Ako cvičiť Kaizen?
Pretože kaizen je každodennou praxou, kalendár je dobrým nástrojom na zaznamenávanie a kontrolu pokroku.
Kaizen pochádza z Japonska. V hrubom preklade slovo znamená „dobrá zmena“. Koncepčne ide o postup neustáleho zlepšovania, osobného alebo profesionálneho. Kaizen je široko používaný v manažmente a priemysle ako módne slovo v procese vedenia tímov k vývoju a implementácii stratégií trvalo udržateľného rastu a zlepšovania. Bez ohľadu na kontext je primárnym zameraním kaizenu eliminácia odpadu alebo „muda“ a objasnenie daného procesu alebo činnosti, aby sa dosiahli najlepšie možné výsledky.
Metóda 1 z 3: dodržiavanie filozofie kaizenu
- 1Robte malé kroky vpred. Najzákladnejším predpokladom filozofie kaizen je zavedenie postupných vylepšení v priebehu času. Vyžaduje nepretržitý, kolaboratívny proces postupných vylepšení s cieľom optimalizovať produktivitu, efektivitu a/alebo kvalitu.
- To znamená, že musíte tento proces rešpektovať a oddať sa mu z dlhodobého hľadiska. Kaizen funguje najlepšie, ak je prijatý ako životný štýl alebo kultúra.
- 2Zamerajte sa na konkrétne procesy, ktoré je možné vykonať. Môžete byť ohromení celkovým obrazom a rozsahom celkových zmien, ktoré by ste chceli vykonať. Kaizen robí celkový obraz zvládnuteľným tým, že ho rozdeľuje na merateľné a cielené vylepšenia. To zvýši vašu šancu uspieť v krátkodobom a dlhodobom horizonte, ako aj vašu schopnosť merať svoje úspechy na ceste.
- Napríklad namiesto toho, aby ste sa pokúsili úplne prepracovať svoju predajnú stratégiu, by ste sa mohli zamerať na zlepšenie jednej veci naraz pomocou konkrétnej metódy, napríklad zvýšenia predaja na konkrétnu demografickú skupinu pomocou aplikácií na retargeting alebo špeciálnych ponúk.
- Zmena môže byť riskantná a vytvárať odpor. Tento prístup môže byť obzvlášť nápomocný v kolektívnych nastaveniach, pretože umožňuje každému „zapojiť sa“ do zmien, pretože nie sú alarmujúce ani drastické.
- Táto filozofia tiež vyžaduje, aby sa ľudia sústredili na procesy, a nie na výsledky. Aj keď je konečným cieľom zlepšenie výsledkov, je väčšia pravdepodobnosť, že sa tam dostanete, keď sa zameriate na to, ako zlepšiť tento proces.
- 3Odstráňte odpad a prebytočné množstvo. Podľa kaizena je jedným z najlepších spôsobov, ako zlepšiť daný proces, zistiť, aké kroky môžete urobiť, aby ste znížili plytvanie časom alebo zdrojmi, ktoré sú s ním spojené.
- Ak sa napríklad pokúšate zlepšiť svoj osobný manažment času, môžete identifikovať veci, ktorým venujete najviac času, a zhodnotiť, akú hodnotu majú jednotlivé činnosti vo vašom živote a/alebo kariére. Ak zistíte, že správa vašich e -mailov zaberá príliš veľa času v porovnaní s hodnotou, ktorú ponúkajú, môžete podniknúť kroky, aby ste v priečinku doručenej pošty strávili menej času.
- 4Konať. Podľa zásad kaizenu by ste mali svoju duševnú energiu venovať premýšľaniu o tom, ako niečo urobiť, nie ospravedlňovaniu, prečo to nemožno dosiahnuť. Zásady vás vyzývajú, aby ste urobili to, čo môžete urobiť teraz, a prišli ste s novými riešeniami pre veci, ktoré sa tradične považovali za nemožné zmeniť.
- Keď podnikáte kroky smerujúce k pozitívnym zmenám, Kaizen žiada ľudí, aby ignorovali obmedzenia konvenčného alebo status-quo myslenia. Namiesto toho by ste mali ku každému problému alebo cieľu pristupovať podľa vlastných podmienok.
- 5Čerpajte zo svojich mentálnych zdrojov. Podľa filozofie kaizen by vašim najdôležitejším zdrojom na dosiahnutie dobrých zmien mala byť múdrosť a nie peniaze. Ako stratégia sa zameriava na využitie kolektívnej múdrosti oproti vynaloženiu veľkého rozpočtu na opravu vecí.
- Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je zhromaždiť svojich rovesníkov alebo spolupracovníkov a navrhnúť riešenia konkrétnych problémov, ktoré je možné okamžite implementovať.
- Ak sa napríklad pokúšate zlepšiť svoju internú komunikáciu, môžete spoločne vyvinúť interné služby listers, filtre, systémy označovania a/alebo protokoly, ktoré by vyriešili mnohé z vašich problémov bez toho, aby ste sa museli spoliehať na nákup nového softvéru alebo na prenájom. konzultant.
- Z dlhodobého hľadiska možno budete musieť vykonať určité peňažné investície, ale kaizen vám ponúka možnosť čo najlepšie využiť zdroje, ktoré už máte k dispozícii.
Ako môžu podnikatelia a architekti praktizovať Kaizen?
Metóda 2 z 3: uvedenie kaizena do života vo vašom osobnom živote
- 1Vyberte si osobnú oblasť, v ktorej sa chcete zlepšiť. Môže to byť čokoľvek od zlého zvyku, ktorý chcete adresovať dobrému správaniu, ktoré chcete pestovať, zručnosti, ktorú chcete rozvinúť k niečomu, čo chcete dosiahnuť. Akonáhle máte cieľ v mysli, môžete začať používať kaizen na jeho dosiahnutie.
- Možno budete chcieť napríklad zlepšiť kondíciu, prestať fajčiť, obohatiť svoj spoločenský život alebo stráviť voľný čas zmysluplnejšie alebo produktívnejšie.
- 2Identifikujte malé konkrétne úlohy, ktoré prispejú k vášmu cieľu. Opäť sa chcete priblížiť k svojmu cieľu krok za krokom, takže začnite tým, že si naplánujete prvý krok. Nesnažte sa riešiť všetko, čo chcete zmeniť, naraz; zamerajte sa na rozdelenie svojho cieľa na cielené, merateľné akcie, ktoré môžete vykonať na zlepšenie.
- 3Uprednostnite svoje akcie. Potom, čo ste uviedli všetky možné akcie, ktoré by ste mohli urobiť, je načase sa rozhodnúť v poradí, v akom ich budete vykonávať. Je na vás, ako sa rozhodnete uprednostniť úlohy.
- Ak sa cítite ohromení, začnite s činom, ktorý bude najľahšie implementovať, a odtiaľto choďte. Ak sa cítite motivovaní, začnite s činom, ktorý bude znamenať najväčší rozdiel.
- 4Vytvorte časový rozvrh pre každú úlohu. Chcete, aby každý krok bol činom, z ktorého sa postupne vyvinie návyk. Pri plánovaní by ste teda mali určiť časovú os pre každý krok alebo akciu, ktorá stanovuje vaše prírastkové zlepšenia.
- Ak sa napríklad pokúšate prestať fajčiť, vytvorte si plán, o koľko znížite spotrebu cigariet každý týždeň.
- Ak si chcete zlepšiť kondíciu, začnite v malom tým, že namiesto výťahu budete každý deň chodiť po schodisku do kancelárie. Akonáhle si urobíte túto rutinu, môžete začať cvičiť 20 minút dvakrát týždenne a postupne zvyšovať trvanie, frekvenciu a/alebo intenzitu cvičenia.
- 5Sledujte svoj pokrok. Chcete, aby ste mohli svoje zlepšenie kontrolovať v priebehu času, musíte preto vytvoriť systém na zaznamenávanie.
- Pretože kaizen je každodennou praxou, kalendár je dobrým nástrojom na zaznamenávanie a kontrolu pokroku. Jednoducho si napíšte, čo každý deň robíte pre dosiahnutie svojho cieľa. Medzi ďalšie možnosti patria grafy alebo kontrolné zoznamy, aby ste videli, či sa svojho plánu držíte.
- Sledovanie vášho pokroku vám tiež umožní vykonávať potrebné úpravy. Pamätajte si, že kaizen je neustály proces, takže budete musieť neustále plánovať, konať a prispôsobovať sa. Ak nedosahujete požadované výsledky, je načase zmeniť metódu.
- 6Pridajte kroky, kým nedosiahnete svoj cieľ. Akonáhle optimalizujete jeden proces alebo úspešne integrujete jednu prax do svojho života, je načase prejsť na ďalší krok, ktorý pomôže zlepšiť celok.
Podľa filozofie kaizen by vašim najdôležitejším zdrojom na dosiahnutie dobrých zmien mala byť múdrosť a nie peniaze.
Metóda 3 z 3: aplikácia kaizenu na pracovisko
- 1Identifikujte oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť. Možno sa budete chcieť zamerať na spokojnosť zákazníkov alebo zamestnancov, kvalitu, efektivitu alebo produktivitu v konkrétnych oddeleniach, produktoch alebo službách. Vytvorte si zoznam všetkých oblastí, v ktorých by ste chceli vidieť pozitívne zmeny, a potom si vyberte jednu, ktorou chcete začať.
- Ak neviete, kde začať, nájdite spôsob, ako stanoviť priority pre svoje ciele. Môžete napríklad začať oblasťami, ktoré najviac ovplyvňujú vašich zákazníkov, alebo oblasťou, ktorá má najväčšiu príležitosť na okamžité zlepšenie.
- 2Vyhodnoťte procesy súčasného stavu. Aby ste sa zamerali na uplatňovanie zásad kaizenu, budete potrebovať čas na dokumentovanie a posúdenie existujúcich pracovných procesov. To by malo zahŕňať zaznamenanie aktuálne zahrnutých krokov, času a zdrojov potrebných pre každý z nich a celkových výsledkov procesu.
- Ak napríklad hodnotíte proces návrhu, budete musieť zdokumentovať každú fázu procesu, ako aj personál, čas, vybavenie a náklady zahrnuté v každej fáze. Tiež by ste museli mať údaje o tom, koľko sa vyrába a koľko zisku sa vytvára zo súčasného procesu.
- Mnoho spoločností to robí prostredníctvom „mapovania hodnotového toku“, ktoré mapuje každý krok v procese a hodnotí hodnotu alebo odpad, ktorý v tomto kroku vzniká. Keď zistíte, ako dobre funguje každý krok, je jednoduchšie identifikovať miesta na zlepšenie.
- Čím viac informácií, vstupov a údajov o tom, ako proces v súčasnosti funguje, a aké výsledky prináša, tým lepšie ho budete môcť zmeniť k lepšiemu.
- 3Nastavte víziu budúceho stavu. Keď sa pokúšate vykonať zmeny v konkrétnej oblasti, je dobré mať predstavu, kam by ste chceli ísť. Takýmto spôsobom môžete identifikovať medzery medzi tým, kde sa nachádzate a kde by ste chceli byť. Tieto medzery sú presne tam, kde by ste mali implementovať zásady kaizenu.
- Ak sa napríklad pokúšate zlepšiť zákaznícky servis, môžete si všimnúť, že váš súčasný stav priemernej doby odozvy na online dotaz je 72 hodín, zatiaľ čo váš budúci stav požaduje reakčný čas kratší ako 24 hodín.
- 4Brainstorm možné riešenia. Keď stanovíte informácie a víziu pre cieľový proces, je načase osloviť všetkých, ktorí s ním súvisia, aby prišli s potenciálnymi krokmi, ktoré by ste mohli podniknúť na jeho zlepšenie. Ak sa na brainstormingu zúčastní veľa ľudí s rôznymi perspektívami, zvýši to vaše šance na vytvorenie rozsiahleho radu riešení.
- 5Plánujte cielené, merateľné akcie, aby ste dosiahli zlepšenia. Rozložte svoje plány na zlepšenie na sériu malých zmien alebo krokov. Rozhodnite sa o primeranom časovom rámci na implementáciu každej prírastkovej zmeny.
- Ak sa napríklad pokúšate zlepšiť kvalitu konkrétneho produktu, môžete začať zlepšením spracovania jeho základných materiálov, potom pracovať na zdokonalení výrobného zariadenia a potom zlepšiť postupy kontroly kvality.
- 6Nasadenie metódy „5s.“ Jeden z tradičných akčných plánov kaizen na optimalizáciu procesov na pracovisku sa nazýva „metóda 5S“ - v japončine „seiri, seiton, seiso, seiketsu, shisuke“. Kroky sú: triediť, narovnávať, lesknúť sa, štandardizovať a udržiavať. To znamená, že vyriešite to, čo nie je potrebné, zorganizujte to, čo zostalo, udržujte proces čistý a bez odpadu, štandardizujte jeho fungovanie a pokračujte v udržiavaní a zlepšovaní štandardov, ktoré ste nastavili.
- Ak to napríklad aplikujete na výrobný proces, môžete začať odstránením nepotrebného zariadenia z vášho pracoviska, uistením sa, že zostávajúce zariadenie je pre pracovníkov logicky usporiadané, a zaistením zásad údržby v miesto, aby bol váš novo organizovaný priestor čistý a funkčný. Potom môžete svoje vylepšenia použiť na označenie nového výrobného protokolu, ktorý priebežne vyhodnocujete z dôvodu možných vylepšení, aby bol efektívnejší.
- 7Urobte plánovací proces čo najkomplexnejším. Každý, kto je zapojený do procesu, bez ohľadu na jeho pozíciu, by mal byť zapojený do plánovania a rozhodovania kaizen. To zaisťuje, že ľudia, ktorí tento proces poznajú najlepšie, sú pripravení ponúknuť možné zlepšenia. Znamená to tiež, že každý je už „na palube“, pokiaľ ide o implementáciu prírastkových zmien.
- 8Implementujte akčný plán a sledujte výsledky. Sledujte proces tým, že zaistíte, aby mal každý aktualizovaný pracovný plán alebo zoznam požadovaných aktivít a časový rámec pre každý krok. Zmerajte zlepšenia a skontrolujte, či tento proces funguje.
- Ak napríklad uplatňujete kaizen na zefektívnenie výrobného procesu, mali by ste zaznamenať, koľko času sa šetrí a koľko ďalších jednotiek sa vyrába za hodinu. Takýmto spôsobom môžete skontrolovať, či implementované zmeny skutočne vedú k očakávaným vylepšeniam.
- Kaizen požaduje neustále vyhodnocovanie procesu. Keď vykonáte prvé kolo vylepšení, je načase sa vrátiť a vykonať úpravy alebo zistiť, aké ďalšie opatrenia je možné vykonať na zlepšenie.
Keď podnikáte kroky smerujúce k pozitívnym zmenám, Kaizen žiada ľudí, aby ignorovali obmedzenia konvenčného alebo status-quo myslenia.
- Nesnažte sa zlepšiť všetko naraz. Vyberte si jeden proces alebo oblasť a pred prechodom k ďalšiemu jedinému procesu alebo oblasti vykonajte všetky tieto kroky. Je to oveľa efektívnejšie, ak sa aplikuje týmto spôsobom.
- Mnoho spoločností implementuje tento prístup plánovaním pravidelných „akcií kaizen“, ktoré spájajú zamestnancov niekoľko dní vkuse, aby vyhodnotili daný proces a brainstormingovali a plánovali zlepšenia.
- Aj keď je kaizen o merateľných zlepšeniach na pracovisku, prináša aj mnoho nehmotných odmien, ako je budovanie komunity, vytváranie pozitívnej kultúry a
Prečítajte si tiež: Ako sa motivovať k práci?
Otázky a odpovede
- Je oprava Kaizen?Áno. Opraviť systémy, politiky, postupy a zákony v akýchkoľvek organizáciách a urobiť ich zdravšími a pozitívnejšími pre svojich zamestnancov, aby sa im darilo, je druh Kaizen.
Nezodpovedané otázky
- Ako môžu podnikatelia a architekti praktizovať Kaizen?
- Ako môžem použiť Kaizen ako úspešného študenta na získanie A+?
Komentáre (2)
- Zistil som, že keď sa namiesto toho, aby som sa snažil všetko zvládať, sústredím len na malé veci, som menej stresovaný. Úprimne povedané, nemohol som sa starať o výhody produktivity. Nepotím už drobnosti, a to je čisté zlato!
- Najúčinnejšia bola implementácia kaizenu.
