Ako ukončiť formálny e -mail?
Ak chcete ukončiť formálny e -mail, poďakujte osobe za jej čas, ak vám pomáha, alebo zahrňte výzvu na akciu, ak očakávate odpoveď od príjemcu. Ak od vás príjemca niečo potrebuje, určite to oslovte v poslednom riadku e -mailu. Pri pracovných e -mailoch sa odhláste pomocou „S pozdravom“, „S pozdravom“ alebo „S úctou“. Potom za odhlásením vložte čiarku, začnite nový riadok a dokončite svoje meno a priezvisko. Tipy na odhlásenie, keď váš e -mail nesúvisí s obchodom, čítajte ďalej!
Ak píšete formálny e -mail, môže sa stať, že budete zápasiť s najlepším spôsobom, ako ukončiť svoju správu.
Ak píšete formálny e -mail, môže sa stať, že budete zápasiť s najlepším spôsobom, ako ukončiť svoju správu. Našťastie váš koniec nemusí byť nič prepracovaný. Telo svojej správy ukončite stručným, formálne napísaným riadkom, ktorý sumarizuje účel vášho e -mailu. Keď je to hotové, zabaľte e -mail s vhodnou uzávierkou podľa toho, ako dobre poznáte príjemcu. Nezabudnite sa odhlásiť svojim menom a kontaktnými údajmi.
Časť 1 z 2: zloženie záverečnej vety
- 1Ukončite poďakovaním, ak vám príjemca pomáha. Pri zatváraní formálneho e -mailu zvážte hlavný účel správy. V mnohých prípadoch je jednoduchým vyjadrením vďačnosti vhodný spôsob, ako ukončiť e -mail.
- Ak vám napríklad príjemca pomohol alebo s niečím pomáha, skúste: „Ďakujem za pomoc v tejto záležitosti.“
- Môžete tiež poďakovať svojmu príjemcovi za to, že vám venoval svoj čas a pozornosť. Napríklad „Oceňujem vašu ohľaduplnosť“ alebo „Ďakujem, že ste si našli čas na preskúmanie tohto problému“.
- 2Ak očakávate odpoveď, zatvorte výzvu na akciu. V niektorých prípadoch možno budete musieť príjemcu vyzvať, aby urobil ďalšie opatrenia, alebo vám nejakým spôsobom odpovedal. V poslednom riadku svojho e -mailu môžete uviesť alebo zopakovať, čo od neho potrebujete.
- Ak napríklad očakávate, že sa vám príjemca vráti, povedzte niečo ako: „Teším sa, že to s vami budeme ďalej diskutovať.“
- Môžete tiež požiadať o iný typ akcie. Napríklad: „Dokončite správu a pošlite mi ju čo najskôr.“
- 3Dajte príjemcovi vedieť, či plánujete vykonať akciu. Ak príjemca e -mailu od vás niečo potrebuje, posledný riadok e -mailu je dobrým miestom na riešenie tohto problému. Uistite ich, že vykonávate požadovanú akciu alebo že to plánujete urobiť.
- Napríklad: „Vyplnené formuláre vám pošlem do budúceho piatku.“
- Záverečný riadok môžete využiť aj ako príležitosť na poskytnutie ďalšej pomoci alebo informácií. Napríklad: „V prípade akýchkoľvek otázok alebo obáv ma prosím kontaktujte.“
Pri zatváraní formálneho e -mailu zvážte hlavný účel správy. - 4Používajte formálny jazyk. Pri zatváraní e -mailu sa držte primerane formálneho tónu. Používajte správnu gramatiku a formálnu slovnú zásobu a vyhnite sa slangu alebo konverzačnému jazyku.
- Ak napríklad nastavujete schôdzu, môžete ju uzavrieť niečím ako: „Teším sa na stretnutie s vami 14.“ Vyhnite sa príťažlivým koncovým riadkom, ako napríklad „Ok, uvidíme sa o niekoľko dní!:)“
Tip: Vo formálnom e -maile sa vyhnite používaniu kontrakcií (ako napríklad Nemám, nemôžem, nemôžem alebo nie), pretože môžu tiež spôsobiť, že vaše písanie bude chatrné a neformálne.
- 5Starostlivo skontrolujte preklepy a gramatické chyby. Pred odoslaním e -mailu skontrolujte, či sa v ňom nenachádzajú problémy, ako sú napríklad pravopisné chyby, preklepy, gramatické chyby a nesprávna interpunkcia. Ak je to možné, nechajte niekoho iného pozrieť sa na vašu správu, aby zistil, či dokáže objaviť niečo, čo vám mohlo uniknúť.
- Aj keď mnoho e-mailových programov má vstavanú kontrolu pravopisu, uvedomte si, že tieto nedokážu zachytiť všetky pravopisné chyby. Napríklad vaša pravopisu nemusí správne obyčajné zmätky medzi slová, ktoré znejú rovnako, ale sú vyjadrené rôzne a majú rôzne významy (ako "kompliment" a "doplnenie").
Časť 2 z 2: Odhláste sa pomocou svojho e -mailu
- 1Medzi záverečnú vetu a výpadok vložte 1–2 riadky. Po dokončení tela e -mailu jednou alebo dvakrát stlačte kláves „Enter“, aby sa vytvoril priestor medzi konečným riadkom a vašim odhlásením. Vo väčšine e-mailov by malo byť odhlásenie ponechané ako odôvodnené (alebo oproti ľavému okraju stránky).
- Napríklad:
Teším sa na ďalšiu diskusiu o tejto záležitosti s vami.
S pozdravom,
Herman Jones
- Napríklad:
- 2Ak meno príjemcu nepoznáte, skončite „verne svojim“ alebo „skutočne svojim“. Ak píšete veľmi formálny e -mail a nepoznáte meno príjemcu, môžete použiť jedno z týchto odhlásení. Toto sú dobré možnosti, ak ste začali s e -mailom niečím ako „Vážený pane“, „Vážená pani“ alebo „Komu sa to môže týkať“.
- Aj keď si môžete vybrať jednu z týchto možností, majte na pamäti, že výraz „Yours věrne“ je bežnejší v britskej angličtine, zatiaľ čo „Yours really“ je bežnejší u osôb hovoriacich európskou angličtinou.
- Uistite sa, že veľké písmená boli uvedené iba v prvom slove („Vaše“).
„S pozdravom“ a jeho varianty sú silnými možnosťami pri zatváraní formálneho e -mailu známemu alebo pomenovanému príjemcovi. - 3Zatvorte slovo „s pozdravom“ alebo „s pozdravom“, ak poznáte ich meno. „S pozdravom“ a jeho varianty sú silnými možnosťami, keď zatvárate formálny e -mail známemu alebo pomenovanému príjemcovi. Ak ste začali svoj e-mail s textom „Vážená pani Smithová“ alebo s niečím podobným, použite jedno z týchto odhlásení.
- „Yours úprimne“ je najtypickejším formátom v britskej angličtine, zatiaľ čo osoby hovoriace európskou angličtinou môžu používať výraz „S pozdravom váš“ alebo „S pozdravom“.
- Bez ohľadu na to, či používate „s pozdravom“ alebo „s pozdravom“, stačí napísať veľké písmeno prvého písmena prvého slova.
- 4Odhláste sa pomocou „s pozdravom“ alebo „s pozdravom“ a získajte všeobecnejšie závery. „S pozdravom“ a „S pozdravom“ sú o niečo menej formálne ako koncovky ako „s pozdravom“ alebo „skutočne s pozdravom“. Fungujú dobre pre väčšinu formálnych e -mailov, ale môžu byť najvhodnejšie pre správy ľuďom, ktorých mierne poznáte alebo s ktorými ste si predtým dopisovali.
Tip: Zatiaľ čo niektorí autori považujú „S pozdravom“ za formálnejšie než „S pozdravom“, iní ich používajú zameniteľne. Na základe svojho úsudku sa rozhodnite, ktorý z nich sa vám zdá najvhodnejší.
- 5Použite „úctivo“ na vyslovenie ultraformálnej poznámky. „S úctou“ alebo „S úctou k vám“ môže vo väčšine e -mailov pôsobiť trochu formálne. Existujú však situácie, kedy sú tieto prípady vhodné. Jeden z týchto záverov môžete napríklad použiť, ak si píšete s vládnym úradníkom alebo s členom duchovenstva.
- Tento typ zatvárača naznačuje, že sa nachádzate v podriadenej pozícii voči príjemcovi e -mailu. Je zbytočné používať „úctivo“ na typické obchodné e -maily alebo správy učiteľom, kolegom alebo vášmu šéfovi (pokiaľ nie sú napríklad prezidentom alebo predsedom vlády).
Napríklad: Ak máte v e -mailovom programe nastavený automatický podpis, uistite sa, že neobsahuje nič, čo by pre formálny e -mail mohlo byť nevhodné (napríklad vtipné citáty alebo honosná grafika). - 6Dokončite svoje celé meno. Za odhlásením zadajte čiarku, začnite nový riadok a skončite menom a priezviskom. V prípade potreby môžete tiež uviesť svoje pracovné zaradenie.
- Odhlásiť sa môžete napríklad pomocou: S
pozdravom, supervízna redaktorka
Linda Jones
- Odhlásiť sa môžete napríklad pomocou: S
- 7Po podpise uveďte svoje kontaktné údaje. Za svoje úplné meno zadajte všetky kontaktné informácie, ktoré by ste chceli, aby mal váš príjemca. Môže to byť vaša e -mailová adresa, telefónne číslo, poštová adresa alebo akákoľvek kombinácia vyššie uvedených. Napríklad:
- S pozdravom,
Reginald Pepper
25 Cherry Tree Lane, suita 101
(555) 555-5555 - Ak máte v e -mailovom programe nastavený automatický podpis, uistite sa, že neobsahuje nič, čo by pre formálny e -mail mohlo byť nevhodné (napríklad vtipné citáty alebo honosnú grafiku). Držte sa základov, ako je meno, pracovná pozícia a kontaktné informácie.
- S pozdravom,
Prečítajte si tiež: Ako používať Snapchat na podnikanie?
Súvisiace články
