Ako nájsť spôsoby, ako sa zlepšiť v odhadovanom čase úloh?
Tieto techniky a postupy vám pomôžu lepšie sa odhadnúť, ako dlho vám trvá, kým niečo urobíte.
Dobrý manažment času závisí od znalosti hodnoty každej minúty. Ak dokážete správne odhadnúť, ako dlho bude práca potrebná, váš plán bude fungovať hladko. Existuje niekoľko spôsobov, ako sa naučiť odhadovať čas.
Časť 1 z 2: Sledujte karty včas
- 1Noste hodinky neustále. Aby ste sa naučili odhadovať čas, musíte byť schopní pravidelne kontrolovať, koľko je hodín. Je to také ľahké. Noste preto hodinky. Stáva sa to praxou a postupne začnete myslieť na čas, keď sa vaša ruka otáča, keď ju opakovane kontrolujete.
- V prípade, že sú vo vašej miestnosti veľké nástenné hodiny, môžete ich odstrániť; keď však pôjdete von, hodinky si určite dajte znova. Byť schopný nahliadnuť do času, kedykoľvek potrebujete, je nevyhnutné.
- 2Nastavte celodenný poplašný systém, ktorý odkladá každých 10 minút. Ocenenie malých porcií času vám pomôže naučiť sa odhadovať obrovské kusy. Naozaj chápete, koľko toho dokážete stihnúť za 10 minút? Stephen M. Meade, zakladateľ a generálny riaditeľ Magazine Moments, zdieľa tento trik na LinkedIn: [cit]
- Vezmite si telefón, počítačový systém, program Outlook, kalendár a podobne a spustite alarm. Nastavte poplašný systém na odloženie na 10 minút pri každom vypnutí. Keď pracujete počas svojho dňa, všímajte si vždy, keď sa spustí poplašný systém. Včas sledujte, čo sa medzi jednotlivými výstrahami poplachového systému dosiahne. Desať minút môže byť pre váš pracovný postup príliš rušivých, takže neváhajte a pohrajte sa s tým. Ide o to, aby ste sa lepšie zorientovali v tom, koľko toho dokážete vykonať v krátkom čase.
V zásade je to ľahké sledovanie času pri projektoch alebo úlohách, ktoré vyžadujú 10 až 20 hodín práce. - 3Sledujte stanovené časové obdobie. Analytik prokrastinácie Timothy A. Pychyl navrhuje, aby ste si dopriali celý týždeň na sledovanie všetkých vašich aktivít, dokonca aj sprchovania alebo jedenia. V časopise Journal of the European Psychological Association uvádza, že ľudia majú tendenciu preceňovať, ako dlho je potrebné na dokončenie krátkych úloh, a ignorovať čas, ktorý dlhšie projekty určite budú trvať; inými slovami, plánovaná mylná predstava. [citácia potrebná]
Časť 2 z 2: Zostaňte motivovaní
- 1Sledujte svoj stav mysle, nielen výsledky. Viac vecí stihnete za 10 minút. keď máte skvelý deň. V dňoch, keď sa cítite ospalí alebo unavení, sa vaša účinnosť zníži. Vaše sledovanie času nebude presné, ak nezohľadníte, ako sa cítite. Daniel Gold, autor knihy Evernote: Neoficiálny sprievodca zachytením všetkého a dokončením vecí, navrhuje, aby ste si zapísali, ako ste strávili minúty, a zapisovali si, ako ste sa cítili. Buď úprimný. Niekedy môžete určiť, že sa cítite „ako v rolke“, čo je dobrým indikátorom toho, že zisťujete niečo o svojej produktivite. Rovnako tak máte pocit, že by ste si v skutočnosti najradšej zdriemli.
- Opäť to nemožno vykonať za jeden deň alebo viac. Budete musieť sledovať svoje výsledky a stav mysle počas dlhších období - minimálne týždeň, najlepšie mesiac. Hneď ako to urobíte, identifikujete vzorce, ktoré je možné použiť na zdokonalenie úsudku o čase.
Aby ste sa naučili odhadovať čas, musíte byť schopní pravidelne kontrolovať, koľko je hodín. - 2Vypočítajte si svoj fondánový pomer, aby ste mu poskytli priestor na dýchanie. Čas neočakávane nezačnete presne približovať. Zaberie to čas. Tréner osobného rozvoja Steve Pavlina odporúča vyvinúť medzipamäť vypočítaním toho, ako ďaleko ste od bežnej hranice. [cit] Hovorí sa tomu „fondánový pomer“. Cvičenie je nudné, ale z dlhodobého hľadiska vám určite pomôže. V zásade je to ľahké sledovanie času pri projektoch alebo úlohách, ktoré vyžadujú 10 až 20 hodín práce. Môžete použiť ktorúkoľvek z aplikácií na sledovanie času alebo akýkoľvek prístup, ktorý sa rozhodnete nahrať na pásku sami. Napíšte si teda zoznam úloh, ktoré máte, alebo rozdeľte obrovské zákazky na úlohy menšieho rozsahu a určte si, koľko času budete na každú potrebovať.
- 3Skontrolujte potrebný čas. Keď dokončíte úlohu, napíšte, koľko času vám to trvalo. Zahrňte skutočný čas a vydelte ho úplným približným časom, keď ste so všetkými úlohami hotoví. Ak odhadujete, že dokončenie konkrétneho zoznamu úloh bude určite trvať 12 hodín, bez ohľadu na to, či skutočne trvajú 15 hodín, potom bude váš pomer fondov 152 = 1,25. To znamená, že dokončenie úloh vám trvalo o 25% dlhšie, ako sa očakávalo.
- Povedzte, že typický fondánový pomer je asi 1,5. To naznačuje, že kedykoľvek urobíte citát mimo manžety, ako dlho bude určitá úloha určite trvať, ste v priemere príliš optimistickí; úloha bude trvať asi o 50% dlhšie, ako ste pôvodne odhadovali.
- Keď vás niekto požiada o termín, tento pomer fondov je presne to, čo musíte uviesť. Zvážte, koľko času vám na to bude trvať, a vynásobte to svojim fondánovým pomerom. To je množstvo času, ktoré žiadate o termín. Ak sa vám to zdá ako príliš veľa problémov, môžete sa spoľahnúť na jednoduchší „Scotty Concept“, ktorý spravidla odhaduje čas, pridáva k tomu 25% až 50% a venuje sa dlhšiemu času. V skutočnosti existuje veľa spôsobov, ako predĺžiť termíny.
Napíšte si teda zoznam úloh, ktoré máte, alebo rozdeľte obrovské zákazky na úlohy menšieho rozsahu a určte si, koľko času budete na každú potrebovať.
- Tieto techniky a postupy vám pomôžu lepšie odhadnúť, ako dlho vám trvá, kým niečo urobíte. Nikdy nebudete vždy stopercentne presní, ale urobte to dostatočne často a získate zástupcu za to, že ste presní, a to je zásadná vlastnosť úspechu. [citácia potrebná]
Prečítajte si tiež: Ako oceniť zakázané knihy?
