Ako si vytvoriť rutinu, aby ste prestali strácať čas?
Je to užitočné, ak máte tendenciu mať každý deň rovnakú rutinu alebo podobný zoznam úloh.
Možno ste študent s úplnou záťažou kurzu, ktorý sa snaží byť lepší v riadení času, alebo ste zamestnávateľ, ktorý sa snaží prinútiť vašich zamestnancov, aby prestali strácať čas. Bez ohľadu na to, akú úlohu plníte, pravdepodobne sa zameriavate na to, ako si môžete vytvoriť denný režim, ktorý vám umožní prestať strácať čas a naplno si užiť deň. Užitočné môžu byť organizačné stratégie, ako sú zoznamy a plány, a tiež podniknúť kroky na odstránenie akýchkoľvek rušivých vplyvov, ktoré jedia drahocenný čas.
Metóda 1 z 3: použitie zoznamu
- 1Vytvorte si zoznam svojich úloh na daný deň. Začnite tým, že si sadnete s papierom a perom. Zamyslite sa nad úlohami, ktoré sa chystáte splniť v ten deň, alebo nad svojimi záväzkami na ten deň a všetky si zapíšte. Môže to byť zoznam ako: „Potraviny, práčovňa, upratovanie, domáca úloha“ alebo „Správy o stave klientov, e -maily, schôdza odbavenia, papierovanie“.
- Pridajte do zoznamu toľko úloh, na koľko si spomeniete, od menších úloh po väčšie úlohy. Mali by ste sa snažiť myslieť na každý záväzok alebo úlohu v daný deň, aby ste si boli istí, že ho zaradíte do svojho zoznamu priorít.
- 2Usporiadajte úlohy od najvyššej priority po najnižšiu. Jeden zo spôsobov, ako pracovať inteligentnejšie, je zamerať sa najskôr na najvyššiu prioritu a potom sa v zozname presunúť na položky s najnižšou prioritou. Hovorí sa tomu pravidlo 80/20, kde by činnosti, ktoré vedú k najväčšiemu prospechu, mali spotrebovať 80% času. Činnosti, ktoré vedú k najmenšiemu prospechu, by mali spotrebovať 20% vášho času.
- Prejdite si zoznam a očíslujte každú úlohu od najvyššej po najnižšiu prioritu. Potom by ste ich mali premiestniť, aby boli zoradené od najvyššej po najnižšiu, pokiaľ ide o prioritu a prínos.
- 3Zoskupte súvisiace úlohy. Akonáhle budete mať očíslovaný alebo usporiadaný zoznam priorít, mali by ste začať zoskupovať menšie úlohy a vytvoriť jeden proces. Môžete napríklad zoskupiť úlohy, ako je odpovedanie na e-maily a telefonovanie klientom, do jedného hodinového procesu s názvom „komunikácia s klientom“. Potom môžete každú úlohu v stanovenom časovom rámci spracovať hladko a jednoducho.
- Mali by ste sa to pokúsiť urobiť pri všetkých svojich úlohách, aby ste nemuseli prechádzať na rôzne procesy a strácať čas tým, že prídete na to, ktorú úlohu máte splniť ďalej. Zoskupenie súvisiacich úloh vám pomôže zlepšiť si časový manažment a znížiť úroveň stresu, keď sa dostanete do zoznamu priorít.
Ako môžem zastaviť plytvanie časom na internete? - 4Na každú úlohu si dajte menej času. Podľa Parkinsonovho zákona skrátenie času potrebného na dokončenie úlohy skráti čas, ktorý potrebujete na jeho splnenie. Skôr než nadbytočný rozpočet, obmedzte čas, ktorý pre každú úlohu zablokujete, aby ste boli nútení to zvládnuť rýchlejšie. Môžete to urobiť pomaly tak, že postupom času skrátite čas, ktorý na každú úlohu vyhradíte, kým sa nedostanete na sladké miesto, kde sa necítite uponáhľaní, ale tiež nebudete mať dostatok času na odkladanie alebo plytvanie časom.
- Po určitom bode si vytvoríte dobrý pocit z riadenia času, najmä ak ste nútení stráviť každou úlohou len obmedzený čas. Je to užitočné, ak máte tendenciu mať každý deň rovnakú rutinu alebo podobný zoznam úloh.
- 5Akonáhle je zoznam kompletný, odmeňte sa. Akonáhle si zaškrtnete každú úlohu vo svojom zozname, zvyčajne na konci pracovného dňa, mali by ste si dať malú odmenu. Mohla by to byť príjemná večera, pohár vína alebo voľný čas na niečo zábavné a relaxačné. Odmeňovanie vám zaistí motiváciu každý deň dokončiť všetky svoje úlohy.
- Môžete si tiež určiť, aká bude vaša odmena pred začiatkom dňa, aby ste odmenu mohli použiť ako motiváciu na dokončenie svojich úloh. Povedzme napríklad, že sa musíte učiť na test a naplánovať si večeru s priateľmi. Použite svoje plány večere ako dôvod na pokračovanie v štúdiu a dokončení úlohy počas dňa, aby ste nemuseli prísť o večeru.
Metóda 2 z 3: pomocou plánu
- 1Zablokujte rozvrh na každú hodinu svojho dňa. Vytiahnite kúsok papiera alebo pomocou nástroja na kalendár v počítači vytvorte automaty na každú hodinu vášho pracovného dňa alebo hodiny dňa, keď ste hore. To môže byť od deviatej do piatej alebo od desať do sedem. Aj keď nemusíte vyplňovať každé časové obdobie až do minúty, môže byť užitočné ubezpečiť sa, že vo vašom rozvrhu je zahrnutá každá hodina vášho dňa.
- Začnite plniť každú hodinu dňa svojimi požadovanými úlohami pre daný deň. Najprv môžete začať s najdôležitejšími úlohami a prepracovať sa k tým najmenej dôležitým úlohám. Rovnako tak, ak sa považujete za ranného človeka, môžete sa rozhodnúť zložiť komplikovanejšie úlohy skôr v priebehu dňa, ale ak viete, že po obede vás zvyčajne chytí druhý dych, môžete komplikované úlohy zadávať neskôr v priebehu dňa. Pokúste sa prispôsobiť svoj rozvrh tak, aby vyhovoval vašim potrebám a pracovným návykom, pretože to vás pri použití rozvrhu pripraví na úspech.
- Možno budete chcieť vytvoriť šablónu pre svoj plán na tabuli alebo v nástroji kalendára, aby ste ho mohli aktualizovať každý deň podľa svojho plánu na daný deň.
- 2Doprajte si desaťminútovú prestávku každú hodinu až dve hodiny. Môže byť náročné sústrediť sa na jednu úlohu alebo skupinu úloh dlhšie ako jednu až dve hodiny. Uistite sa, že si naplánujete desaťminútovú prestávku každú hodinu alebo každé dve hodiny, aby ste sa necítili prepracovaní alebo vystresovaní. Počas mini prestávky by ste mali vstať a poprechádzať sa po kancelárii alebo sa porozprávať so spolupracovníkom v miestnosti na oddych. Môžete si ísť dať kávu alebo sa rýchlo prejsť von. Prestávku sa snažte dodržať maximálne 10 minút, aby váš rozvrh nebol zahodený.
- Môžete si tiež vziať 10 dlhých, pomalých hlbokých nádychov na vrchole každej hodiny, aby ste si prečistili myseľ a prestali. To vám môže pomôcť získať určitý uhol pohľadu na úlohu, ktorú robíte alebo chystáte urobiť, a zaistiť, aby ste sa kontrolovali sami sebou napriek vášmu náročnému pracovnému dňu.
Bez ohľadu na to, akú úlohu plníte, pravdepodobne sa zameriavate na to, ako si môžete vytvoriť denný režim, ktorý vám umožní prestať strácať čas a naplno si užiť deň. - 3Skúste vykonať každú úlohu správne, prvýkrát. Namiesto toho, aby ste sa pokúšali uponáhľať svoj rozvrh a rýchlo riešiť každú položku, urobte si čas na to, aby ste každú úlohu urobili správne, prvýkrát. Ponáhľanie sa cez e -maily môže viesť k predĺženej výmene e -mailov, najmä ak klientovi odosielate kryptické alebo mätúce e -maily. Spomaľte a urobte si čas na napísanie jasných e -mailov alebo si poriadne prečítajte poznámky zo školy. Správne vykonanie úlohy na prvýkrát vám môže z dlhodobého hľadiska ušetriť veľa strateného času.
- 4Požiadajte priateľa alebo spolupracovníka, aby sa s vami prihlásili, aby ste zostali na ceste. Niekedy potrebujeme podporu ostatných, aby sme sa mohli sústrediť na úlohy, ktoré máme pred sebou. Požiadajte blízkeho priateľa, rodiča, súrodenca alebo spolupracovníka, aby sa k vám každých pár hodín prihlásili, aby sa ubezpečili, že dodržujete svoj rozvrh.
- Môžu vám priniesť šálku kávy alebo si pomôcť priateľským slovom, aby ste sa chvíľu zasmiali alebo usmiali a potom sa vrátili k svojim každodenným úlohám. Aj keď ste zaneprázdnení, malá chvíľa s priateľom vám môže zdvihnúť náladu a viesť k lepšiemu riadeniu času.
Metóda 3 z 3: odstránenie rušenia
- 1Vyvarujte sa náhodnej kontroly svojich e-mailov. Náhodné kontroly e-mailom môžu vytvoriť vzorec „štart-stop-štart“ vášho pracovného dňa a viesť k plytvaniu časom. Vyhnite sa neustálemu otváraniu e -mailov po celý deň, najmä ak sa máte zameriavať na inú úlohu. Na kontrolu e-mailov si naplánujte v troch časových intervaloch: skoro ráno, po obede a popoludní. Zaistíte tak, že vás nebude rušiť nepretržitý prúd e -mailov počas celého dňa a že budete mať čas vyhradený na adresovanie vašich e -mailov.
- Ten istý princíp je možné použiť aj na iné komunikačné prostriedky, ako napríklad hlasovú schránku, textové správy alebo telefónne hovory. Snažte sa byť stále k dispozícii, pokiaľ nečakáte dôležitú textovú správu alebo telefonát. Obmedzí sa tým prerušenie pracovného postupu a pomôže vám to dodržať plán.
- 2Stíšte telefón a vypnite internet. Ak je to možné, vyberte si aspoň jednu hodinu pracovného dňa, kedy stíšite telefón a vypnete internetové pripojenie. To vám potom umožní sústrediť sa na prácu, ktorú je potrebné vykonávať úplne koncentrovane a bez rušivých vplyvov z telefónu alebo z internetu.
- Vymanenie sa z týchto jednoduchých rušivých elementov môže byť užitočné aj pri písaní písomky do školy alebo dlhej správy. Ak nechcete, aby bol váš telefón v tichu, nebudete mať výhovorku, aby ste ho každých päť minút kontrolovali alebo aby ste sa nechali nasávať rolovaním v sociálnych sieťach.
Hneď ako si vytvoríte pracovný zoznam alebo pracovný rozvrh a nasadíte ochranné mechanizmy, ktoré eliminujú rušivé vplyvy, čerpajte silu vôle a sústreďte sa na dodržiavanie rutiny. - 3Dajte ostatným okolo seba vedieť, že by ste nemali byť rušení. Snažte sa nepodporovať ostatných, aby vás rozptyľovali alebo rozptyľujte ostatných tým, že dáte všetkým naokolo vedieť, že pracujete. Môže sa to stať zatvorením dverí alebo vyvesením rušného znamenia. Môžete tiež odoslať e -mail v kancelárii, aby ste všetkým pripomenuli, že určité časové obdobie je tichým pracovným časom v kancelárii.
- 4Pokúste sa nevybočiť zo svojej rutiny. Hneď ako si vytvoríte pracovný zoznam alebo pracovný rozvrh a nasadíte ochranné mechanizmy, ktoré eliminujú rušivé vplyvy, čerpajte silu vôle a sústreďte sa na dodržiavanie rutiny. Väčšina ľudí vie rozpoznať rozdiel medzi dobre využitým a premrhaným časom, a preto sa snažte zabrániť tomu, aby ste sa dostali do pasce, ktorá plytvá časom. Posuňte sa na svoj rozvrh a na konci dňa si budete môcť vychutnať pocit úspechu a dobre strávený čas.
Prečítajte si tiež: Ako napísať gól?
Otázky a odpovede
- Ako môžem zastaviť plytvanie časom na internete?Popremýšľajte o niečom produktívnom, čo by ste mohli robiť - mohli by ste si robiť domáce úlohy, robiť domáce práce alebo dokonca len pomáhať ľuďom s tým, čo robia! Ak by ste niečo z toho urobili, mohli by ste uvoľniť nejakú energiu - nakresliť, vyfarbiť alebo niečo vyrobiť, ak sa cítite umelecky, alebo ísť dobrodružne alebo cvičiť, ak vás to zaujíma.
Komentáre (1)
- Páčila sa mi sekcia Používanie zoznamu. Jednoducho mi dávalo zmysel robiť to takto. Ďakujem za skvelé rady. Teraz som taký produktívny.
