Ako efektívnejšie vykonávať viacero úloh naraz?
Našťastie s trochou práce budete schopní vykonávať viac úloh naraz a zvládnete veľa práce.
Multitasking je úžasný spôsob, ako zvládnuť veľa vecí naraz. Multitasking vám nielenže umožní pracovať na niekoľkých nesúvisiacich projektoch naraz, ale tiež vám umožní rozbiť monotónnosť daňových aktivít, aby ste mohli zvýšiť svoju produktivitu. Efektívne vykonávať viac úloh naraz je však ťažšie, ako sa môže zdať. Nielenže musíte prekonať problém udržať sa sústredení, ale musíte aj dobre hospodáriť s časom. Našťastie s trochou práce budete schopní vykonávať viac úloh naraz a zvládnete veľa práce.
Metóda 1 z 3: Organizácia a sústredenie
- 1Zamerajte sa na ciele svojich rôznych projektov. Predtým, ako začnete, sa zamyslite nad cieľom každého projektu. Venujte čas aj rozlišovaniu svojich projektov a vývoju organizačného systému, ktorý vám pomôže udržať sa v koncentrácii.
- Venujte pár minút premýšľaniu o každom samostatnom projekte, o svojich cieľoch, cieľoch a prístupe k jeho dokončeniu, než sa pustíte do multitaskingu.
- Vytvorte organizačný systém, v ktorom budete uchovávať všetok materiál pre konkrétny projekt. Vďaka zmiešaniu rôznych projektov budete oveľa menej efektívni.
- 2Vytvorte si zoznam úloh. Mali by ste vytvoriť zoznam, aby ste sa uistili, že ste organizovaní a plníte úlohy. Ak máte zoznam, budete presne vidieť, čo by ste mali robiť. V konečnom dôsledku bez zoznamu nebudete môcť efektívne vykonávať viacero úloh naraz.
- Najprv skontrolujte a zistite, či je nevyhnutné, aby ste všetky tieto úlohy robili osobne, alebo ich možno delegovať alebo zadávať externe niekomu inému. Mohol by vám napríklad váš manžel pomôcť s domácimi prácami? Alebo by spolupracovník mohol riešiť časť projektu, na ktorom pracujete?
- Zapíšte si všetky svoje úlohy a zoradte ich podľa priority. Zamyslite sa nad tým, koľko z týchto úloh môžete dnes rozumne zvládnuť a zvyšné úlohy priraďte k iným dňom.
- Vytvorte si zoznam svojich úloh tam, kde ho môžete vidieť.
- Zoberte si so sebou kópiu svojho zoznamu. Nikdy neviete, kedy budete mať príležitosť vykonať nejaký multitasking.
- 3Usporiadajte si pracovný priestor. Ďalším dôležitým spôsobom, ako môžete efektívne vykonávať viacero úloh naraz, je organizácia pracovného priestoru. Bez organizovaného pracovného priestoru strávite viac času hľadaním predmetov a kopaním v neporiadku, než skutočnou prácou. V dôsledku toho venujte nejaký čas tomu, aby bol váš pracovný priestor uprataný a usporiadaný.
- Na začiatku pracovného dňa strávte trochu času triedením súborov, priečinkov a iného materiálu, ktorý sa mohol pomiešať.
- Na dlhodobé organizovanie projektov použite spisové skrine alebo systém na ukladanie údajov. Ak budete mať všetky svoje informácie prehľadne uložené, pomôže vám to zvýšiť efektivitu.
- Nezavádzajte do pracovného prostredia materiál, informácie alebo iné položky, ktoré nesúvisia s prácou. Vytvorí to neporiadok a môže vás to rozptýliť.
V konečnom dôsledku bez zoznamu nebudete môcť efektívne vykonávať viacero úloh naraz. - 4Vhodne si premiešajte svoje úlohy. Ďalším spôsobom, ako zvýšiť efektivitu viacúlohového spracovania, je skombinovať svoje úlohy spôsobom, ktorý zvyšuje vašu produktivitu. Miešaním rôznych druhov úloh budete môcť svojmu mozgu dopriať odpočinok, keď ste sa popálili pri náročnejšej práci.
- Ak pracujete na úlohe, ktorá si vyžaduje veľa koncentrácie, zmiešajte ju s úlohou, ktorú je relatívne ľahké splniť s malou pozornosťou. Vďaka tomu si budete môcť oddýchnuť od náročnejšej úlohy tým, že budete pracovať na menej náročnej úlohe.
- V závislosti od svojho štýlu práce zvážte prácu na projektoch, ktoré sú relatívne podobné - v prístupe - súčasne. Je to dôležité, pretože vášmu mozgu môže chvíľu trvať, kým prejdete na rôzne druhy práce, ak sa veľa pohybujete medzi rôznymi druhmi projektov.
- 5Poznáte svoje schopnosti a povahu projektu. Predtým, ako sa zapojíte do viacúlohového spracovania, mali by ste stráviť trochu času premýšľaním o svojich projektoch a svojich schopnostiach. Je to dôležité, pretože vy alebo konkrétna úloha vám môže viac vyhovovať unitasking ako multitasking.
- Pamätajte si, že multitasking nie je vždy lepší ako unitasking.
- Starostlivo zvážte, ako najlepšie pracujete. Trvá vám veľa času, kým sa sústredíte na konkrétne projekty, alebo môžete ľahko skočiť do nových projektov?
- Zamyslite sa nad povahou projektov skôr, ako ich začnete. Napríklad niektoré projekty - ako napríklad opätovné zostavenie prevodovky - sú vhodnejšie na unitasking. Projekty, ako je napísanie niekoľkých článkov alebo správ, môžu byť zároveň vhodnejšie na viacúlohové spracovanie.
- Pred začatím úlohy zvážte, či ušetríte viac času a energie tým, že sa na ňu budete sústrediť až do dokončenia, alebo či ide o typ projektu, ktorý môžete začať a zastaviť bez straty veľkej účinnosti.
Metóda 2 z 3: vytvorenie správneho prostredia
- 1Odstráňte zbytočné rušenia. Aj keď účelom viacúlohového vykonávania je vykonávať niekoľko aktivít naraz, mali by ste odstrániť všetky rušenia, ktoré sú zbytočné. Odstránením rušenia pomôžete vytvoriť prostredie, v ktorom budete môcť lepšie vykonávať viacero úloh naraz.
- Vypnite rádio alebo televízor.
- Dajte ostatným vedieť, že pracujete a nemôžete byť vyrušovaní.
- Vypnite sociálne médiá a zatvorte svoj e -mail - pokiaľ nie sú súčasťou vašej pracovnej/viacúlohovej zmesi.
- 2Uistite sa, že máte všetko vybavenie a spotrebný materiál, ktoré by ste mohli potrebovať. Aby ste mohli vykonávať viac úloh naraz, musíte byť pripravení vykonávať všetky úlohy, ktoré sa pokúšate splniť. Bez vhodného vybavenia a zásob nebudete efektívni a nebudete ani efektívni.
- Zhromaždite všetok hardvér, ktorý budete potrebovať. V závislosti od toho, na čom pracujete, budete možno potrebovať špeciálny hardvér na zvýšenie produktivity. Zvážte druhý monitor, špeciálnu klávesnicu alebo dokonca druhý počítač.
- Uistite sa, že máte všetky potrebné papiere alebo informácie.
- Majte veľa stacionárnych pier, ceruziek a iného kancelárskeho vybavenia.
- Zvážte použitie tabletu alebo smartfónu, ktoré vám pomôžu pri viacerých úlohách. Umožnia vám vykonávať viac úloh naraz takmer kdekoľvek.
- Mať po ruke vodu a občerstvenie vám môže tiež pomôcť zabrániť tomu, aby ste sa vzdali svojej úlohy, ak budete hladní alebo smädní. Pokúste sa predvídať jedlo, ak budete dlho pracovať. Nechajte ich už vymyslieť, aby ste si mohli pripraviť jedlo a potom sa po jedle vrátiť do práce.
Aby ste mohli vykonávať viac úloh naraz, musíte byť pripravení vykonávať všetky úlohy, ktoré sa pokúšate splniť. - 3Vybudujte si pohodlný pracovný priestor, v ktorom sa môžete pohybovať. Bez pohodlného a dobre navrhnutého pracovného priestoru budete mať problém efektívne efektívne vykonávať viacero úloh naraz.
- Zvážte začlenenie neformálnych prvkov - napríklad pohovky alebo kresla do svojho pracovného priestoru.
- Uistite sa, že je vaša stolička veľmi pohodlná a podporuje správne držanie tela.
- Umiestnite kartotéky a ďalšie organizačné pomôcky do blízkosti pracovného priestoru.
- Zaistite, aby sa vaša stolička dala ľahko otáčať a kĺzať po podlahe. Otočné otáčanie vám pomôže pracovať na viacerých povrchoch alebo zobraziť mnoho obrazoviek bez toho, aby ste museli vstávať. Posúvanie vám pomôže pohybovať sa vo vašej pracovnej oblasti.
Metóda 3 z 3: spravovanie času
- 1Robte si prestávky a nepracujte príliš dlho. Štúdie ukázali, že ľudia, ktorí pracujú príliš dlho, sa stávajú menej efektívnymi. Výsledkom je, že práca na správny čas a robenie si plánovaných prestávok je dôležitým prvkom zaistenia efektívnej multitaskingu.
- Skúste pracovať 45 až 50 minút naraz.
- Robte si prestávky 10 až 15 minút každú hodinu.
- Ak môžete, rozložte si pracovný deň na niekoľkohodinové prírastky. V závislosti od toho, ako pracujete, môže byť pre vás najefektívnejšie pracovať v 3 alebo 4 hodinových smenách, urobiť si predĺženú prestávku a potom sa vrátiť do práce na ďalšiu 3 alebo 4 hodinovú zmenu.
- 2Pracujte v čase, v ktorom ste najproduktívnejší. Ak máte možnosť vybrať si, kedy budete pracovať, snažte sa pracovať v časoch, keď ste najproduktívnejší. Je to dôležité, pretože rôzni ľudia sú v rôznych časoch bdelší, bdelí alebo produktívnejší.
- Ak ste ranný človek, uistite sa, že si celý pracovný deň zablokujete do práce.
- Ak zistíte, že ráno nie ste príliš úspešní v práci na komplikovaných alebo spojených úlohách, využite tento čas na organizáciu a prácu, ktorá je menej zapojená.
- Zvážte vedenie denníka na týždeň alebo dva, aby ste sledovali, kedy sa dokážete ľahko sústrediť a kedy sa snažíte koncentrovať.
Výsledkom je, že práca na správny čas a robenie si plánovaných prestávok je dôležitým prvkom zaistenia efektívnej multitaskingu. - 3Vytvorte rozvrh. Mali by ste si tiež vytvoriť rozvrh, aby ste si mohli naplánovať, kedy budete pracovať na určitých úlohách. Bez plánu bude váš multitasking chaotický a bude pre vás ťažké sa sústrediť. Aby ste tomu zabránili, nezabudnite si vyhradiť čas na konkrétne úlohy alebo skupiny úloh.
- Prideľte časové bloky konkrétnym úlohám. Než sa do niečoho pustíte, uistite sa, že viete, ako dlho očakávate, že úloha bude trvať. Ak kopírovanie článku bude trvať hodinu, naplánujte si to skôr, ako začnete.
- Nezabudnite si vyhradiť aj čas na prestávky. Nabíjanie bude dôležité pred ďalším blokom multitaskingu.
- Naplánujte si viacúlohový čas počas pracovného týždňa. Ak máte v pláne vykonávať viac úloh naraz dve hodiny, uistite sa, že si na to vyhradíte miesto vo svojom rozvrhu.
- 4Čas na pridanie nových projektov. Ďalšia vec na zváženie je, či dokončíte celú skupinu projektov/úloh naraz, alebo budete pridávať nové projekty, keď dokončujete jednotlivé. Je to dôležité, pretože budete musieť starostlivo spravovať svoj rozvrh a organizačný systém.
- Zamyslite sa nad tým, koľko projektov môžete urobiť naraz. Zamyslite sa nad tým, či existuje maximálny počet projektov, na ktorých chcete v danom čase pracovať. Môžete určiť, že 6 projektov je maximálny počet, na ktorom chcete pracovať v priebehu určitého časového obdobia.
- Zistite, či existuje konečný termín pre konkrétne projekty. Ak neexistuje žiadny konečný termín (alebo je ďaleko), môže vám prospieť predĺženie projektov v priebehu času a práca na viacerých súčasne.
- Ak si myslíte, že by ste radšej dokončili celú skupinu úloh, než prejdete na nové projekty, je to v poriadku.
- Ak ste typ človeka, ktorý môže pridávať nové projekty do vášho nedokončeného zoznamu, keď dokončujete jednotlivé projekty, urobte to.
Prečítajte si tiež: Ako sa brániť proti verbálnej šikane?
