Ako napísať príručku pre zamestnancov?
Môžete si vytvoriť príručku pre zamestnancov, ktorá bude obsahovať pokyny a pravidlá týkajúce sa odmeňovania, zamestnaneckých výhod a štandardu správania vašej spoločnosti.
Príručka pre zamestnancov, nazývaná tiež príručka, popisuje zásady, postupy a hlavné zásady spoločnosti. Účelom tejto príručky je zaistiť, aby zamestnanci úplne a jasne rozumeli zásadám spoločnosti, ktoré ovplyvňujú ich prácu, odmeny a výhody. Je dôležité, aby každá firma mala komplexnú príručku pre zamestnancov, aby sa vyhla akýmkoľvek právnym záležitostiam, ktoré môžu nastať, a aby podporovala svojich zamestnancov. Môžete si vytvoriť príručku pre zamestnancov, ktorá bude obsahovať pokyny a pravidlá týkajúce sa odmeňovania, zamestnaneckých výhod a štandardu správania vašej spoločnosti. Mali by ste prediskutovať aj zásady spoločnosti týkajúce sa bezpečnosti a ochrany všetkých zamestnancov. V príručke používajte dostupný tón a jasný jazyk, aby ich vaši zamestnanci mohli ľahko nasledovať.
Časť 1 z 5: vytvorenie úvodnej časti
- 1Začnite všeobecným úvodným odsekom. Príručka pre zamestnancov by mala obsahovať všeobecný úvodný odsek, ktorý popisuje účel tejto príručky. Mali by ste zamestnanca privítať v spoločnosti a prediskutovať jeho cieľ byť odmeňovaním za prácu pre zamestnancov. Mali by ste tiež zopakovať dôležitosť vzťahu zamestnávateľ/zamestnanec.
- Môžete napríklad uviesť: „My v [Company Name] sme si istí, že nájdete našu spoločnosť ako dynamické a pútavé miesto na prácu, a tešíme sa na váš príspevok k nášmu ďalšiemu úspechu. Považujeme našich zamestnancov za našich najdôležitejších. cenný zdroj. Táto príručka bude slúžiť ako sprievodca vzťahom medzi zamestnávateľom a zamestnancom.“
- 2Zahrňte odmietnutie zodpovednosti, že príručka nie je zákonnou zmluvou. Tiež by ste sa mali uistiť, že úvod k príručke obsahuje vyhlásenie, že táto príručka nie je zákonnou a záväznou zmluvou medzi zamestnávateľom a zamestnancom. Pomôže to predchádzať súdnym sporom a ochráni vašu spoločnosť v prípade právneho problému v budúcnosti.
- Môžete napríklad uviesť: "Táto príručka obsahuje iba všeobecné informácie a usmernenia. Nie je to záväzná právna zmluva a nekoná ako zmluvné právo zostať v zamestnaní spoločnosti."
- 3Upozorňujeme, že zamestnanca je možné prepustiť podľa uváženia spoločnosti. Toto je ďalšie dôležité vylúčenie zodpovednosti, ktoré by malo byť zahrnuté v príručke pre zamestnancov. Mali by ste sa uistiť, že uvádzate, že vaša spoločnosť nie je povinná udržať zamestnancov, a vziať na vedomie, že zamestnanca je možné prepustiť podľa uváženia spoločnosti. Tým sa zabezpečí, že zamestnanci nebudú príručku považovať za zmluvu alebo ju nebudú môcť používať na súde.
- Môžete napríklad uviesť: "Váš pracovný pomer môže byť ukončený kedykoľvek s uvedením dôvodu alebo bez uvedenia dôvodu a bez predchádzajúceho oznámenia spoločnosti. Môžete tiež kedykoľvek podať výpoveď."
- 4Majte stránku s potvrdením pre zamestnanca. Mali by ste tiež zahrnúť stránku s potvrdením, ktorú musí zamestnanec potvrdiť a podpísať. To zaistí, že zamestnanec súhlasí s podmienkami príručky, a bude znamenať, že zamestnanec porozumie zásadám uvedeným v príručke.
- Ukážky potvrdzujúcej stránky pre zamestnancov nájdete na webovej stránke Spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov a webovej stránke Národnej federácie nezávislých spoločností.
Príručka pre zamestnancov by mala obsahovať všeobecný úvodný odsek, ktorý popisuje účel tejto príručky.
Časť 2 z 5: riešenie zamestnaneckých výhod a náhrad
- 1Pozrite sa na svoje štátne požiadavky na príručky pre zamestnancov. Väčšina federálnych a štátnych riadiacich orgánov požaduje, aby spoločnosti poskytovali v zamestnaneckej príručke jasnú a podrobnú mzdovú politiku. Každý štát má iné pracovné zákony a vyžaduje, aby ste do príručky zahrnuli rôzne informácie o mzdách zamestnancov. Oboznámte sa so zákonmi svojho štátu, aby ste sa uistili, že spĺňate všetky požiadavky.
- Možno budete musieť skontrolovať federálne zákony pre zamestnávateľov prostredníctvom amerického ministerstva práce webové stránky, alebo použiteľné Department vo vašej krajine internetových stránok práce. Pred načrtnutím akýchkoľvek zásad alebo očakávaní sa uistite, že máte jasno v požiadavkách na príručku vašej spoločnosti.
- 2Načrtnite mzdovú politiku. Príručka vášho zamestnanca by si mala všímať vaše zákonné povinnosti týkajúce sa rozvrhov miezd a platieb za nadčasy. Vaši zamestnanci by mali vedieť, ako často dostávajú výplaty, ako aj to, či dostávajú peniaze za prácu nadčas. Mali by ste načrtnúť predpokladaný pracovný čas svojich zamestnancov v závislosti od toho, či pracujú na plný alebo čiastočný úväzok.
- Zahrňte popisy zamestnancov oslobodených a oslobodených od dane. Oslobodení zamestnanci sú zvyčajne manažmentom vyššej úrovne a sú vyňatí zo zákonov upravujúcich minimálnu mzdu, nadčasy a iné mzdové postupy.
- Váš popis by mal obsahovať definíciu nadčasov. Napríklad práca dlhšia ako 9 hodín denne, 40 hodín týždenne, sviatky atď. Nezabudnite, že čas na cestu alebo prípravný čas na prácu je kompenzovaný.
- Mali by ste tiež vziať na vedomie zásady vašej spoločnosti týkajúce sa prestávky na kávu a obedných prestávok, napríklad to, ako dlho majú každý zamestnanci tieto prestávky k dispozícii. To zaistí, že vaši zamestnanci budú vedieť, čo môžu očakávať v súvislosti s riadením svojho času.
- 3Diskutujte o kompenzácii pracovníka. V zamestnaneckej príručke by ste mali prediskutovať aj kompenzačné balíčky, ktoré vaša spoločnosť ponúka svojim zamestnancom. To môže zahŕňať bonusy, možnosti akcií a zvýšenie platu v priebehu času. Uistite sa, že ponúkate kompenzačné balíčky, ktoré sú pre spoločnosť realistické a dostupné, pretože v budúcnosti budete musieť tieto záväzky splniť.
- 4Zahrňte zamestnanecké výhody. Štátne alebo federálne zákony môžu od vašej spoločnosti vyžadovať, aby ponúkala zamestnanecké výhody, ako sú zdravotné výhody, zubné výhody a životné poistenie. Tieto zamestnanecké výhody by mali byť stručne popísané v príručke. Nemali by ste zachádzať do konkrétnych podrobností, pretože vaše zásady výhod sa môžu zmeniť a vy nechcete do príručky vkladať zastarané alebo nesprávne informácie.
- Uistite sa, že by ste mali spomenúť, kto má nárok na výhody, ako sú zamestnanci na plný úväzok, zamestnanci na čiastočný úväzok a ich rodiny a manželia. Mali by ste tiež vysvetliť kritériá pre zápis výhod a kedy môžete dávky zmeniť, napríklad v prípade manželstva alebo narodenia dieťaťa.
- Váš sprievodca výhodami by mal obsahovať aj podrobnosti o každom penzijnom alebo sporiacom pláne sponzorovanom spoločnosťou. Uistite sa, že zahrniete všetky relevantné pravidlá, ako napríklad obdobia zhody príspevkov alebo obdobia nároku.
- 5Popíšte zásady preplácania zamestnancov. V prípade spoločností, v ktorých sa od zamestnancov vyžaduje, aby používali svoj osobný majetok alebo cestovanie na obchodné účely, budete musieť vypracovať zásady prípadnej náhrady týchto výdavkov spoločnosťou. Ujasnite si, za ktoré výdavky je spoločnosť a za ktoré zamestnanec. Načrtnite proces získavania súhlasu s náhradou a uvádzania výdavkov.
- 6Všimnite si zásady dovolenky spoločnosti. Podľa federálnych zákonov musíte mať zavedené zásady dovolenky. Musíte mať rodinnú zdravotnú dovolenku, ktorá poskytne zamestnancom neplatené voľno až na 12 týždňov pri narodení alebo starostlivosti o dieťa, pri starostlivosti o najbližšieho člena rodiny s vážnym zdravotným stavom alebo v prípade, že sa u zamestnanca vyvinie vážny zdravotný stav. Mali by ste sa pozrieť do politík svojho štátu, pokiaľ ide o neplatenú rodinnú dovolenku.
- Mali by ste tiež vysvetliť zásady spoločnosti týkajúce sa dovolenky, napríklad to, koľko dovolenkového času ročne dostanú zamestnanci v rámci svojho zamestnania. Mali by ste načrtnúť čas, ktorý je potrebný na smrť člena rodiny a na práceneschopnosť.
- Uistite sa, že prediskutujete zásady dovolenky vašej spoločnosti vrátane toho, ako sa získava čas dovolenky a ako požiadať o voľno. Mali by ste zahrnúť zoznam sviatkov, ktoré spoločnosť dodržiava, s jasnými podrobnosťami o tom, kedy spoločnosť zatvorí alebo zostane otvorená počas sviatkov.
To zaistí, že zamestnanec súhlasí s podmienkami príručky, a bude znamenať, že zamestnanec porozumie zásadám uvedeným v príručke.
Časť 3 z 5: načrtnutie štandardu správania spoločnosti
- 1Uveďte všeobecné očakávania spoločnosti od zamestnancov. Príručka pre zamestnancov by mala načrtnúť hodnoty a očakávania, ktoré by ste chceli od svojich zamestnancov vidieť. Mali by ste prediskutovať, ako by ste chceli, aby sa zamestnanci správali a komunikovali na pracovisku. Mali by ste tiež poznamenať kontaktnú osobu, s ktorou sa môžu zamestnanci porozprávať v prípade akýchkoľvek otázok alebo vysvetlení.
- Pri diskusii o očakávaniach zamestnancov by ste mali zachovať aj pozitívny a povzbudzujúci prístup. Vďaka tomu budú vaši zamestnanci zapojení do tejto príručky a bude sa pre nich cítiť prístupná.
- Môžete napríklad poznamenať: „Očakávame, že naši zamestnanci budú dodržiavať vysoký štandard profesionálneho správania a bezúhonnosti. Ako zamestnanec by ste mali byť rešpektujúci a zdvorilí voči pocitom a potrebám ostatných. Jedinci, ktorí sa správajú nevhodne alebo neprofesionálne, môžu byť podlieha disciplinárnemu konaniu.“
- 2Diskutujte o obliekaní na pracovisku. Ak má vaše pracovisko špecifický dress code, mali by ste ho zahrnúť do príručky pre zamestnancov. Uistite sa, že máte jasno v požiadavkách na dress code a špecifikujte očakávania spoločnosti, pokiaľ ide o to, ako by sa zamestnanci mali javiť na pracovisku.
- Ak má vaša spoločnosť napríklad kancelárske prostredie, môžete mať oblečený obchodný štýl. Môžete si všimnúť, že všetci zamestnanci sú povinní dodržiavať obchodný neformálny odev a musia vyzerať dobre upravení.
- Ukážte vizuálny príklad prijateľného oblečenia a starostlivosti, pretože nápady sa môžu líšiť v závislosti od sociálnych skupín a generácií.
- Zahrňte konkrétne predpisy o bradách, viditeľnom tetovaní a pokrývkach hlavy, ktoré môžu byť náboženské.
- Ak sú vaši zamestnanci napríklad často v teréne a pracujú na stavbách, môžete od svojich zamestnancov požadovať, aby vždy nosili ochranné prostriedky alebo odev. Tieto požiadavky by ste mali načrtnúť v príručke, aby si zamestnanci boli vedomí toho, ako by sa mali v teréne každý deň objavovať.
- 3Zahrnúť rovnakú politiku zamestnanosti a nediskriminácie. Podľa zákona mnohé štáty vyžadujú, aby firmy mali v zamestnaneckej príručke jasne uvedenú politiku rovnakého zamestnávania a nediskriminácie. Musíte jasne uviesť, že vaša spoločnosť zakazuje diskrimináciu na pracovisku.
- Mali by ste tiež prediskutovať zákon o Európanoch so zdravotným postihnutím (ADA), ktorý špecifikuje antidiskrimináciu osôb so zdravotným postihnutím. Viac informácií o ADA nájdete na webovej stránke Európania so zdravotným postihnutím.
- 4Majte zásady proti obťažovaniu a sťažnostiam. Vaša spoločnosť by mala mať aj politiku proti obťažovaniu, ktorá jasne uvádza, že na pracovisku nie je tolerované žiadne obťažovanie za žiadnych okolností. Federálne alebo štátne zákony často vyžadujú, aby tieto zásady platili pre vašich zamestnancov.
- Mali by ste mať zavedený proces podávania sťažnosti na obťažovanie, aby zamestnanci vedeli, ako sťažnosť podať a s kým sa o probléme porozprávať. Môžete mať zástupcu pre ľudské zdroje, ktorý je zodpovedný za riešenie akýchkoľvek sťažností na obťažovanie na pracovisku.
- 5Zahrnúť zásady digitálneho správania a používania. Mali by ste sa tiež uistiť, že vaša príručka pre zamestnancov obsahuje zásady, ako vhodne používať firemné počítače a softvér v kancelárii a mimo kancelárie. Toto je obzvlášť dôležité, ak sa väčšina zamestnaneckej práce vykonáva na firemných počítačoch.
- Uistite sa, že načrtnete, ako môžu zamestnanci zabezpečiť svoje elektronické informácie a chrániť akékoľvek heslá alebo informácie o spoločnosti na svojich počítačoch. Mali by ste tiež vziať na vedomie všetky bezpečnostné opatrenia, ktoré máte zavedené na ochranu súkromia svojich zamestnancov online a informácií o vašej firme.
- Mali by ste tiež mať pokyny ohľadne vhodného používania počítača a toho, na aké stránky môžu a nemajú zamestnanci prístup. Mali by ste sa uistiť, že zamestnanci majú jasno v tom, na ktoré stránky je možné použiť sieť spoločnosti, na prístup a uvedomiť si dôležitosť utajenia informácií o spoločnosti pri komunikácii prostredníctvom e -mailu.
- Všimnite si všetky kroky zabezpečenia, ktoré je možné považovať za narušenie súkromia zamestnancov, a vysvetlite, prečo sú nevyhnutné pre zabezpečenie spoločnosti.
- 6Diskutujte o procese kontroly výkonnosti zamestnancov. Mali by ste tiež zahrnúť podrobnosti o tom, ako budú vaši zamestnanci preverení z hľadiska ich výkonu na pracovisku. Metriku kontroly výkonnosti môžete vložiť do príručky alebo môžete zahrnúť všeobecné pokyny o tom, ako a kedy sa kontroly výkonnosti budú vykonávať u vašich zamestnancov.
- Môžete si napríklad všimnúť, že zamestnanci dostávajú ročné recenzie a že pozitívne recenzie zvyčajne vedú k zvýšeniu platu alebo bonusu. Môžete tiež prediskutovať disciplinárne opatrenia, ktoré môžu nastať, ak zamestnanec nedostane pozitívne hodnotenie výkonu, ako napríklad skúšobná doba pre zamestnanca, po ktorom nasleduje druhé preskúmanie výkonu alebo ukončenie pracovného pomeru.
- Všimnite si predovšetkým akékoľvek správanie, ktoré môže mať za následok okamžité prepustenie, ako napríklad užívanie drog a alkoholu, krádež, obťažovanie, násilie alebo iné závažné trestné činy.
Mali by ste sa tiež uistiť, že vaša príručka pre zamestnancov obsahuje zásady, ako vhodne používať firemné počítače a softvér v kancelárii a mimo kancelárie.
Časť 4 z 5: Diskusia o bezpečnosti a zabezpečení
- 1Popíšte bezpečnostné opatrenia na mieste. Vaši zamestnanci by mali byť oboznámení so všetkými bezpečnostnými opatreniami vo vašich priestoroch, vrátane bezpečnostných kamier, detektorov a strážcov. Zahrňte všetky prevádzkové postupy potrebné na zabezpečenie zabezpečenia. Popíšte všetky zakázané oblasti alebo oblasti s obmedzeným prístupom spolu s jasným popisom toho, kto do nich má alebo nemá vstup. Pre lepšiu prehľadnosť možno budete chcieť zahrnúť mapu zobrazujúcu tieto oblasti.
- 2Všimnite si, či spoločnosť dodržiava zákony o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci. Môže sa od vás vyžadovať, aby ste dodržiavali zákony o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci vo svojom štáte a tieto zákony by ste mali spomenúť vo svojej príručke pre zamestnancov. Mali by ste si uvedomiť, že všetci zamestnanci musia manažmentu hlásiť všetky nehody, zranenia, potenciálne bezpečnostné riziká a všetky problémy súvisiace s bezpečnosťou.
- Mali by ste tiež zaviesť bezpečnostné zásady týkajúce sa zlého počasia alebo nebezpečných pracovných podmienok. Toto je obzvlášť dôležité, ak vaši zamestnanci často pracujú v teréne alebo mimo pracoviska.
- 3Načrtnite zásady hlásenia incidentov. Mali by ste tiež zahrnúť postup hlásenia incidentov na pracovisku, ako napríklad zranenie pri práci alebo lúpež. Vaši zamestnanci by mali vedieť, ako môžu incident nahlásiť a s kým môžu v prípade incidentu hovoriť.
- V príručke pre zamestnancov môžete mať podrobný postup hlásenia incidentov alebo ho môžete ponechať všeobecnejšie. Ak si myslíte, že sa proces nahlasovania môže v budúcnosti zmeniť, môžete sa rozhodnúť pre všeobecnejšiu diskusiu.
- 4Prediskutujte plán akcie v prípade núdze. Mali by ste tiež zahrnúť jasný plán činnosti v prípade núdzovej situácie, ako je požiar na pracovisku alebo prírodná katastrofa, ako sú záplavy alebo nepriaznivé počasie. Mali by ste mať plán odchodu, podľa ktorého by sa zamestnanci riadili mapou v príručke a prediskutovali bezpečnostné oblasti alebo body mimo budovy.
Príručka vášho zamestnanca je zásadným dokumentom, ktorý by vaši zamestnanci mohli neskôr použiť v súdnom spore.
Časť 5 z 5: používanie vhodného tónu a jazyka
- 1Udržujte konverzačný tón. Príručka pre zamestnancov by mala byť dostupná a ľahko čitateľná pre každého zamestnanca tónom, ktorý je skôr konverzačný než formálny alebo strnulý. Pokúste sa osloviť každého zamestnanca pomocou prístupného a jasného tónu.
- Môžete to urobiť tak, že si predstavíte príručku ako rozhovor so zamestnancom ako zamestnávateľom. Keď sa rozprávate so svojim zamestnancom, mali by ste používať jasný a priateľský tón a vyhýbať sa formálnym alebo tvrdým jazykom.
- 2Vyhnite sa žargónu alebo zložitému jazyku. Pracovné zákony môžu byť zložité, ale to neznamená, že by mala byť vaša príručka pre zamestnancov preplnená slovom alebo žargónom. Namiesto toho siahnite po jasnom jazyku a zjednodušených výrazoch. Málo zrozumiteľné právne termíny nemusia vašu spoločnosť vo finále právne chrániť a odcudzia iba zamestnancov, ktorí čítajú príručku.
- Mali by ste sa vyhnúť používaniu formálnych výrazov ako „manažment“ alebo „autorita“. Namiesto toho použite „my“ alebo „zamestnávateľ“, aby sa zamestnanec necítil preťažený. Chcete, aby tón znel ležérne, pretože vaši zamestnanci si pravdepodobne prečítajú príručku v plnom rozsahu, ak sa zdá priateľská a pútavá.
- 3Držte sa dosiahnuteľných pravidiel a pokynov. Vyhnite sa uvádzaniu návodov, ktoré sú príliš náročné alebo nerozumné, v príručke. Chcete, aby príručka slúžila ako užitočná príručka pre vašich zamestnancov, a nechcete vytvárať pravidlá, ktoré je ťažké alebo nemožné dosiahnuť.
- Tiež by ste sa mali snažiť, aby bola príručka krátka a príjemná a mala dostatok informácií, ktoré by splnili požiadavky štátu na príručky pre zamestnancov. Nechcete svojich zamestnancov zahltiť informáciami alebo prísnymi pravidlami, ktoré je ťažké dodržať.
- 4Pred použitím príručky si prečítajte jej právnik. Príručka vášho zamestnanca je zásadným dokumentom, ktorý by vaši zamestnanci mohli neskôr použiť v súdnom spore. Príručku by ste mali nechať preskúmať právnikom alebo právnou kontrolou, aby ste sa uistili, že je vaše znenie jasné a že v budúcnosti nezodpovedáte za žiadne právne problémy. Hneď ako bude odstránený právnou kontrolou, bude pripravený na distribúciu novým a súčasným zamestnancom vo vašej spoločnosti.
Prečítajte si tiež: Ako získať úprimnú spätnú väzbu od svojich zamestnancov?
Komentáre (1)
- Ďakujem za tento skvelý článok! V zásade mám tento projekt, kde musím vytvoriť príručku zamestnanca pre moju triedu 11 triedy Business. Najprv som netušil, ako ho napísať, a teraz si myslím, že vďaka tomuto článku môžem napísať celkom dobrú príručku.
