Ako napísať formálny e -mail?
Pred napísaním oficiálneho e-mailu sa uistite, že používate profesionálne znejúcu e-mailovú adresu, ktorá obsahuje vaše meno. Pri písaní predmetu e -mailu uveďte, o čom píšete, ale vyhýbajte sa používaniu celých viet alebo príliš dlhých popisov. Vhodné je niečo ako „Plán stretnutia na 12. marca“. Používajte profesionálne písmo, ako napríklad Times New Roman, v 12 -bodovom type, aby bol váš e -mail ľahko čitateľný. Keď skončíte s písaním svojho e -mailu, nezabudnite ho pred odoslaním skontrolovať, aby ste sa vyhli chybám. Ak sa chcete dozvedieť, ako uprednostniť informácie vo svojom e -maile a podrobnosti, ktoré by ste mali vynechať, čítajte ďalej!
Pred napísaním oficiálneho e-mailu sa uistite, že používate profesionálne znejúcu e-mailovú adresu, ktorá obsahuje vaše meno.
Písanie oficiálneho e -mailu sa môže javiť ako skľučujúca úloha, pretože e -mail sa často používa na osobné a neformálne účely. Ak potrebujete napísať e -mail učiteľovi, šéfovi, obchodnému kontaktu, vládnej agentúre alebo iným príjemcom, ktorí vyžadujú formalitu, postupujte podľa niekoľkých jednoduchých pokynov. Udržujte svoje posolstvo jasné a vecné a dodržujte očakávania týkajúce sa štýlu, tónu a formátovania. Pred odoslaním e -mailu nakoniec skontrolujte a skontrolujte jeho obsah.
Metóda 1 z 3: formátovanie e -mailu
- 1Použite profesionálnu e -mailovú adresu. V ideálnom prípade by vaša e -mailová adresa mala byť variáciou vášho skutočného mena, nie používateľským menom alebo prezývkou. Na zaistenie e-mailovej adresy, ktorá je iba vašim menom, bez bodiek, číslic alebo písmen, ak je to možné, použite bodky, spojovníky alebo podčiarkovníky.
- Napríklad coolguy007@theemail.com bude pôsobiť neprofesionálne. Meredith.Athena.Calhoun@theemail.com je však vhodný.
- 2Držte sa profesionálneho písma. Väčšina e -mailových služieb vám teraz umožňuje písať pomocou rôznych písem a štýlov textu. V prípade formálneho e -mailu však ponechajte veci konzervatívne, napríklad písma Times New Roman a Arial. Vyhnite sa ozdobným písmam ako Comic Sans alebo stará angličtina. Navyše:
- Napíšte svoj e -mail čitateľným písmom, napríklad 12 -bodovým.
- Vyhýbajte sa špeciálnym štýlom, ako je kurzíva, zvýrazňovanie alebo viacfarebné písma, pokiaľ to nezaručuje obsah a účel e -mailu.
- Nepoužívajte všetky vrchnáky. Zdá sa, že na príjemcu kričíte.
- 3Používajte krátky a presný predmet. Do predmetu použite kľúčové slová, ktoré v niekoľkých slovách naznačujú presne to, o čom píšete. Pomáha to zaistiť, aby čitatelia neprehliadli váš e -mail, pretože chýba predmet, je príliš vágny alebo naznačuje, že e -mail nie je dôležitý.
- Predmety ako „Rýchla otázka“, „Kontaktovať vás“ alebo „E -mail o dôležitej záležitosti“ sú príliš vágne alebo zrejmé, aby boli užitočné.
- „Plán, zoznam hostí, žiadosti o obed a prehľad stretnutí na 12. marca“, na druhej strane, je v drvivej väčšine dlhý a zahŕňa niekoľko tém.
- „Stretnutie s RE: poškodený eskalátor 12. marca,“ je však krátke a vecné. Upozorňuje vášho príjemcu na jednu primárnu tému a konkrétny dátum.
Ako napíšete formálnu žiadosť e -mailom?
Metóda 2 z 3: napísanie správy
- 1Použite riadny pozdrav. Vždy otvorte formálny e -mail s pozdravom. Uprednostňuje sa oslovenie príjemcu menom (ak je známe). Zahrňte meno osoby (pán, pani, pani, Dr., atď.) S jeho priezviskom, za ním čiarku alebo dvojbodku. Ak chcete, môžete pozdravu predchádzať „Drahí...“.
- Ak nepoznáte meno osoby, s ktorou si píšete, použite pozdrav ako „Vážený pán/Vážená pani“, „Vážený pán alebo pani“ alebo „Koho sa to môže týkať“.
- Nepoužívajte „ahoj“, „hej“, „ahoj“ ani iné neformálne pozdravy.
- 2Predstavte sa v prvom odseku (ak je to potrebné). Ak si píšete s niekým, s kým nemáte žiadny existujúci vzťah, napríklad s novým zákazníkom, náborovým manažérom alebo vládnym úradníkom, povedzte mu, kto ste a prečo píšete. Urobte to v prvej alebo dvoch vetách svojho e -mailu.
- Napríklad pri písaní potenciálnemu zamestnávateľovi môžete povedať: „Moje meno je Earl Rivers. Kontaktujem vás a požiadajte o pozíciu administratívneho asistenta uvedenú na CareerXYZ.com.“
- 3Uprednostnite najdôležitejšie informácie. Keď sa predstavíte a uvediete všeobecný dôvod, prečo píšete, môžete sa obrátiť na telo svojho e -mailu. Najdôležitejší obsah umiestnite úplne navrch. Rešpektuje to čas príjemcu a objasňuje sa účel vášho e -mailu.
- Pri písaní napríklad vládnemu činiteľovi môžete začať slovami: „Volám sa Arlene Rivers. Vašu e -mailovú adresu som získal z webovej stránky Westchester County Clerk. Píšem, aby som spochybnil citáciu z dopravy, ktorú som dostal 31. decembra 2009.. "
- 4Prejdite k veci. Pokiaľ ide o formálny e -mail, je v poriadku byť priamy, pokiaľ ste zdvorilí. Bitie okolo kríka len stratí vášho čitateľa a sťaží vám prísť na to, čo od neho chcete alebo potrebujete.
- Keď napríklad píšete profesorovi, nemrhajte priestor zbytočnými vypchávkami, ako napríklad: „Toto je Darlene Frankreichová. Poznáte ma? CHEM 221 je práve teraz moja obľúbená trieda. Páči sa mi, ako sú prednášky tak organizované. Ja môže vždy nasledovať a vedieť, čo bude na testoch. Keď už hovoríme o testoch, premýšľal som o ďalšej skúške.“
- Namiesto toho by bolo oveľa jasnejšie napísať niečo ako: „Toto je Darlene Frankreichová. Som študentom vašej triedy CHEM 221 a píšem o potenciálnom konflikte s časom skúšky.“
Do e -mailu zvyčajne nemusíte uvádzať svoju poštovú adresu alebo e -mailovú adresu. - 5Nechajte to stručné. E -mail nemá žiadnu dĺžku. Je však vhodné ponechať e -mail približne na jednej obrazovke (veľkosti prenosného počítača alebo počítača).
- Ak je váš e -mail relatívne dlhý, rozložte ho na krátke odseky. Namiesto odsadenia vložte medzi každý odsek riadok.
- 6Používajte formálny jazyk. Keďže formálne e -maily sú písané z profesionálneho hľadiska, budete chcieť pôsobiť dobrým dojmom. Používajte úplné vety a zdvorilé frázy. Vyhnite sa veciam ako:
- Slang
- Zbytočné kontrakcie
- Emotikony a emodži
- Vulgárne výrazy
- Vtipy
- 7Použite správnu formu zatvárania. Rovnako ako pri pozdravoch, existuje množstvo záverov, ktoré sú prijateľné vo formálnych e -mailoch. Nezabudnite vyplniť svoje úplné meno a pracovnú pozíciu alebo iný podpis (ak ho máte). Medzi príklady potenciálnych uzávierok patria:
- "S úctou,"
- "Srdečne,"
- "S úctou"
- „Najlepšie“
- "Tvoj študent,"
Metóda 3 z 3: Príprava na odoslanie
- 1Zahrňte všetky potrebné prílohy. Ak potrebujete zahrnúť akékoľvek prílohy, nezabudnite ich spomenúť v tele e -mailu, aby príjemca vedel, že sú zahrnuté. Buďte zdvorilí tým, že sa pokúsite obmedziť počet príloh a veľkosť ich súborov a použijete bežné alebo široko kompatibilné typy súborov.
- Uveďte napríklad poznámku „Prikladám kópiu svojho životopisu a portfólia vo formáte PDF “.
Písanie oficiálneho e -mailu sa môže javiť ako skľučujúca úloha, pretože e -mail sa často používa na osobné a neformálne účely. - 2Korektujte svoju správu z hľadiska obsahu, pravopisu a gramatiky. Nespoliehajte sa len na kontrolu pravopisu alebo gramatiky svojej e -mailovej služby. Čítať svoj e -mail nahlas alebo niekoho požiadať o korektúru je skvelý spôsob, ako zachytiť preklepy, chyby alebo nejasné frázy.
- 3Uistite sa, že e -mail neobsahuje žiadne citlivé informácie. Vždy majte na pamäti, že e -mail nie je bezpečný komunikačný systém. Nezabudnite, že e -mailové servery môžu byť napadnuté alebo že váš príjemca môže úmyselne alebo neúmyselne zdieľať informácie, ktoré ste nechceli zverejniť.
- Do e -mailu nepoužívajte heslá, čísla účtov a dôverné informácie.
Prečítajte si tiež: Ako napísať e -mail s pocitom naliehavosti?
Otázky a odpovede
- Ako by ste mali začať s formálnym e -mailom?Formálny e -mail zvyčajne začína pozdravom (napríklad „Vážený prof. Eggbert“), po ktorom nasleduje stručný a jasný úvod do hlavnej témy e -mailu. Napríklad: „Píšem, aby som sa opýtal, či budete na jar ponúkať kurz Úvod do herpetológie.“ Vo formálnom e -maile spravidla nemusíte uvádzať nadpis, pretože tento typ informácií môžete zahrnúť do svojho podpisu.
- Ako napíšete formálnu žiadosť e -mailom?Ak chcete napísať žiadosť, začnite formálnym pozdravom (napríklad „Vážená pani Traversová“). Začnite e-mail 1-2 vetami, ktoré zhrnú tému vašej žiadosti. Napríklad: „Píšem, aby som sa spýtal na smotanovú smotanu, ktorú ste nedávno získali do zbierky svojho manžela.“ Vykonajte tieto kroky so svojimi žiadosťami a uistite sa, že svoju žiadosť zdvorilo vyslovíte. Napríklad: „Bol by som vďačný, keby ste mi mohli poslať nejaké informácie o pôvode a dátume výroby tejto položky.“ Na záver vyjadrite uznanie za čas a pozornosť príjemcu a odhláste sa formálnym ukončením, ako napríklad „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“.
- Aký je najlepší formát formálneho e -mailu?Formát formálneho e -mailu je zvyčajne jednoduchší ako formát klasického listu. Zahrňte stručný a jasný predmet, aby príjemca mohol okamžite povedať, o čom je e -mail. V samotnom e -maile začnite pozdravom, za ktorým nasleduje telo e -mailu, váš podpis a vaše meno. Ak chcete, môžete zahrnúť elektronický podpis, ktorý môže obsahovať informácie, ako napríklad vaše pracovné miesto a kontaktné informácie. Odseky môžete buď oddeliť v tele e -mailu, alebo ich oddeliť zalomením riadkov.
- Musím medzi prázdninami a svojim menom nechať prázdny riadok?Môžete pridať prázdny riadok alebo nie, podľa toho, čo si myslíte, že vyzerá najlepšie.
- Mám napísať svoje meno a adresu ako začiatok e -mailu?Do e -mailu zvyčajne nemusíte uvádzať svoju poštovú adresu alebo e -mailovú adresu. Na koniec e -mailu môžete uviesť svoje firemné telefónne číslo alebo adresu URL firemného webu.
- Ako prinútite toho otravného človeka, aby vám prestal posielať e -maily so svojimi otravnými otázkami alebo komentármi?Odpíšte, že oceňujete ich komentár alebo otázku, máte jasný názor na ich postoj, ale že nemáte žiadnu ďalšiu právomoc vykonávať zmeny v situácii. Potom by ste mohli navrhnúť, aby ste prešli na nový predmet, alebo to jednoducho nechať.
- Ako mám ukončiť formálny e -mail?Formálny e -mail je možné ukončiť správnou formou čerpania dovolenky. Napríklad: S pozdravom, srdečne, atď., V závislosti od vzťahu medzi príjemcom a odosielateľom.
- Je povolené pridávať informácie na koniec e -mailu pomocou systému PS? Ak áno, kde by sme to mali napísať?Áno, informácie o PS môžete pridať úplne na koniec, po podpise, pričom riadok bude medzi nimi preskočený. Ideálne by však bolo začleniť informácie do tela e -mailu, ak je to možné.
- Čo poviete na koniec e -mailu, ak danú osobu poznáte?Ak je to priateľ, môžeš povedať: Na zdravie, tvoje meno tu. Alebo: Uvidíme sa čoskoro/neskôr/zajtra, vaše meno tu
- Ako by ste mali spomenúť, že e -mail obsahuje prílohu?Napíšte „Pozrite si priložený dokument“. kdekoľvek v e -maile, ktorý sa javí ako vhodný.
Komentáre (30)
- Pomohlo mi založenie pošty a dokonca aj pridávanie predmetov. Užitočná rada bola aj poskytnutie prílohy.
- Bolo to veľmi jednoduché a dalo mi to odpoveď na moju otázku. Pokračujte v dobrej práci.
- Skvelé! sprievodca bol pri mojej práci vždy nápomocný a tento článok bol tiež veľmi nápomocný. Všetko bolo jasne vysvetlené a obrázky boli veľkým pomocníkom k ešte lepšiemu porozumeniu bodov.
- Pripájam sa do novej práce, kde mojou prácou je odosielanie e -mailov a rozhovorov so zákazníkmi, takže chcem len poznať formálny proces písania e -mailov. Ďakujem veľmi pekne!
- Ďakujem za pomoc ľuďom ako som ja. Je skvelé zverejniť moje meno a komentár/ Úprimne ďakujem.
- Potrebujem napísať formálny e -mail na univerzitu, na ktorú sa plánujem prihlásiť, a preto musím urobiť maximum! Som Brazílčan a mám problémy s formálnym písaním v angličtine, takže mi to veľmi pomohlo! Vďaka!
- Ďakujem vám všetkým, je to skutočne užitočné pre každého študenta, ktorý sa chce dozvedieť, ako je napísaný e -mail.
- Pekný prehľad štylistických rozdielov medzi tradičnými obchodnými listami a e-mailovými listami. Stále potrebujem vedieť, ako zachovať rovnaké zalomenia riadkov a odseky v predloženom texte, ako sa objavili pri ich zadávaní.
- Hľadal som formálne formáty mailovej komunikácie a tu ste splnili moju požiadavku. Vďaka!
- V skutočnosti som zlyhal pri písaní formálneho e -mailu iným zamestnancom s vyšším postavením ako ja. Našiel som niečo, čo mi pomohlo získať celkový prehľad o formálnom e -maile.
- Toto sú kroky vyššie ako vzorový list. Použijem všetky uvedené kroky, pretože som to považoval za užitočné!:)
- Potreboval som napísať obchodný dotaz do svojej miestnej knižnice a to mi pomohlo znieť profesionálne.
- Mám problém napísať oficiálny e -mail, ale keď prechádzam príklady, už som v poriadku.
- Táto stránka je veľmi presná a užitočná, pretože mi veľmi pomáha zlepšiť si znalosti.
- Pripravujem sa na pracovný pohovor a viem, že im budem musieť napísať formálny e -mail. Revidujem to, čo viem, pomocou vášho článku.
- Páčil sa mi prístup krok za krokom. Tiež ste to udržali jednoduché a vecné, čo mi pomohlo vyriešiť moje problémy za niekoľko minút. Ďakujem.
- Je to dobré. Som ohromený vašim článkom. Pomáha mi napísať e -mail svojmu šéfovi. Ďakujem.
- Pomohlo mi to pri správnom spôsobe odosielania rôznych e -mailov, formálnych alebo neformálnych, a pri správnom spôsobe kladenia otázok.
- Pomohlo mi to zistiť, ako začať a odoslať e -mail na adresu Thorpe Park, v ktorom uvediem dve sťažnosti.
- Dnes som musel napísať dôležitý email svojmu učiteľovi. To mi skutočne pomohlo udržať to formálne.
- Bolo to veľmi nápomocné. Dúfam, že v budúcnosti napíšem vysvetlenie bežne používanej gramatiky v obchodnom písaní.
- Ako prax som musel napísať formálny e -mail učiteľovi a nevedel som, ako ho napísať. Tento článok pomohol slušnej sume. Štyri hviezdy.
- Vždy som mal problém v hlavnom odseku, v prechode k hlavnému bodu rýchlo a bez tárania. Tento článok mi pomohol uvedomiť si, že môžem svoje posolstvo sprostredkovať krátkym a jednoduchým spôsobom. Ďakujem veľmi pekne, vážim si to.
- Na formálne e -maily som bol vždy hrozný. Teraz som schopný ich písať. Vďaka sprievodcovi!!
- Z tejto témy o tom, ako napísať email formálne a správne, som naozaj ťažil. Ďakujem.
- Toto bolo skvelé! Pokúšal som sa napísať e -mail svojmu profesorovi a určite mi to pomohlo. Stále nemôžem prísť na to, ako napísať e -mail, ale pri nastavovaní e -mailu to pomohlo. Vďaka! <3
- Dostal som prvé zamestnanie, ale nevedel som, ako napísať oficiálny e-mail. Potom, čo som videl tento článok, som získal určitú dôveru. Ďakujem, skvelá práca. Je to naozaj nápomocné.
- Chcem sa naučiť obchodnú angličtinu sám, nájdem tu všetko, o čom sa chcem dozvedieť. Pomocou tohto článku som sa pokúsil napísať svojmu učiteľovi e -mail. Je to nápomocné.
- Je to veľmi nápomocné. Najprv som bol zmätený z rôznych vecí pri písaní formálneho e -mailu. Po prečítaní tohto článku je môj zmätok preč. Pomáhaj nám aj naďalej. Ďakujem mnohokrát.
- Použitím vašich služieb tu posielam e -mail na niekoľko vysokých škôl a dúfam, že podpíšem medzinárodné zmluvy o vysielaní študentov do zahraničia na vysoké školy. Napriek tomu, že vysvetlenia boli praktické a jasné, bolo by lepšie sledovať niekoľko ďalších príkladov. Oceňujem vaše úsilie a ďakujem za váš drahocenný čas.
