnúc 7. septembrom 2003. Zamestnanec má titul zástupcu obchodného riaditeľa, ktorý je trvalým pracovníkom. pozícia tu v spoločnosti ABC Corporation. Zamestnanec od 7. januára 2011 stále pracuje ako spolupracovník obchodného riaditeľa v spoločnosti ABC Corporation. “
- Ďalší príklad môže vyzerať takto: „Tento list má potvrdiť, že zamestnanec pracoval sedem rokov v spoločnosti ABC Corporation. Zamestnanec pracoval v spoločnosti ABC Corporation od 7. septembra 2003 do 7. januára 2011. Zamestnanec zastával titul spolupracovníka obchodného riaditeľa počas svojho pôsobenia v spoločnosti ABC Corporation. Zamestnanec pracoval na plný úväzok všetkých sedem rokov, keď bol zamestnaný v spoločnosti ABC Corporation, a bol im vyplácaný ročný plat 48500€ “
5
Zhrňte povinnosti zamestnanca. Tento odsek popíše povinnosti zamestnanca vo vašej organizácii. Tieto informácie budú najužitočnejšie pri písaní listu o overení zamestnania zamestnancovi, ktorý sa uchádza o inú prácu. Aj keď list o overení zamestnania nie je odporúčacím listom, nikdy nezaškodí zahrnúť pozitívnu spätnú väzbu, ktorú máte o zamestnancovi. Pomôže to vašej povesti zamestnávateľa a pomôže vášmu zamestnancovi pri hľadaní nového zamestnania, majetku alebo pôžičky.
- Jeden z možných spôsobov, ako napísať tento odsek, je: „Medzi povinnosti zamestnanca v spoločnosti ABC Corporation patrí nasledovné: Zamestnanec bol zodpovedný za predaj radiátorov v kalifornskom regióne San Francisco. Zamestnanec zastával manažérsku pozíciu a bol zodpovedný za motiváciu sedemčlenného predajného tímu. a deväť ľudí. Zamestnanec bol povinný zaistiť spokojnosť zákazníkov, riešiť sťažnosti zákazníkov a bol povinný štvrťročne podávať správy o pokroku v predaji riaditeľstvu spoločnosti. “
6
Vyhnite sa zdieľaniu citlivých alebo nezákonných informácií o zamestnancovi. Väčšina štátov má niektoré zákony upravujúce, čo môžete a nemôžete povedať v referenciách o zamestnaní a iných vyhláseniach potenciálnym zamestnávateľom. Niektoré štáty vám umožňujú poskytnúť informácie o zamestnancovi iba so súhlasom tohto zamestnanca. Iné štáty umožňujú zamestnávateľovi odhaliť o zamestnancovi takmer čokoľvek, pokiaľ boli úprimní a robili vyhlásenia v dobrej viere. Pred odhalením citlivých informácií si prečítajte zákony svojho štátu. Môžete začať tým, že sa pozriete sem.
- Aljaška napríklad umožňuje zamestnávateľovi odhaliť informácie o pracovnom výkone a zamestnávateľ bude imunný voči zodpovednosti za tieto vyhlásenia, pokiaľ zamestnávateľ vedome alebo úmyselne neodhalí nepravdivé alebo zavádzajúce informácie alebo informácie, ktoré porušujú občianske práva zamestnancov.
- Ďalším príkladom je Connecticut, kde je zamestnávateľovi dovolené odhaliť akékoľvek pravdivé tvrdenia o skutočnostiach.
7
Poskytnite príjemcovi svoje kontaktné informácie. Finálny plný bod svojho zamestnania overenie listu by mala obsahovať vaše kontaktné údaje (zamestnávateľa). Tieto informácie je potrebné uviesť v prípade, že má príjemca vášho listu akékoľvek doplňujúce otázky alebo obavy. Uistite sa, že uvádzate, že je v poriadku, že vás príjemca môže kontaktovať.
- Váš kontaktný odsek môže napríklad znieť: „Ak máte akékoľvek otázky alebo potrebujete ďalšie informácie, neváhajte ma kontaktovať na čísle (555) 555-5555 alebo na adrese js@ABCCorp.com.“
8
List podpíšte a odošlite. Hneď ako dopíšete svoj list, pripojíte uzávierku, podpíšete ho a dáte ho svojmu zamestnancovi alebo ho pošlete príjemcovi sami.
- Zatvorte list „S pozdravom“ alebo „Najlepšie“.
- List vždy podpíšte pomocou oficiálneho podpisu a pracovného zaradenia.
- Zahrňte všetky oficiálne pečiatky alebo overenia, ktoré vaša spoločnosť zvyčajne používa pre tieto typy listov.

Že napíšete list o overení zamestnania sami ako zamestnávateľ — Pravosť a autenticitu listu dodá aj to, že napíšete list o overení zamestnania sami ako zamestnávateľ.

Tipy

Niektoré žiadosti o víza môžu vyžadovať, aby ste napísali o pozícii, ktorú bude zamestnanec zastávať, ak je vízum alebo zelená karta udelené. Možno budete musieť podrobnejšie preskúmať dôležitosť zamestnania žiadateľa o vízum.
Niektorí zamestnávatelia požiadajú zamestnanca, aby vypracoval list, ktorý potom zamestnávateľ podpíše. Ak o to požiadate, list si pred podpisom poriadne prečítajte.
Niektoré firmy majú konkrétnej osoby určené na vykonanie overenie zamestnania, a iní majú špeciálne šablóny by ste mali použiť pre váš list. Ak si nie ste istí, obráťte sa na oddelenie ľudských zdrojov.

Tieto informácie budú najužitočnejšie pri písaní listu o overení zamestnania zamestnancovi, ktorý sa uchádza o inú prácu.

Varovania

Finančné informácie uveďte iba vtedy, ak o to váš zamestnanec požiada. Ak ste zamestnancom a píšete vlastný list, môžete uviesť toľko informácií, koľko považujete za potrebné.
Neuvádzajte žiadne osobné informácie o svojom zamestnancovi, pokiaľ vás na to neschváli.
Ak zamestnanec žiadajúci list o overení zamestnania už s vami nepracuje, neuvádzajte dôvod jeho odchodu, aj keby bol priateľský.

Prečítajte si tiež: Ako si zmeniť heslo na LinkedIn?

Ako napísať list na potvrdenie o zamestnaní?

Kroky

Časť 1 z 2: príprava na napísanie dokladu o zamestnaní

Časť 2 z 2: napísanie dokladu o zamestnaní

Tipy

Varovania

Otázky a odpovede

Komentáre (6)

Prečítajte si tiež: