Ako začať formálny e -mail?
Ak chcete začať formálny e -mail, napíšte „Vážení“, krstné meno príjemcu a čiarku v prvom riadku. Ak neviete meno, použite „pozdravy“ namiesto „miláčik“. Napíšte „pán“, „pani“, „doktor“ alebo „profesor“ a namiesto krstného mena používajte priezvisko osoby ako mimoriadne formálne. Potom stlačením klávesu Enter prejdete na nasledujúci riadok a predstavíte sa v úvodnej vete. Ak už toho človeka poznáte, môžete začať vetou typu: „Dúfam, že sa máš dobre.“ Tipy na vytvorenie zvyšku formálneho e -mailu čítajte ďalej!
Aj keď píšete „formálny“ e -mail, jeho formálnosť závisí od osoby, ktorá ho dostala.
E-mail nie je zo svojej podstaty taký formálny ako písanie listov. Stále však budete mať časy, keď budete pri písaní e -mailu musieť byť formálnejší. Zamyslite sa nad tým, kto je príjemca, a potom vyberte pozdrav vhodný pre danú situáciu. Akonáhle to pochopíte, môžete prejsť k formátovaniu pozdravu a napísaniu úvodných viet.
Časť 1 z 3: zváženie príjemcu
- 1Rozhodnite sa, aký formálny musíte byť. Aj keď píšete „formálny“ e -mail, jeho formálnosť závisí od osoby, ktorá ho dostala. Napríklad pri písaní profesora by ste nepoužívali rovnakú formálnosť, akú by ste použili pri uchádzaní sa o prácu.
- Keď sa s niekým stretnete prvýkrát, je lepšie byť formálnejší, ako musíte, len aby ste mali istotu.
- 2Nájdite meno osoby. Vykonajte malý prieskum, aby ste vykopali meno osoby, ak ju ešte nepoznáte. Keď poznáte meno osoby, pozdrav sa zdá byť príjemnejší, aj keď pre svoj e -mail používate formálne techniky.
- 3Nasledujte vedenie osoby. Ak vám už daný človek poslal e -mail, je dobré skopírovať si jeho štýl pozdravu. Ak napríklad používa „Ahoj“ a vaše krstné meno, je prijateľné, aby ste pri adresovaní e -mailu odpovedali rovnakým spôsobom: „Ahoj“ a krstné meno osoby.
Ak chcete začať formálny e -mail, napíšte „Vážení“, krstné meno príjemcu a čiarku v prvom riadku.
Časť 2 z 3: výber pozdravu
- 1Vráťte sa k slovu „miláčik “. „Vážený“ (za ktorým nasleduje meno osoby) je z nejakého dôvodu stará pohotovosť. Je to formálne bez toho, aby ste boli upchatí, a pretože sa to používa tak často, často sa stáva neviditeľným v pozdravu, čo je dobré. Nechcete, aby váš pozdrav trčal, pretože je nevhodný.
- 2Skúste „pozdravy“, ak nepoznáte meno danej osoby. Pozdravy sú relatívne formálne pozdravy, ktoré môžete použiť v obchodných e -mailoch, najmä ak nepoznáte meno danej osoby. Vždy je však lepšie zistiť meno osoby, ak je to možné.
- „Komu to môže vadiť“ môžete použiť aj vtedy, ak je e -mail obzvlášť formálny a nepoznáte meno osoby. Tento pozdrav však môže niektorých ľudí odradiť.
- 3V trochu menej formálnych e -mailoch zvážte „ahoj“ alebo „ahoj“. E -maily majú tendenciu byť menej formálne ako písmená všeobecne, takže sa v niečom formálnom e -maile môžete zbaviť niečoho ako „Ahoj“. Ak napríklad posielate e -mail svojmu profesorovi, najmä profesorovi, s ktorým sa v skutočnosti stretávate, „Ahoj“ alebo „Dobrý deň“ by malo fungovať v poriadku.
- 4Vynechajte „hej.“ Hoci „ahoj“ môže byť v poloformálnom e-maile prijateľné, „hej“ pravdepodobne nie. Je to veľmi neformálny pozdrav, dokonca aj rečový, takže by ste sa mu mali vyhýbať v každom type formálneho e -mailu. Aj keď napríklad svojho šéfa poznáte pomerne dobre, pravdepodobne je najlepšie preskočiť „Hej“ pri odosielaní e -mailov s nimi.
Vo formálnych písmenách môžete použiť dvojbodku, ale tá je na e -mail, aj keď formálny, zvyčajne príliš formálna. - 5V prípade potreby použite namiesto mena názov. Niekedy, keď píšete osobe, poznáte iba jej názov v rámci spoločnosti alebo organizácie. V takom prípade môžete namiesto mena osoby uviesť iba meno osoby, napríklad „Vážený vedúci prenájmu “, „Vážený náborový výbor“ alebo „Vážený pán profesor“.
- 6Pridajte čestné uznanie osoby, aby bola formálnejšia. Pokiaľ je to možné, pridajte pred meno osoby „pán“, „pani“, „doktor“ alebo „profesor“, aby to bolo formálnejšie. Tiež používajte priezvisko alebo úplné meno osoby, aby bolo formálnejšie než iba krstné meno osoby.
Časť 3 z 3: formátovanie a spustenie e -mailu
- 1Umiestnite pozdrav na prvý riadok. Horný riadok by mal byť pozdrav, ktorý ste si vybrali, a za ním meno osoby. Ak je to možné, používajte pre osobu názov, napríklad pán, pani alebo Dr., za ktorým nasleduje jeho meno a priezvisko.
- 2Použite čiarku. Spravidla po pozdravu použijete čiarku. Vo formálnych písmenách môžete použiť dvojbodku, ale tá je na e -mail, dokonca aj na formálny, zvyčajne príliš formálna. Vo väčšine prípadov postačí čiarka, ale ak píšete motivačný list v e -maile, môžete použiť dvojbodku.
„Komu to môže vadiť“ môžete použiť aj vtedy, ak je e -mail obzvlášť formálny a nepoznáte meno osoby. - 3Presuňte sa na nasledujúci riadok. Pozdrav prechádza v hornej časti na vlastný riadok, takže akonáhle ho napíšete, stlačením klávesu Enter sa presuniete na nasledujúci riadok. Ak používate viac riadkov namiesto zárezy na robiť body, budete musieť nechať prázdny riadok medzi pozdrav a prvom odseku.
- 4V prípade potreby sa predstavte v úvodnej vete. Ak niekoho píšete prvýkrát, mali by ste sa zoznámiť, aj keď danú osobu poznáte v skutočnom živote. Dať tejto osobe stopu, kto ste, ju povzbudzuje, aby pokračovala v čítaní.
- Môžete napríklad napísať: „Volám sa Jessica Hills a som marketingovým riaditeľom spoločnosti XYZ.“ Môžete tiež uviesť, ako osobu poznáte: „Volám sa Robert Smith a som vo vašej triede marketingu (Marketing 101, ktorý sa stretáva v utorok a vo štvrtok na poludnie).“
- Ak už danú osobu poznáte a písali ste jej predtým, môžete použiť prvú vetu ako pozdrav. Môžete napríklad povedať: „Ďakujem, že si sa ku mne tak rýchlo vrátil“ alebo „Dúfam, že sa máš dobre“.
- 5Prejdite k veci. Väčšina formálnych e -mailov musí rýchlo prísť na vec. To znamená, že vo vašej prvej alebo druhej vete by mal byť uvedený dôvod, prečo píšete príjemcovi. Pri popise svojho účelu buďte čo najstručnejší.
- Môžete napríklad napísať: „Píšem, aby som vás požiadal o pomoc s marketingovým problémom“ alebo „Píšem vám, pretože mám problémy s hodinou, a dúfal som, že budete mať návrhy na ďalšie materiál, ktorý by som mohol prečítať, aby pomohol.“
Prečítajte si tiež: Ako napísať e -mail svojmu priateľovi, ktorý sa práve presťahoval?
Súvisiace články
