Ako používať Time Management na pracovisku?
Ten chlap alebo dievča bol schopný robiť čokoľvek, čo chcel, kvôli správnemu riadeniu času.
Poznáte niekoho v práci, kto dokáže dokončiť všetky úlohy, ktoré sú mu zverené, a ešte mu zostáva čas venovať sa svojim koníčkom, užiť si obed s rodinou a priateľmi, cez víkend ísť stanovať a dokonca prevziať väčšiu zodpovednosť v kancelárii? Robíš, nie? Ak si myslíte, že ten váš kolega má Hermionin časomerač, mýlili by ste sa. Neexistuje nič také, ako sú Obracače času alebo stroje času (zatiaľ). Ten chlap alebo dievča bol schopný robiť čokoľvek, čo chcel, kvôli správnemu riadeniu času. Tento článok vám ukáže, ako sa to robí.
Metóda 1 z 2: Zoznamy úloh
- 1Prijmite pravdu: jeden deň znamená 24 hodín. To sa týka vás a kohokoľvek iného, s kým môžete pracovať. Dokonca aj váš šéf.
- 2Každý deň choďte do práce najmenej o pol hodinu skôr ako obvykle. Vezmite si list papiera a sadnite si niekam do ticha. Zhlboka sa nadýchnite a premýšľajte o všetkom, čo je potrebné urobiť.
- 3Pripravte si zoznam aktivít, ktoré musíte urobiť. Najprv nakreslite tabuľku s tromi stĺpcami- úlohy, dátum splatnosti a priorita. Z stĺpca úloh urobte najväčší.
- 4Zapíšte si úlohy, ktoré chcete dokončiť, tak ako vás napadnú. Zahrňte príslušný dátum splatnosti.
- 5Uprednostnite úlohy a označte ich 1, 2, 3 alebo A, B, C (vysoká, stredná, nízka priorita):
- Úlohy, ktoré sa majú dokončiť do jedného alebo dvoch dní, budú úlohami s vysokou prioritou. Na tieto úlohy by malo byť vyhradených viac času a mali by ste sa nimi najskôr zaoberať.
- Úlohy, ktoré sa majú dokončiť do 7 až 10 dní, by mali strednú prioritu.
- Úlohy, ktorých dokončenie trvá dva alebo viac týždňov, budú mať nízku prioritu.
- 6Keď dokončíte všetky vyššie uvedené kroky, všetko, čo musíte urobiť, je pustiť sa do práce a po dokončení začať kontrolovať položky.
- 7Každá úloha, ktorú v ten deň nedokončíte, sa prenesie do ďalšieho dňa a podobne. Udržiavanie sa v zozname úloh môže byť trochu ťažké, ak na to nie ste zvyknutí, ale budete sa toho držať jeden deň a bude to jednoduchšie.
Každá úloha, ktorú v ten deň nedokončíte, sa prenesie do ďalšieho dňa a podobne.
Metóda 2 z 2: naliehavá- dôležitá matica
- Túto metódu spopularizovali Stephen Covey, A. Roger a Rebecca R. Merrill vo svojej knihe „First Things First“.
- 1Zaobstarajte si malý zápisník. Posaďte sa na tiché miesto a premýšľajte o všetkom, čo musíte dokončiť.
- 2Napíšte všetko, čo musíte dokončiť. Označte ich „dôležitými“ alebo „naliehavými“ podľa nasledujúceho kritéria.
- Dôležité by boli tie úlohy, ktoré je potrebné splniť, aby ste dosiahli svoje ciele.
- Naliehavé by boli úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť.
- 3Rozhodnite sa, aká dôležitá je aktivita, a ohodnoťte ju na stupnici od 1 do 10; 10 je najdôležitejšie. Nemyslite na to, ako naliehavá je činnosť.
- 4Nakreslite maticu, ako je znázornené na obrázku, a označte kvadranty.
- 5Zapíšte si svoje úlohy do kvadrantov podľa nižšie uvedeného popisu.
- Dôležité činnosti- Ide o činnosti, ktoré majú vplyv na vaše ciele a nie sú naliehavé, to znamená, že máte dostatok času na ich dokončenie. Príkladom môže byť príprava mesačnej správy o vašej výkonnosti.
- Kritické činnosti- týkajú sa úloh, ktoré sú dôležité aj naliehavé. Napríklad: príprava zápisnice zo schôdze alebo príprava dennej správy o výkonnosti.
- Rozptýlenie- Sú to úlohy, ktoré nie sú dôležité ani naliehavé a ktorým by sa malo podľa možnosti vyhnúť. Napríklad sledovanie filmu, chatovanie s priateľmi atď.
- Prerušenia- Tieto činnosti sú naliehavé, ale nie dôležité a najčastejším zdrojom prerušenia by boli vaši kolegovia. Napr.: rýchle 5 -minútové stretnutie so šéfom, kolegom, ktorý vás požiada o objasnenie nejakého dokumentu atď. Ak je to možné, tieto činnosti by bolo možné presunúť na iný termín, kedy vám to bude vyhovovať.
- 6Položky začiarknite, keď ich dokončíte. Nič neodkladajte na neskôr. Ak teraz môžete niečo urobiť; urob to.
- 7Keď ste hotoví so všetkými kritickými a dôležitými úlohami; užite si rozptýlenie- počúvajte hudbu, čítajte si knihu alebo sa stretnite s kolegami pri vodnom chladiči.
Rozhodnite, aká dôležitá je aktivita, a ohodnoťte ju na stupnici od 1 do 10; 10 je najdôležitejších.
- Pilne sa držte zoznamu úloh. Cieľom je prinútiť vás sústrediť sa na úlohu, ktorú ste si zapísali.
- Zhodnoťte, koľko máte času za deň, teda koľko pracovných hodín. Napríklad: pracujete 9 hodín denne. Skráťte čas vyhradený na plánované schôdze (1 hodina), prestávky (1,5 hodiny), obed (1 hodinu), nepredvídateľné udalosti (1 hodinu) atď. Na splnenie svojich úloh máte približne 4,5 hodiny denne.
- Neodkladajte to. Úlohy, ktoré ste nesplnili, by ste mohli prenášať ďalší deň a ďalší a ďalší. To by však zmarilo celý účel. Posaďte sa a dokončite jednu úlohu naraz.
- Malý zošit alebo prázdny list papiera.
- Pero.
- Zvýrazňovač.
Prečítajte si tiež: Ako dosiahnuť svoje ciele v rámci 16-týždňovej výzvy?
Otázky a odpovede
- Som IT pracovník a chcem si manažovať čas. Čo mám robiť?Vytvorte si pre seba rozumný rozvrh a zostaňte motivovaní. Pomáha, keď máte všetko naplánované, aby ste vedeli, čo a kedy máte robiť.
- Blížim sa k skúškam, ako si spravujem čas?Najprv sa vyberte zo sociálnych médií. Ďalej si urobte rozvrh toho, čo sa máte kedy učiť. V neposlednom rade nemrhajte časom nakupovaním, hraním hier atď.
