Ako naplánovať ústup zamestnancov?

Rozhodnite sa o dĺžke ústupu. Ako dlho sa budete liečiť, bude závisieť od niekoľkých faktorov. Jednou z nich bude samozrejme to, koľko peňazí máte na financovanie ústupu. Avšak počet pracovných dní, ktorých sa chcete vzdať, bude tiež obmedzovať, ako dlho chcete ústup. Ústup môže byť krátky jeden deň alebo aj týždeň, v závislosti od toho, čo chcete na ústupe dosiahnuť.

• Ústup pre budovanie tímu je možné napríklad vykonať za jeden deň, ale viac zapojených ústupov, ako napríklad tých, ktorí chcú zmeniť smerovanie spoločnosti, bude potrebovať viac času.

Rozhodnite sa presne, s akými problémami sa budete zaoberať. Rozhodli ste sa pre hlavný cieľ, teraz to rozoberte na menšie problémy. Majte na pamäti, že nechcete preplánovať. Nechajte svojich zamestnancov mať čas, ktorý potrebujú na vyriešenie každého problému, namiesto toho, aby každú úlohu skrátili, takže vám zostanú polovičaté riešenia.

Vytvorte si denný rozvrh. Mali by ste si naplánovať deň, aby vaši zamestnanci vedeli, čo môžu očakávať. Skúste nezačať príliš skoro, pretože je to ústup. Majte naplánovaný čas na diskusné relácie a moderátorov, ako aj čas na jedlo a prestávky.

• Ohľadom času jedla buďte realistickí. Ak zabezpečujete všetko jedlo, hodina obeda môže byť rozumná. Ak nie ste a ste v novom meste, možno budete chcieť svojim zamestnancom poskytnúť viac času na obed a návrat.
• Nezabudnite si naplánovať prestávku. Nie každý má duševnú energiu byť „zapnutý“ so spolupracovníkmi celý deň, každý deň, dokonca aj do noci. Niektorí ľudia potrebujú na dobitie čas osamote.

Vyberte si moderátorov. Ak chcete pokryť určité témy, musíte vopred vedieť, kto tieto prezentácie bude robiť. Môžete nechať externých konzultantov, aby predviedli prezentácie alebo naučiť nové zručnosti, ale môžete tiež nechať zamestnancov, aby predložili informácie o svojich oddeleniach alebo aktuálnych projektoch. Naplánujte týchto moderátorov do programu a pamätajte na to, čo je najdôležitejšie mať vopred.

Nechajte zamestnancov dobre informovať. Keď plánujete ústup, vaši zamestnanci musia byť informovaní o všetkých podrobnostiach cesty v dostatočnom predstihu. Mesiac je minimum, ale dlhší čas je ideálny. Musíte sa tiež rozhodnúť, ako sa zamestnanci dostanú tam, kam idete, a ako budú odmeňovaní. Ak napríklad letíte, môžete umožniť zamestnancom naplánovať si vlastné lety a poskytnúť im kreditnú kartu alebo náhradu spoločnosti.

• Podrobnosti odosielajte vo viacerých formátoch vrátane e -mailu a fyzického paketu. Tiež nechajte zverejniť informácie o kancelárii.

Odtrhnite sa od dňa na deň. Pracovný ústup je príležitosťou odkloniť sa od všetkých banalit každodenného života v práci. Je to príležitosť ustúpiť a pozrieť sa na celkový obraz. Nestrácajte čas sústredením sa na malé detaily. Stiahnite sa a zamerajte sa na posunutie spoločnosti vpred.

• Jeden zo spôsobov, ako sa zamerať na väčší obrázok, je hovoriť o 3 W. To znamená, zamerajte sa na to, kto ste ako organizácia, čo ako organizácia robíte a prečo to robíte.

Rozhodnite, ako budú prijaté rozhodnutia. Ak je cieľom vášho ústupu urobiť dôležité rozhodnutia o spoločnosti, o tom, ako sa tieto rozhodnutia urobia, by ste mali rozhodnúť vopred. Účastníci by napríklad mali vedieť, či budú rozhodnutia prijaté väčšinou hlasov.

• Účastníci by tiež mali vedieť, či robia odporúčania vedeniu alebo sa rozhodujú, ktoré vedenie bude dodržiavať. Môže to podkopať prácu, ktorú robíte na ústupe, ak si účastníci myslia, že vedenie dodrží ich rozhodnutia a potom sa vedenie rozhodne implementovať iba určité časti.

Každý nech sa vyjadrí. Diskusia by mala byť otvorená pre každého, kto je na ústupe, nielen pre lídrov. Ak chcete, aby sa vyjadrili iba niektorí ľudia, mali by ste to vziať so sebou na ústup. Neberte si so sebou ľudí, aby ste stlmili ich názory.

• Jeden zo spôsobov, ako to sprístupniť každému, je rozdať podobný papier a fixky. Potom môžu ľudia písať nápady na papier, čo pomôže vyvolať diskusiu.
• Tiež môžete nechať facilitátora povzbudiť ľudí, aby sa rozprávali, ktorí na ústupe ešte veľa nepovedali.

Uvedomte si, že môžete mať viac ako jeden cieľ. To znamená, že sa môžete zamerať na vytváranie nových myšlienok pre spoločnosť, ale aj napriek tomu môžete stráviť čas budovaním svojho tímu. Zahoďte bokom niektoré cvičenia na budovanie tímu, ktoré pomôžu povzbudiť ľudí k spolupráci a vzájomnému poznaniu.

• Súčasťou práce môže byť aj budovanie tímu. To znamená, že pri práci na probléme povzbudzujte ľudí, aby na jeho vyriešení spolupracovali.

Nesústreďte sa iba na prácu. Bez ohľadu na cieľ vášho ústupu je to tiež čas, aby sa ľudia navzájom spoznali. Uistite sa, že budete stavať včas mimo počítačov, keď ľudia môžu spolu jesť alebo sa spolu predvádzať. Ak odchádzate do lesa, urobte z večere šancu každému, aby sa stretol a uvaril.

Zostaňte pri téme. Na ústupe, rovnako ako na každom stretnutí, môže byť lákavé začať s tangentami. Je však dôležité držať sa témy čo najviac. Jeden zo spôsobov, ako pomôcť skupine udržať sa v téme, je uložiť si ďalšie nápady na neskôr. Ak niekto začne s tangentou, napíšte si to a vráťte sa k týmto uloženým myšlienkam neskôr v priebehu dňa.

Nebojte sa zaradiť do menších skupín. Menšie skupiny môžu niekedy efektívnejšie útočiť na problémy. Ak pracujete na veľkom probléme alebo projekte, rozdelte sa na zvládnuteľnejšie kúsky a nechajte jednotlivé tímy pracovať na každej časti. V konečnom dôsledku sa tak k konečnému výsledku vyjadrí viac ľudí.

Vytvorte použiteľný plán. Ak je cieľom vášho ústupu implementácia nových stratégií alebo vyriešenie problému, nemôžete prísť iba s nápadmi. Potrebujete realizovateľné kroky, ako bude implementovaná, keď sa vrátite do svojej kancelárie. Priraďte úlohy jednotlivcom alebo tímom a nechajte ich navrhnúť plán, ako to bude v kancelárii fungovať. Mali by ste tiež vytvoriť termíny v spojení s osobou alebo tímom pre tieto plány.