Ako napísať list s odpoveďou?
List s odpoveďou je odpoveďou na pôvodný list s otázkou alebo hľadaním informácií.
List s odpoveďou je odpoveďou na pôvodný list s otázkou alebo hľadaním informácií. Ide najmä o bežnú obchodnú komunikáciu. Ak chcete vytvoriť perfektný list s odpoveďou, najskôr si pozorne prečítajte pôvodný list a zistite, na čo sa vás pisateľ pýtal. Potom zistite všetky dodatočné informácie, ktoré potrebujete na zodpovedanie žiadosti. Napíšte zdvorilý a jasný list, ktorý bude zodpovedať všetky obavy alebo otázky z pôvodného listu. Udržujte tón priateľský a informatívny, aby ste zaistili, že váš príjemca bude s vašou odpoveďou spokojný.
Metóda 1 z 3: kontrola pôvodného listu
- 1Zistite, na čo sa pôvodný list pýta. List s odpoveďou by mal zodpovedať tomu, čo chcel pôvodný list vedieť. Pozorne si prečítajte pôvodný list. Zistite, čo spisovateľ potrebuje, a začnite zisťovať, ako môžete poskytnúť potrebné informácie.
- Niekedy nie je ľahké určiť, na čo sa list pýta, najmä ak list nebol napísaný zrozumiteľne. Prečítajte si list a zistite, čo od vás pôvodný spisovateľ potrebuje.
- Ak musíte, urobte si niekoľko poznámok k listu, aby ste určili bod. Napíšte, čo sa list pýta, a ako by ste naň mohli odpovedať.
- 2Zistite informácie, ktoré list požaduje, ak ich ešte neviete. Ak list, ktorý ste dostali, požaduje informácie, možno ste to nevedeli ručne. Vykonajte všetky kroky, aby ste zistili, ako odpovedať na otázku spisovateľa, než odpoviete na list.
- List sa môže napríklad pýtať na stav žiadosti o zamestnanie. Ak nie ste zapojení do procesu prijímania zamestnancov, pred odpoveďou zavolajte manažéra prenájmu, aby skontroloval stav aplikácie.
- 3Ak nie ste spôsobilí na to, aby ste na to odpovedali, list prepošlite niekomu ďalšiemu. Niekedy, najmä v podnikaní, ľudia posielajú listy na všeobecnú adresu alebo kontaktnú osobu. Ak dostanete list, v ktorom viete, že niekto iný môže odpovedať oveľa lepšie, pošlite mu ho spolu s odpoveďou. To zaisťuje, že príjemca dostane najpresnejšiu možnú odpoveď.
- Ak osobe, ktorej ste list poslali, môže nejaký čas trvať, kým odpovie, je dobrým zvykom odpovedať na pôvodného autora a povedať, že ste list odovzdali niekomu kompetentnejšiemu, aby naň odpovedal. Toto ukazuje pisateľovi, že ich správa bola prijatá a niekto na nej pracuje.
List s odpoveďou by mal zodpovedať tomu, čo chcel pôvodný list vedieť.
Metóda 2 z 3: zostrojenie odpovede
- 1List adresujte osobe, ktorá o informácie požiadala. Vždy otvorený so zdvorilým pozdravom ako „Vážený“, za ktorým nasleduje meno osoby. Pozdravte osobu priamo, a nie používajte všeobecný úvod ako „komu sa to môže týkať“. Je to neosobné a zdá sa, že žiadosť spracoval počítač. Namiesto toho je pozdrav osoby menovite osobnejší a ukazuje, že pri písaní tejto odpovede bola potrebná starostlivosť.
- Ak danú osobu osobne nepoznáte, použite názvy pán, pani alebo pani, za ktorými nasleduje priezvisko osoby. Ak má osoba známy titul, napríklad Dr., použite namiesto toho tento názov.
- Ak danú osobu poznáte alebo nepoznáte jej pohlavie, použite krstné meno.
- Spravidla je vhodné otvoriť list s rovnakým menom a názvom, akým sa osoba pod list podpísala. Ak napríklad podpísali svoj list „Dr. Johnson“, otvorte svoj list „Vážený Dr. Johnson“.
- 2Uveďte, že odpovedáte na pôvodný list. V rámci prvej vety dajte čitateľovi vedieť, že reagujete na ich list. To čitateľovi oznámi, že jeho list bol prijatý a spracovaný, a tiež mu oznámi účel vášho listu.
- Veľmi jednoducho povedané: „Píšem v reakcii na váš list z 13. júna“ je dokonalým otvorením listu s odpoveďou.
- Ak nie ste pôvodnou osobou, ktorej príjemca list napísal, uveďte, odkiaľ ste list dostali. Napíšte napríklad: „Náš zástupca zákazníckych služieb Michelle Harris mi postúpil váš list.“
- 3Odpovedzte na dopyt danej osoby čo najrýchlejšie. Po otvorení sa dostanete k hlavnému bodu listu. Vyriešte každú otázku alebo problém z pôvodného listu danej osoby čo najúplnejšie. Uistite sa, že ste zasiahli každý bod, aby bol daný človek s vašou odpoveďou spokojný.
- Uveďte, na čo sa pôvodný list týkal, a potom odpovedzte na otázku. Napríklad: "Váš list sa pýta, kto je kontaktnou osobou pre prieskumy médií. Tou osobou je Janet Walters. Jej e -mailová adresa a telefónne číslo sú nasledujúce."
- V prípade dlhších otázok odpovedajte na každú otázku pomocou číslovaného zoznamu. Je to jednoduchšie na čítanie a ukazuje to, že každá obava bola vyriešená.
- Buďte cez, ale stručný. Niekoľko viet na otázku by malo stačiť na to, aby odpovedalo na pôvodné vyšetrovanie danej osoby.
- 4Ak nemôžete splniť žiadosť danej osoby, jasne to uznajte. Niekedy nemôžete splniť žiadosť osoby. V tomto sa vyjadrite priamo. Nepoužívajte dlhotrvajúcu odozvu pokúšajúcu sa zmierniť úder. Váš príjemca ocení jasnú a priamu odpoveď na svoju otázku. Nezabudnite byť vždy zdvorilí a ospravedlňte sa, keď to robíte, aby sa váš príjemca neurazil.
- Pri odmietaní žiadosti vždy používajte chápavý tón, ale zároveň poskytnite pevnú odpoveď. Ukážte, že „bohužiaľ nemôžem splniť túto požiadavku. Nemáme potrebné informácie a nemôžem povedať, kedy ich môžeme mať.“
- Ak by ste mohli na otázku odpovedať podrobnejšie, požiadajte osobu o odpoveď. Uveďte: „Rád by som odpovedal na váš dotaz, ale najskôr sa potrebujem dozvedieť viac o vašej situácii. Odpovedzte, prosím, čo najskôr, s dátumom vašej žiadosti a menom osoby, s ktorou ste kontaktovali, a ja vám odpoviem hneď, ako možné. "
- 5Ďakujem osobe za napísanie. Bez ohľadu na to, či ste mohli na žiadosť osoby odpovedať, alebo nie, buďte vždy zdvorilí a poďakujte tejto osobe za list. To ukazuje, že si vážite ich pozornosť a udržujete si pozitívny vzťah s pisateľom listov.
- Niektorí ľudia radšej otvoria svoj list s poďakovaním. Presné umiestnenie nie je veľmi dôležité, pokiaľ sa osobe v určitom okamihu poďakujete.
Veľmi jednoducho povedané: „Píšem v reakcii na váš list z 13. júna“ je dokonalým otvorením listu s odpoveďou. - 6Podpíšte list svojim menom a názvom. List zabaľte formálnym zakončením ako „s pozdravom“, za ktorým nasleduje vaše meno. Ak pracujete pre firmu, napíšte pod svoje meno profesionálny titul.
- Ak list píšete rukou alebo tlačíte, po vytlačení svojho mena ponechajte priestor na svoj podpis. Ak posielate e -mail, je dobré napísať svoje meno.
- 7Skontrolujte list a uistite sa, že ste odpovedali na otázku danej osoby. Váš príjemca bude frustrovaný, ak dostane odpoveď, ktorá neodpovedá na jeho otázky. Neuspokojenie danej osoby by mohlo spôsobiť, že zákazník bude nešťastný, alebo pre vás vytvorí viac práce, pretože budete musieť neskôr odpovedať na ďalší dotaz. Uspokojte príjemcu tým, že na jeho žiadosť odpoviete čo najúplnejšie. Dvakrát skontrolujte svoj list a uistite sa, že je v ňom všetko z pôvodného listu. Ak niečo chýba, doplňte to pred odoslaním listu.
- Pomôcť môže aj prečítanie listu priateľovi alebo spolupracovníkovi. Môžu sa vžiť do kože príjemcu a povedať vám, či budú s odpoveďou spokojní.
Metóda 3 z 3: použitím profesionálneho tónu
- 1Použite typický formát obchodného listu. Zvážte všetky listy s odpoveďou formálnu obchodnú komunikáciu. Píšte profesionálne a nastavte správny tón pomocou bežného formátu obchodného listu.
- Vľavo hore napíšte svoje meno, titul, spoločnosť (ak je k dispozícii) a adresu. Pod to napíšte dátum. Nakoniec napíšte celé meno a adresu osoby, na ktorú odpovedáte.
- Na písané písmená použite okraje 2,50 cm okolo okraja. Používajte text s jednoduchou medzerou a medzi odsekmi 2 medzery.
- Ak píšete písmeno, použite 12-bodové písmo a štandardné nastavenie textu. Ak list píšete rukou, uistite sa, že píšete čitateľne.
- 2Nechajte príjemcu cítiť, ako by ste jeho žiadosť radi prijali. Toto je obzvlášť dôležité, ak prevádzkujete firmu alebo službu. Ľudia by mali mať vždy pocit, že si vážite ich čas a myšlienky. Poďakujte im za ich otázku a pri písaní používajte vždy vrelý a srdečný tón.
- Jednoducho povedané: „Ďakujeme veľmi pekne za písanie, vážime si, že sa nám ozvete“, môže znamenať veľký rozdiel v tóne vášho listu. Z týchto fráz urobte vo svojich listoch zvyk.
- Nikdy sa nevzdávajte myšlienok, že vás hnevá osoba, ktorá vám píše. Je lepšie to s priateľstvom prežiť, než aby si niekto myslel, že ste nahnevaní alebo naštvaní.
- 3List by mal byť stručný, aby si ho príjemca prečítal rýchlo. Rešpektujte čas svojho príjemcu. Nečakajte, že budú čítať 3-stranový list, keď na ich otázku odpovie v pohode 1 odsek. Vyriešte problém pôvodného listu čo najlepšie a potom list odošlite. Nepridávajte ďalšie pasáže, ktoré nemusia byť v liste.
- Toto je obzvlášť dôležité, ak podnikáte alebo odpovedáte na dotaz na zákaznícky servis. Váš zákazník môže byť frustrovaný, ak musí stráviť čas čítaním dlhého listu, ktorý by mohol mať polovičnú veľkosť.
- Samozrejme, nebuďte takí struční, aby ste neodpovedali na otázku danej osoby. Ak niečo vyžaduje veľa vysvetlenia, poskytnite vysvetlenie. Jednoducho sa netrepte a neposkytnite viac informácií, ako musíte.
Ak chcete vytvoriť perfektný list s odpoveďou, najskôr si pozorne prečítajte pôvodný list a zistite, na čo sa vás pisateľ pýtal. - 4Napíšte jasne, aby príjemca porozumel vašej odpovedi. Nepoužívajte dlhé vety alebo spletité výrazy. Píšte jasným a priamym jazykom, ktorý čitateľa nezmätie. Na tento účel sú najlepšie kratšie vety.
- Ako dobré pravidlo si predstavte, že váš čitateľ listuje list rýchlo. Budú schopní vidieť všetky hlavné body, ktoré ste uviedli? Ak nie, vylepšite svoj jazyk a urobte ho zrozumiteľnejším.
- 5Vyhnite sa žargónu a odborným výrazom, ktorým čitateľ nemusí rozumieť. Súvisí to s jasným písaním. Pokiaľ si nie ste istí, že osoba, s ktorou si píšete, je profesionál, ktorý bude rozumieť odborným výrazom, vynechajte ich. Nahraďte všetky technické výrazy alternatívnymi slovami, ktorým môže nerozumieť odborník.
- Upravte svoj list tak, že si položíte otázku: „Vedel by niekto, kto nerobí moju prácu, o čom hovorím?“ Ak nie, zmeňte jazyk, aby mu priemerní ľudia rozumeli. Je to dobrý spôsob, ako odstrániť zo svojho písania žargón.
- 6Korektujte svoj list. Preklepy a iné chyby spôsobujú, že vaše písanie vyzerá neprofesionálne. Vždy si prečítajte svoj list a opravte všetky problémy s pravopisom, gramatikou, stavbou a jazykom. Niekoľko minút práce navyše môže spôsobiť, že váš list bude vyzerať oveľa profesionálnejšie.
- Nespoliehajte sa len na kontrolu pravopisu, aby ste zachytili svoje chyby. Tieto programy zvyčajne nezachytávajú gramatické chyby. Prečítajte si slovo od slova do slova a nájdite svoje chyby.
- Ak je to veľmi dôležitý list, napríklad pre obchodného partnera, nechajte ho prečítať aj niekomu ďalšiemu. Nový zrak mohol vidieť chyby, ktoré ste zmeškali.
Prečítajte si tiež: Ako napísať uznávací list?
