Ako si dohodnúť schôdzku?
Ak máte na celý deň schôdzky, naplánujte si svoj prvý termín čo najskôr a ostatné dokončite postupne. Keď sa rozprávate s osobou, s ktorou sa plánujete, potvrďte jej deň a čas, než si ju napíšete do kalendára alebo plánovača. Kým ich máte stále v telefóne, požiadajte o približnú dobu, po ktorú bude schôdzka trvať. Na základe toho, čo vám povedia, si môžete naplánovať ďalší termín po tomto. Keď si píšete schôdzky do plánovača, vypočítajte si čas, ktorý bude trvať cesta na každé stretnutie, a vezmite to do úvahy pri plánovaní dňa. Čo je najdôležitejšie, vyhnite sa prílišnému plánovaniu, pretože by ste mohli byť tak vystresovaní, že sa nemôžete počas schôdzok sústrediť. Ak potrebujete ďalšiu pomoc vrátane toho, ako sa ubezpečiť, že sa na schôdzky dostanete včas, posuňte sa nadol!
Ako by som mohol klientov požiadať, aby mi sľúbili, že ma budú kontaktovať, ak nemôžu dodržať schôdzky?
Dohodnutie a dodržanie schôdzok je súčasťou života takmer každého. Ak budete mať organizáciu vopred, môžete si rýchlo a ľahko naplánovať schôdzky. Budete tiež môcť eliminovať možnosť konfliktov pri plánovaní a efektívne riadiť svoj čas každý deň.
Časť 1 z 3: Organizácia schôdzok
- 1Použite plánovač dňa alebo digitálny kalendár. Pomôžu vám presnejšie si zorganizovať čas a držať krok s plánovanými schôdzkami. Udalosti si zapisujte do kalendára hneď, ako ich vytvoríte. Potom si naplánujte zvyšok dní okolo týchto povinností. Skúste si naplánovať svoje dni v noci pred alebo ako prvé ráno, než začne váš deň. Nezačínajte svoj deň, kým si to neplánujete.
- Ak máte nabitý rozvrh, naplánujte si deň až na hodinu. Dokonca si môžete vyhradiť čas na úlohy, ako sú raňajky a cvičenia, a zaistíte si tak maximum z každého dňa.
- Sledujte svoj denný plán po celý deň, aby ste sa udržali v poriadku.
- Ak idete na digitálne vysielanie, vyskúšajte Kalendár Google. Môžete ich synchronizovať s mobilným telefónom alebo tabletom, aby ste mohli kedykoľvek skontrolovať svoj plán, aj keď ste na cestách.
- 2Majte registračný systém dôležitých dokumentov. Pomocou registračnej skrinky alebo organizátora majte prehľad o dokumentoch, zdravotných záznamoch, výsledkoch testov a akomkoľvek inom materiáli, ktorý budete potrebovať pre budúce schôdzky. To vám zabráni v tom, aby ste sa na poslednú chvíľu škriabali, snažili sa nájsť to, čo potrebujete, a meškali so schôdzkami.
- Abecedne si upravte súbory tak, aby ste si mohli kedykoľvek dať do ruky čokoľvek, čo potrebujete.
- 3Dávajte si pozor na opakujúce sa termíny a termíny. Ak sa so svojim zubným lekárom stretávate každých 6 mesiacov, pripravte si pripomenutie, aby ste sa s ním dohodli v dostatočnom predstihu. Môžete si tiež nastaviť pripomenutia schôdzok, ktoré sú citlivé na čas, aby ste nepremeškali termín alebo vás zaskočili.
Ak sa včas zorganizujete, môžete si rýchlo a jednoducho dohodnúť schôdzky. - 4Zoraďte schôdzky podľa dôležitosti a blízkosti. Keď sa chystáte na schôdzky, najskôr uvoľnite tie najdôležitejšie. Ak máte naplánovaných viac stretnutí, zoskupte všetky, ktoré majú blízko seba, a v ten istý deň ich nastavte späť.
- Ušetríte si tak ďalší výlet a znížite cestovné náklady.
- 5Majte poruke telefónny zoznam. V dnešnej dobe sa väčšina ľudí pri ukladaní dôležitých telefónnych čísel spolieha výlučne na svoje mobilné telefóny. Vo všeobecnosti je to v poriadku, ale snažte sa viesť písomný zoznam telefónnych čísel schôdzok pre prípad, že by ste mali poruchu telefónu a nemohli by ste sa dostať k svojim kontaktom.
- Váš digitálny kalendár pre vás pravdepodobne uloží vaše kontaktné čísla, ale napriek tomu by ste si chceli ponechať písomný zoznam, aj keby ste k nemu nemali prístup.
Časť 2 z 3: dohodnutie si schôdzok
- 1Zavolajte a dohodnite si stretnutie. Ak máte celý deň na plánovanie, urobte si prvú schôdzku čo najskôr a ostatné naplánujte postupne. Predtým, ako sa spojíte s telefónom s osobou, ktorá vám nastavuje schôdzku, požiadajte o približnú dobu, po ktorú bude schôdzka trvať, a ak by ste mali čakať na schôdzku vopred.
- Na základe týchto informácií si môžete naplánovať ďalší termín v ten istý deň, potom.
- Požiadajte osobu, ktorá vám určuje termín, aby potvrdila deň a čas, na ktoré ste sa práve usadili.
- Potom, čo zopakujú správne informácie, zadajte schôdzku do svojho kalendára alebo plánovača.
- 2Vypočítajte čas cesty pre každé stretnutie. Keď si plánujete schôdzky a plánujete svoj deň, nezabudnite si vypočítať, ako dlho vám bude trvať cesta z bodu A do bodu B. Majte na pamäti cestovné časy, keď robíte ďalšie schôdzky a plánujete na to isté ďalšie úlohy. deň.
- Bez započítania cestovného času budete dosť rýchlo meškať.
- Nezabudnite tiež zahrnúť časový interval medzi schôdzkami.
- Vypracujte si cestovný čas a potom si dajte malý, dodatočný vankúš času (5 až 15 minút) na akékoľvek nepredvídané udalosti alebo zastávky.
Ak na daný deň nezostanú žiadne schôdzky, ospravedlňte sa a naplánujte si stretnutie na ďalší deň. - 3Vyhnite sa prílišnému plánovaniu. Pri plánovaní schôdzok a plánovaní dňa buďte realistickí. Nevytvárajte si program na deň, ktorý je nemožné presne dodržať. Doprajte si dostatok času medzi schôdzkami a povinnosťami, aby vaše dni neboli stresujúce a aby ste mohli pokračovať v práci.
- Netlačte na to, aby ste všetko zmestili do jedného dňa.
- Stanovte si priority a ak je niekoľko vecí, ku ktorým sa nemôžete dostať, naplánujte si ich na iný deň.
- 4Vopred si naplánujte voľno z práce alebo zo školy. Hneď ako si dohodnete stretnutie, upozornite na to svoju prácu alebo školu v dostatočnom predstihu, aby ste sa presvedčili, že v ten deň a čas môžete byť vonku. Pripomeňte im deň pred stretnutím, že sa to stane nasledujúci deň.
- Potvrďte im čas a dajte im najlepší časový odhad, ako dlho môžete byť mimo.
Časť 3 z 3: Príchod na schôdzky
- 1Nastavte si pripomenutia svojich schôdzok. Vytvorte si na mobilnom telefóne budík, ktorý vám pripomenie kdekoľvek od 30 minút do 2 hodín pred začiatkom schôdzky. Pretože väčšina digitálnych kalendárov má funkciu pripomenutia, nastavte si pripomienku aj deň pred schôdzkou, aby pokryla vaše základy.
- Ak ste si synchronizovali mobilný telefón alebo tablet s kalendárom, budete dostávať pripomenutia na všetky zariadenia.
- 2Vezmite so sebou všetky potrebné dokumenty alebo materiály. Uistite sa, že ste pripravení na stretnutie s potrebnými materiálmi, nástrojmi alebo potrebným papierovaním. V niektorých prípadoch zabudnutie týchto položiek môže vašu schôdzku oddialiť alebo úplne vykoľajiť a budete nútení zmeniť plán.
- K pripomenutiu, ktoré ste si stanovili pre schôdzku, pridajte poznámku, v ktorej bude spomenutý všetok materiál, ktorý musíte mať so sebou.
Ak máte na celý deň schôdzky, naplánujte si svoj prvý termín čo najskôr a ostatné dokončite postupne. - 3Plánujte prísť včas. Na stretnutie sa dostavte aspoň o 15 minút skôr. Ak máte v pláne prísť na stretnutie presne v dohodnutý čas, je veľmi pravdepodobné, že prídete neskoro. Doprava a ďalšie nepredvídané meškania sú bežné - nikdy neviete, čo vás môže stretnúť, preto odíďte skôr, aby ste si boli istí, že prídete včas.
- Začnite deň tým, že si pre každý prípad nastavíte budík o niečo skôr, ako by ste chceli.
- Uistite sa, že si necháte dostatok času na dokončenie svojho obvyklého ranného rituálu bez toho, aby ste sa museli ponáhľať alebo sa stresovať.
- V podnikoch by bolo oveľa radšej, keby ste boli skôr ako neskoro, a väčšina miest ocení, keď prídete trochu skôr.
- 4Ak budete zdržaní, oznámte to svojmu ďalšiemu stretnutiu. Ak máte naplánované schôdzky od seba a pri prvom meškate, urobte krok vedľa a zavolajte na nasledujúci termín, aby ste ich na to upozornili. Potvrďte im, že si svoj termín môžete nechať aj vtedy, ak meškáte niekoľko minút.
- Ak meškanie nie je možné, požiadajte o preplánovanie na ten istý deň.
- Ak na daný deň nezostanú žiadne schôdzky, ospravedlňte sa a naplánujte si stretnutie na ďalší deň.
- 5Zavolajte a odhláste sa čo najskôr vopred. Ak sa nemôžete dostaviť na stretnutie, zavolajte im a zrušte ich čo najskôr. Ak je to možné, naplánujte si schôdzku, kým ju máte na telefóne, pretože vám to môže neskôr vypadnúť, ak to odložíte.
- Miesta vás príležitostne postihnú, ak ich 24 hodín vopred neoznámite, že sa nemôžete dostaviť na stretnutie.
- Pri uskutočňovaní pôvodného telefonického hovoru s cieľom dohodnúť si schôdzku sa informujte o ich zásadách zrušenia, aby ste neboli zaskočení.
Prečítajte si tiež: Ako používať Time Management na pracovisku?
Otázky a odpovede
- Ako by som mohol klientov požiadať, aby mi sľúbili, že ma budú kontaktovať, ak nemôžu dodržať schôdzky?To by malo byť normálne, ale bohužiaľ nie je. Vypracujte všeobecné zásady, ako to budete riešiť, a oznámte to všetkým svojim klientom. Napríklad: "Rozumieme, že niekedy nemôžete dodržať schôdzky. Dajte nám prosím vedieť 24 hodín vopred. Ak nám to neoznámite dvakrát, zaúčtujeme vám náš bežný poplatok."
- Komu mám zavolať, aby som si dohodol stretnutie?To úplne závisí od toho, na čo sa chcete objednať. Ak však nemôžete nájsť priame číslo na stretnutie (povedzme v ordinácii lekára), zvyčajne môžete zavolať na akékoľvek číslo hlavnej linky a oni vás budú môcť nasmerovať na oddelenie plánovania.
- Licencia mi bola pozastavená zo zdravotných dôvodov, ale môj lekár mi odvtedy dal súhlas opäť jazdiť. Ako získam svoju licenciu späť?Vo väčšine prípadov by malo stačiť, ak si od lekára vezmete list do kancelárie odboru motorových vozidiel alebo kamkoľvek bežne pôjdete získať alebo obnoviť vodičský preukaz. Vo vašom liste bude potrebné uviesť stav, ktorý ste mali, dátum vyriešenia vášho stavu a konkrétne by malo byť uvedené, že vás lekár prepustí z vedenia vozidla. To by bolo na bežný vodičský preukaz. Ak ste držiteľom vodičského preukazu na veľkú plošinu, autobus alebo taxík, môžu existovať lekárske prehliadky, ktoré musíte absolvovať, aby ste uspokojili DMV.
Komentáre (1)
- To ma naučilo, ako sa starať o svoje schôdzky a lepšie si organizovať čas.
