Ako si stanoviť organizačné ciele?

Krátkodobé ciele spravidla trvajú menej ako rok, strednodobé ciele trvajú 1-3 roky a dlhodobé ciele trvajú viac ako 3 roky.

Ciele sú dôležité pre každú organizáciu. Či už ide o obchod, klub alebo neziskovú organizáciu, jasné organizačné ciele poskytujú zamestnancom a dobrovoľníkom konkrétny výsledok, na ktorom sa majú usilovať. Príchod s týmito cieľmi však nie je vždy jednoduchý. Mnoho organizácií na tento krok zabúda a vo výsledku to nefunguje tak hladko, ako by mohlo. Či už zakladáte novú skupinu alebo sa už nejaký čas angažujete, zostavenie zoznamu jasných cieľov môže skutočne vylepšiť každú organizáciu. Myslite vo veľkom, rozoberte veci a porozprávajte sa so svojím tímom o cieľoch, ktoré môžete dosiahnuť všetci spoločne.

Metóda 1 zo 4: brainstorming vašich priorít

1
Pomenujte účel, pre ktorý vaša organizácia existuje. Rozhodovanie o konkrétnych cieľoch si vyžaduje od začiatku myslieť vo veľkom. Zvážte organizáciu, ktorej ste súčasťou, a zamyslite sa, aký je jej účel. Tento účel potom môžete použiť na vyvodenie konkrétnejších cieľov.
- Napríklad ak prevádzkujete neziskovú potravinovú banku, vaším účelom je pravdepodobne poskytnúť jedlo potrebným ľuďom vo vašom okolí. Použite to na usmernenie svojich cieľov.
- Podnikanie by však malo iný účel. Jeho účelom je zarobiť peniaze poskytovaním konkrétnej služby alebo produktu svojim zákazníkom. Existuje napríklad pivovar, ktorý pre svojich zákazníkov vyrába kvalitné a chutné pivo.
- Tento proces funguje, či už zakladáte novú organizáciu, alebo máte zavedenú organizáciu, ktorá má problémy. Vždy začnite s veľkými myšlienkami a konkrétnejšie.
2
Uveďte najlepšie výsledky, ktoré chcete od svojej organizácie vidieť. S ohľadom na účel vašej organizácie potom zvážte, aké ideálne výsledky by ste od svojej organizácie chceli vidieť. Pretože pracujete iba na brainstormingu, je v poriadku, že trochu dosiahnete požadované výsledky. Neskôr ich môžete dosiahnuť lepšou dosiahnuteľnosťou. Popremýšľajte, čo by vo vás vyvolalo pocit, že ste splnili svoje poslanie.
- Ak prevádzkujete potravinovú banku, vaším ideálnym výsledkom by mohlo byť odstránenie hladu vo vašom meste. Toto je odvážny výsledok, ktorý možno budete musieť zmierniť, ale je to dobrý východiskový bod pre usmernenie vašich neskorších cieľov.
- Pre podnikanie by bol váš ideálny výsledok pravdepodobne viac zameraný na zisk alebo rast. Môže sa stať, že sa z vašej inštalatérskej služby stane najväčší poskytovateľ inštalatérskych prác vo vašom kraji.
- Vaše výsledky nemusia byť také veľké. Ak vo svojom areáli zakladáte nový environmentálny klub, vaším ideálnym výsledkom môže byť vzdelanie celého študentského orgánu, aby začali neustále recyklovať. To nemusí byť opäť dosiahnuteľný výsledok, ale pomôže vám rozvíjať vaše ciele.
3
Zmapujte kroky, ktoré by ste podnikli, aby ste dosiahli svoj ideálny výsledok. Váš ideálny výsledok sa nedosiahne. To je miesto, kde prichádzajú vaše ciele. Každý cieľ si predstavte ako krok k svojmu ideálnemu výsledku. Z tohto dôvodu zvážte jednotlivé kroky, ktoré musíte urobiť, aby ste dosiahli tento výsledok. Každý z týchto krokov môže byť cieľom vašej organizácie.
- Ak ste formovali univerzitný klub a vaším ideálnym výsledkom je vzdelávanie celého kampusu o environmentalistike, potom to má niekoľko cieľov. Niekoľko cieľov môže byť získanie charteru z vašej univerzity, zabezpečenie finančných prostriedkov, rozšírenie vášho členstva a sponzorovaná akcia. Každá z nich je dôležitým cieľom.
- Ak podnikáte a vašim ideálnym výsledkom je zdvojnásobenie predaja, potom premýšľajte o cieľoch, ktoré musíte dosiahnuť, aby ste tento výsledok dosiahli. Museli by ste získať kvalifikovaných predajcov, zvýšiť svoju inzerciu a zabezpečiť zdroj cenovo dostupných produktov.
4
Rozdeľte tieto výsledky na krátkodobé, strednodobé a dlhodobé ciele. Všetky ciele si vyžadujú časový rámec. Popremýšľajte, aké ciele zvažujete a ako dlho bude reálne trvať, kým ich dosiahnete. Je dôležité mať dlhodobé ciele, ktoré udržia motiváciu vašej organizácie, ale aj krátkodobé ciele, ktoré vám pomôžu udržať si úlohu. Krátkodobé ciele spravidla trvajú menej ako rok, strednodobé ciele trvajú 1-3 roky a dlhodobé ciele trvajú viac ako 3 roky. Zamiešajte niektoré z nich a zamerajte svoju organizáciu.
- Pre podnikanie môže byť krátkodobým cieľom zvýšenie vašej prítomnosti v reklame na sociálnych sieťach. Strednodobým cieľom by mohli byť investície do väčšieho školenia vašich predajných pracovníkov. Tieto 2 ciele vám pomôžu dosiahnuť dlhodobejší cieľ, ktorým je zvýšenie vašich obchodných výnosov o 50% do 2 rokov.
- Skúste vyvážiť svoj zoznam. Napríklad, ak máte 4 dlhodobé ciele, ale iba 1 krátkodobý, potom vám chýbajú niektoré dôležité, menšie ciele. Pridajte niekoľko ďalších krátkodobých a strednodobých cieľov, aby ste sa dostali k svojim väčším cieľom.
- Časové rámce sa môžu meniť v rôznych situáciách. Pre kampusový klub je časový rámec kratší, pretože členovia nakoniec skončia. Niekoľko týždňov môže byť krátkodobých, pár mesiacov strednodobých a 1-2 roky dlhodobých.
- Podniky a organizácie zvyčajne označujú krátkodobé ciele za taktické a strednodobé alebo dlhodobé za strategické.
5
Napíšte hrubý návrh svojich nápadov na ciele. Vždy je dôležité prísť s konkrétnym zoznamom vašich cieľov. To vám pomôže predstaviť si, čo sa snažíte urobiť. Po brainstormingu si spíšte niekoľko cieľov, ktoré zvažujete. Pomocou tohto zoznamu potom upravte svoje ciele vo fáze plánovania.
- Pamätajte, že ešte nemusíte zapisovať, ako dosiahnete každý cieľ. Toto je ešte fáza brainstormingu. Pri konzultácii s niektorými zainteresovanými stranami a požiadaní o spätnú väzbu môžete získať konkrétnejšie informácie.

Aj zamestnanci na najnižšej úrovni pomáhajú organizácii dosiahnuť jej ciele, takže by mali vedieť, o aké ciele ide.

Metóda 2 zo 4: spolupráca s ostatnými v organizácii

1
Naplánujte si brainstorming s kolegami alebo zainteresovanými stranami. Nemali by ste sa snažiť rozvíjať ciele sami, najmä ak máte v organizácii ďalších ľudí. Keď všetci administrátori a zamestnanci pochopia ciele, prevádzka prebehne oveľa plynulejšie, takže je lepšie zapojiť do diskusií o cieľoch ďalšie osoby až po brainstormingu. Naplánujte si stretnutie s niektorými z hlavných zainteresovaných strán na diskusiu.
- Môže to trvať niekoľko týchto stretnutí, aby ste skutočne dosiahli svoje ciele. Neponáhľajte proces.
- Ak je organizácia veľká, pravdepodobne nemôžete do diskusií zapojiť všetkých. Môžete skúsiť tento proces trochu rozdeliť na schôdzku so svojimi vrcholnými manažérmi a potom ich nechať naplánovať podobné stretnutia s ľuďmi pod nimi. Potom vám môžu oznámiť svoje zistenia.
2
Prezentujte svoje nápady všetkým zainteresovaným stranám v organizácii. Príďte na stretnutie pripravení rýchlo predniesť priority a ciele, ktoré ste si prediskutovali. Svoje nápady si zreteľne zapíšte, aby každý mohol sledovať vaše body. Vysvetlite, čo by podľa vás mali byť ciele a ako plnia celkové poslanie organizácie.
- Možno by pomohlo rozdať tlačenú kópiu vašej prezentácie pre všetkých. To im pomôže nasledovať a porozumieť vašim nápadom.
- Prezentácia by mala byť čo najkratšia. Ak sa budete celý čas venovať vysvetľovaniu svojich vlastných nápadov, nezostane vám čas na diskusiu o problémoch so skupinou.
3
Prijímajte návrhy a spätnú väzbu od ostatných zainteresovaných strán. Aj keď máte na starosti organizáciu, je dôležité zapojiť do procesu stanovovania cieľov ďalšie. Potom budú mať pocit, že majú podiel na dosahovaní cieľov a budú viac motivovaní. Keď skončíte s prezentáciou, otvorte priestor na pripomienky a návrhy. Pozorne počúvajte a zapisujte si nápady, ktoré váš tím vymyslí. Zvážte, ako ich zapadnete do svojho celkového plánu.
- Pôjde to oveľa plynulejšie, ak ste už vytvorili precedens, že ste dobrým poslucháčom. Neútočte na nikoho za jeho názory a poďakujte všetkým za príspevok.
- Nemusíte brať každý návrh. Ale počúvajte všetkých a poďakujte im za ich príspevky.
- Niektorí ľudia môžu kritizovať vaše nápady. Snažte sa to nebrať osobne, pretože konštruktívna kritika by mohla byť veľkou pomocou pri riadení organizácie.
4
Stanovte priority v cieľoch, s ktorými skupina súhlasí. Počas diskusií bude pravdepodobne zrejmé, že skupina uprednostňuje niektoré ciele viac ako iné. Najlepšie je uprednostniť tieto ciele, aby sa skupina cítila viac investovaná do ich dosahovania. Zostavte horný zoznam cieľov na základe toho, čo skupina uprednostňuje.
- V prípade potreby skúste hlasovať o cieľoch. Napíšte hlavné na tabuľu a požiadajte všetkých, aby zoradili tie, ktoré sa im páčia najviac.

Je dôležité mať dlhodobé ciele, ktoré udržia motiváciu vašej organizácie, ale aj krátkodobé ciele, ktoré vám pomôžu udržať si úlohu.

Metóda 3 zo 4: zjednodušenie a vyhodnotenie vašich cieľov

1
Použite skratku SMART, ktorá vás prevedie smerom k efektívnym cieľom. V riadení znamená SMART špecifický, merateľný, dosiahnuteľný, relevantný a časovo ohraničený. Každá z týchto kategórií je dôležitá pre stanovenie cieľov. Pri vytváraní cieľov majte na pamäti túto skratku, aby ste zvýšili svoje šance na úspech.
- Existuje niekoľko rôznych variácií smernice SMART, ale všetky majú podobné rady. Ciele by mali byť jasné, merateľné, možné alebo dosiahnuteľné, relevantné pre vašu organizáciu a mali by obsahovať konečný bod, aby ste mohli zhodnotiť úspešnosť.
2
Vyberte si ciele, ktoré môžete reálne dosiahnuť. Vašej organizácii nepomôže, ak si vyberiete ciele, ktoré nie sú realistické. Pri zostavovaní zoznamu cieľov zvážte a prediskutujte, či sú alebo nie sú ciele dosiahnuteľné. Uprednostnite tie, o ktorých viete, že ich môžete dosiahnuť, aby vaša organizácia fungovala bez problémov.
- Môže to byť skupinový alebo osamelý proces. Ak si nie ste istí, či sú alebo nie sú možné určité ciele, rozhodne o nich diskutujte v skupine. Ostatní sa môžu odvážiť a dať vám vedieť, či nie ste realisti.
- Možno si hovoríte, že chcete, aby váš klub presvedčil vládu USA o zmene svojej environmentálnej politiky, ale to nie je pravdepodobné. Je lepšie zatiaľ myslieť na menšie veci, ako napríklad požiadať miestnu vládu o vyčistenie znečisteného jazera.
- Niektoré ciele môžu byť dosiahnuteľné, len nie v časovom rámci, ktorý ste si stanovili. Napríklad ak chcete zdvojnásobiť predaj do 2 mesiacov, je to pravdepodobne nemožné. Je to však možné do 18 mesiacov. Upravte časový rámec tak, aby bol tento cieľ realistickejší.
3
Naplánujte si, ako budete merať a hodnotiť svoje ciele. Potrebujete ciele, ktoré sú merateľné, aby ste mohli sledovať svoj pokrok. Keď si stanovujete cieľ, nezabudnite o ňom diskutovať a rozhodnúť sa, ako ho budete merať. Môže to zahŕňať kompiláciu údajov tabuľky, vykonávanie prieskumov, počítanie členov a ďalšie metódy kvantifikácie informácií. Dohodnite sa na tom skoro, aby ste mali naplánovaný plán, kedy bude potrebné merať pokrok.
- Udržujte si pozorné záznamy na meranie svojich cieľov. Či už sa snažíte zvýšiť členstvo v klube alebo dosiahnuť vyššie príjmy, musíte zhromaždiť údaje na vyhodnotenie vášho pokroku.
- Ak nie ste v štatistike dobrí, bolo by užitočné zamestnať niekoho, kto je. Môžu vám dať najjasnejšiu odpoveď na to, ako dobre napredujete.
4
Rozdeľte cieľ na míľniky, aby ste udržali svoju organizáciu na dobrej ceste. Míľniky sú malé kroky, ktoré podniknete na dosiahnutie cieľov. Rozdelenie cieľa na míľniky vám pomôže sledovať váš pokrok a merať, ako blízko ste k dosiahnutiu tohto cieľa. Spolupracujte s ostatnými na určení, ktoré konkrétne míľniky musíte dosiahnuť na ceste k cieľu.
- Ak sa vašim dlhodobým cieľom stane špičkový pivovar vo vašom meste, potom môžu byť míľnikmi zabezpečenie financovania, otvorenie fyzického sídla, získanie distribučnej zmluvy a schválenie návrhov vašich fliaš.
- Míľniky fungujú aj pre krátkodobé ciele. Ak chcete do budúceho mesiaca zvýšiť prítomnosť spoločnosti na sociálnych sieťach, vašimi míľnikmi bude nábor tímu, nastavenie rozpočtu a schválenie návrhov reklám.
- Keď narazíte na míľniky, oslavujte! Vy a vaši kolegovia ste tvrdo pracovali, aby ste sa tam dostali. Malá oslava, keď narazíte na míľniky, motivuje všetkých pokračovať.
5
Vyberte cieľ alebo dátum vyhodnotenia svojho cieľa. Všetky ciele by mali mať dátum ukončenia, aby ste mohli zistiť, či ste boli alebo neboli úspešní. Stanovte dátum, pomocou ktorého budete merať svoj pokrok, a dodržujte ho. Takto môžete posúdiť, čo ste počas celého procesu robili dobre alebo zle.
- Kampusový klub by si mohol stanoviť cieľ zvýšiť do konca semestra svoje členstvo o 50%. Naplánujte si spočítanie členstva v posledný deň semestra, aby ste zistili, či ste boli úspešní.
- V prípade firmy môže byť vaším cieľom preškolenie vašich predajných pracovníkov, aby boli efektívnejší pri uzatváraní obchodov. Pred školením ste mohli urobiť prieskum a potom o 6 týždňov ďalší prieskum, aby ste zistili, či sa ich vedomosti rozrástli.
- Je tiež užitočné pravidelne kontrolovať váš pokrok pred dátumom ukončenia. Ak ste chceli do 6 mesiacov zdvojnásobiť angažovanosť sociálnych médií pre svoje podnikanie, každý mesiac kontrolujte svoj pokrok a v prípade potreby upravte svoj prístup.
6
Prehodnoťte svoje ciele každých pár mesiacov. Neberte svoje ciele ako nehybné alebo vytesané do kameňa. Svet sa mení, takže sa môžu meniť aj vaše ciele. Naplánujte si prehodnotenie každých pár mesiacov a urobte potrebné zmeny, ak boli vaše predchádzajúce ciele splnené alebo nefungujú.
- Možno si uvedomíte, že ste boli pri niektorých svojich cieľoch príliš konzervatívny. Ak ste si chceli rozšíriť členstvo v skupine o 20%, neustále rastie o 50%, urobte si vyšší cieľ.
- Nebojte sa opustiť ciele, ktoré nefungujú. Možno ste chceli znova vylepšiť logo svojej spoločnosti, ale uvedomte si, že zákazníci uprednostňujú vaše pôvodné logo. Pokojne zmeny zrušte a pôvodné si ponechajte.

Jasné organizačné ciele poskytujú zamestnancom — Či už ide o podnikanie, klub alebo neziskovú organizáciu, jasné organizačné ciele poskytujú zamestnancom a dobrovoľníkom konkrétny výsledok, na ktorom sa majú usilovať.

Metóda 4 zo 4: komunikácia o cieľoch

1
Vylúčte z cieľa akýkoľvek technický jazyk alebo žargón. Ciele by mali byť ľahko pochopiteľné pre každého, najmä pre ľudí v organizácii. Keď dokážu jasne pochopiť ciele, môžu sa k nim prepracovať efektívnejšie. Keď prídete so zoznamom cieľov, starostlivo upravte frázovanie. Odstráňte žargón a technické výrazy, ktoré sťažujú dodržiavanie cieľov. Každý z nich uveďte čo najjednoduchšie.
- Namiesto toho, aby sme hovorili „Chceme, aby sa naša návratnosť investícií do sociálnych médií a PPC zlepšili do druhého štvrťroka,“ je jasnejšie povedať „Chceme viac zapojenia a klikania na naše stránky sociálnych médií do konca druhého štvrťroka.
2
Cieľ uveďte čo najkonkrétnejšie. Nejasné alebo nešpecifické ciele sú mätúce a zainteresované strany nebudú presne vedieť, na čom pracujú. Každý cieľ vždy konkrétne uveďte, vrátane toho, čo chcete dosiahnuť a do akého dátumu. Týmto spôsobom každý vie, čo sa snaží dosiahnuť.
- Nehovorte napríklad „Radi by sme zvýšili svoje členstvo.“ Toto je nejasné. Namiesto toho povedzte „Do 1. júna chceme získať 100 nových členov.“
- Ďalším nejasným cieľom podniku je „Chceme zlepšiť náladu na našom pracovisku.“ Je to dobrý nápad, ale nie je dostatočne konkrétny na to, aby ste ho dosiahli bez ďalších podrobností. Mohli by ste to urobiť „Chceme raz mesačne organizovať cvičenia na budovanie tímu a zaviesť príležitostnú piatkovú politiku na zlepšenie morálky zamestnancov.“ “
- Nešpecifické ciele sa tiež dajú ťažko merať. Bude ťažké povedať, či je alebo nie je vaša organizácia úspešná, pokiaľ vaše ciele nie sú jasné.
3
Distribuujte ciele všetkým v organizácii. Každý v organizácii by mal poznať ciele, nielen vodcovia. Aj zamestnanci na najnižšej úrovni pomáhajú organizácii dosiahnuť jej ciele, takže by mali vedieť, o aké ciele ide. Keď sa rozhodnete pre ciele, pošlite hromadný e-mail alebo písomku všetkým v organizácii s kompletným zoznamom.
- Ak máte kanceláriu, môže pomôcť aj určenie cieľov, ktoré každý musí vidieť. Vždy im bude pripomínané, aké sú skupinové ciele.
- Buďte otvorení komentárom k cieľom aj od všetkých. To, že je niekto pracovník na nižšej úrovni, ešte neznamená, že nebude mať nejaké dobré nápady.

Tipy

Ak ste na riadiacej alebo vedúcej pozícii, nezabudnite monitorovať zamestnancov pod sebou a udržiavať ich na správnej ceste. Poskytnite všetky potrebné pokyny, ktoré majú prispieť k dosiahnutiu cieľov organizácie.
Ukážte všetkým ostatným členom organizácie, že pracujete tiež na dosiahnutí cieľa. Ak si stanovíte ciele a potom zmiznete, zamestnanci sa budú cítiť oveľa menej motivovaní.
Keď dosiahnete ciele a míľniky, vždy blahoželajte ľuďom v organizácii. Týmto spôsobom oslavujeme všetkých, ktorí majú motiváciu pracovať ďalej.

Ak si stanovíte ciele a potom zmiznete, zamestnanci sa budú cítiť oveľa menej motivovaní.

Varovania

Nedržte sa cieľov, ktoré nevychádzajú. Napriek vášmu maximálnemu úsiliu nie sú ciele, ktoré ste si stanovili, niekedy reálne alebo uskutočniteľné. Vedieť, kedy sa má resetovať. Neustále zameranie sa na cieľ, ktorý nefunguje, môže organizáciu poškodiť.
Nereagujte prehnane, ak nedosiahnete stanovené ciele. To sa môže stať aj pri dobrom plánovaní a ak zle zareagujete, poškodíte organizáciu. Namiesto toho urobte krok späť a zvážte, prečo ste netrafili cieľ a ako sa môžete zlepšovať.

Prečítajte si tiež: Ako sa stať manažérom značky?