Ako komunikovať problém na pracovisku so svojim zamestnancom?
Potom, čo ste sa porozprávali so svojim priamym nadriadeným, mali by ste sledovať zamestnanca alebo zamestnancov, ktorí sú spojení s problémom na pracovisku.
Ako dobrý manažér alebo supervízor je vašou povinnosťou riešiť problémy na pracovisku. Aj keď sú príčiny problémov na pracovisku rôzne - osobnostné konflikty, problémoví zamestnanci, chybné procesy a ďalšie - všetky je potrebné vyriešiť podobným spôsobom. Problémy na pracovisku je nakoniec možné vyriešiť iba prostredníctvom komunikácie so zamestnancom alebo zamestnancami, ktorí sú v centre konkrétneho problému alebo sú s ním oboznámení. Nakoniec budete musieť problém identifikovať, prediskutovať ho so zamestnancami a nájsť spôsob, ako ho vyriešiť. S určitým časom a komunikáciou nebudete mať problémy s riešením problémov na pracovisku.
Časť 1 z 3: identifikácia problému
- 1Zhromaždite relevantné informácie. Predtým, ako sa porozprávate so svojim zamestnancom, mali by ste zhromaždiť niekoľko informácií, aby ste mohli problém identifikovať. Identifikácia problému vám poskytne informácie, ktoré potrebujete na zapojenie sa do diskusie o probléme.
- Vytiahnite hodnotenia zamestnancov.
- Zhromaždite štatistiky výkonnosti alebo predaja.
- Porozprávajte sa s iným manažmentom alebo zamestnancami, ktorí môžu mať z prvej ruky informácie o probléme na pracovisku.
- 2Porozprávajte sa so svojimi nadriadenými a manažérmi. Predtým, ako sa pohnete ďalej a porozprávate sa so zamestnancom, mali by ste sa porozprávať so svojim nadriadeným alebo manažérom. Váš nadriadený a vedúci vám poskytnú dobrú predstavu o typoch riešení, ktoré chcete, aby ste hľadali. Okrem toho vám poskytnú predstavu o type orgánu, ktorý máte na riešenie problému na pracovisku.
- Zavolajte schôdzku so svojim priamym nadriadeným.
- Dajte im vedieť o probléme, ktorý ste identifikovali. Povedzte niečo ako: „Máme problém s produktivitou v našom mieste Spring Falls. Aktívne pracujem na jeho vyriešení s príslušnými zamestnancami.“
- Opýtajte sa ich, čo by chceli, aby ste urobili, aby to vyriešili. Opýtajte sa napríklad: „Je niečo konkrétne, čo by ste chceli, aby som urobil pri práci na vyriešení tohto problému?“
- Zistite, či má váš nadriadený ďalšie relevantné informácie o probléme na pracovisku.
Porozprávajte sa s iným vedením alebo zamestnancami, ktorí môžu mať z prvej ruky informácie o probléme na pracovisku. - 3Sledujte, ako vaši zamestnanci pracujú. Potom, čo ste sa porozprávali so svojim priamym nadriadeným, mali by ste sledovať zamestnanca alebo zamestnancov, ktorí sú spojení s problémom na pracovisku. Pozorovanie vašich zamestnancov vám poskytne spoľahlivé informácie o konkrétnom problémovom procese alebo interakcii zamestnancov, ktoré vám spôsobujú problém.
- Nájdite si čas na sledovanie každodenných aktivít vašej organizácie. Pomôže vám to lepšie porozumieť akýmkoľvek problémom na pracovisku.
- Z času na čas organizujte schôdze so zamestnancami, aby ste zistili, čo sa s nimi deje.
- Zapojte sa do rôznych zamestnaní počas celého roka. Tak získate oveľa lepšiu predstavu o tom, ako procesy fungujú a ako sa zamestnanci navzájom denne stretávajú.
Časť 2 z 3: diskusia o probléme
- 1Naplánujte si stretnutie a porozprávajte sa o probléme. Prvým krokom je naplánovať si stretnutie a porozprávať sa o probléme. Naplánovanie schôdze vám poskytne príležitosť prediskutovať a preskúmať problém.
- Pri odosielaní e -mailov alebo telefonátu zamestnancovi buďte v konverzácii relatívne struční.
- Aj keď by ste im mali poskytnúť predstavu o probléme, o ktorom budete hovoriť, snažte sa nevstupovať do problému príliš hlboko.
- Vyhnite sa obvineniu svojho zamestnanca, keď ho pozývate na stretnutie.
- Povedzte niečo ako: „John, rád by som sa stretol ohľadom tvojho oddelenia. Chcem hovoriť o spôsoboch, ako tam môžeme zvýšiť efektivitu.“
- Ak dotyčnému zamestnancovi napíšete e -mail, vyhnite sa písaniu slov „nerobíte svoju prácu“ alebo „vaša divízia nedosahuje výkon“. Nastavíte tým negatívny tón a môže to oslabiť efektivitu vášho stretnutia.
- 2Vysvetlite problém. Po dohodnutí schôdze budete mať možnosť vysvetliť zamestnancovi problém. Využite túto príležitosť na úplné informovanie svojho zamestnanca.
- Vysvetlite problém jednoduchým a jasným spôsobom.
- Identifikujte, ako problém škodí vašej organizácii.
- Skúste byť objektívny a nie obviňujúci. Dajte im vedieť, v čom je problém - nepripisujte vinu. Namiesto toho, aby ste napríklad povedali „Vykonávate hroznú prácu zástupcu zákazníckych služieb “, povedzte „Dostali sme negatívnu spätnú väzbu týkajúcu sa vašej práce agenta zákazníckych služieb “.
Ak so svojim zamestnancom komunikujete často a efektívne, pomôže vám to nájsť a potom vyriešiť príslušný problém. - 3Vypočujte si odpoveď zamestnanca. Potom, čo ste strávili čas vysvetľovaním problému zamestnancovi, musíte si vypočuť reakciu zamestnanca. Počúvanie reakcie zamestnanca mu dá vedieť, že si vážite jeho perspektívu, a poskytne vám cenné informácie.
- Prijmite ich spätnú väzbu. Tieto informácie vám môžu pomôcť zlepšiť vašu organizáciu.
- Ukážte, že vám záleží na tom, čo hovorí váš zamestnanec. Zvážte zopakovanie ich bodov rôznymi slovami, aby ste ukázali, že dávate pozor.
- Ďakujem im za ich reakcie a reakcie.
- 4Pokračujte v komunikácii. Aj keď vám váš zamestnanec už ponúkol spätnú väzbu, uistite sa, že vaše komunikačné kanály zostanú otvorené, kým sa problém nevyrieši. Ak so svojim zamestnancom komunikujete často a efektívne, pomôže vám to nájsť a potom vyriešiť príslušný problém.
- Povedzte svojmu zamestnancovi, aby vás kontaktoval v prípade ďalších problémov alebo problémov.
- Organizujte schôdze so zamestnancom, kým sa problém úplne nevyrieši.
Časť 3 z 3: nájdenie spôsobu, ako problém vyriešiť
- 1Prijmite návrhy od svojho zamestnanca. Zamestnanec bude mať z prvej ruky znalosti o tom, čo sa deje s ním alebo s oddelením. Opýtajte sa, kde je problém a kde je príležitosť na zlepšenie. To dáva zamestnancovi zodpovednosť a môže mu to pomôcť posilniť sa. Je to tiež spôsob, ako môžete zhodnotiť angažovanosť a úsudok zamestnanca.
- Spýtajte sa svojho zamestnanca na niečo podobné: „Čo si myslíte, že môžeme urobiť, aby sme tento problém vyriešili?“
- Zdokumentujte riešenia, ktoré váš zamestnanec navrhuje.
- Ak schválite riešenie, ktoré odporúča váš zamestnanec, dajte mu vedieť a dajte mu oprávnenie ho implementovať.
- Pamätajte si, že je jedno, kto je na vine. Mali by ste sa zamerať na riešenie.
Problémy na pracovisku je nakoniec možné vyriešiť iba prostredníctvom komunikácie so zamestnancom alebo zamestnancami, ktorí sú v centre konkrétneho problému alebo sú s ním oboznámení. - 2Navrhnite riešenie problému. Po vypočutí myšlienok svojho zamestnanca urobte vlastné návrhy, ak existujú riešenia, ktoré možno nezohľadnili.
- Dajte svojmu zamestnancovi vedieť, že vaše návrhy sú jednoducho to - návrhy.
- Ak máte pocit, že váš zamestnanec (alebo vy) môže implementovať vaše riešenie, dajte mu vedieť.
- Ak môžete, poskytnite niekoľko riešení. Ak má napríklad vaša spoločnosť sídlo alebo franšízu so slabým predajom, navrhnite možnosti, ako môže toto miesto zvýšiť predaj. Môžete navrhnúť, aby správca tohto miesta vydal niekoľko tlačených reklám, uskutočnil propagačné akcie alebo zahájil kampaň v sociálnych médiách.
- 3Opýtajte sa ostatných na spôsoby, ako problém vyriešiť. Okrem vytvárania riešení a prijímania návrhov od svojho zamestnanca sa obráťte aj na ostatných vedúcich oddelení a/alebo zamestnancov, ktorí sú oboznámení s problémom na pracovisku.
- Zavolajte schôdzu vedenia, aby ste prediskutovali problém a zistili, či niekto môže odporučiť riešenie. Vy a príslušný zamestnanec by ste mohli zostaviť prezentáciu o tomto probléme a potom aktívne diskutovať s príslušným manažmentom.
- Uskutočnite stretnutie všetkých zamestnancov spojených s problémom alebo s ním oboznámených, aby ste zistili, či má niekto nápady, ako ho vyriešiť.
- Ak je to problém ľudských zdrojov, prediskutujte problém s ľudskými zdrojmi.
Prečítajte si tiež: Ako zlepšiť vzťahy s médiami v reklamnej agentúre?
Otázky a odpovede
- Zamestnankyňa nedávno mala dve úmrtia v rodine a prechádza rozvodom. Jej práca trpí a urobila niekoľko chýb. To sa dotklo jej spolupracovníkov, ktorí musia opraviť jej chyby. Ako to s ňou mám taktne riešiťZavolajte na ňu stretnutie a dajte jej vedieť, že ste si vedomí jej pretrvávajúcich problémov. Láskavo naznačte, že sa zdá byť príliš vystresovaná a môže to mať vplyv na jej prácu. Ponúknite jej nejaké voľno, ak ešte nemala podstatné voľno. Uistite sa, že ste súcitní a dajte jej vedieť, že vy a vaša organizácia za ňou budete aj naďalej stáť, ale že si musíte dávať pozor aj na spoločnosť.
