Ako vytvoriť procesný dokument?
Nikdy sa nebojte zrevidovať dokument procesu, ak nové informácie alebo zdroje zmenia proces alebo môžu pomôcť jeho efektívnejšiemu vykonaniu.
Dokumenty procesu prevedú čitateľov logickou postupnosťou krokov, ktoré sú potrebné na úspešné dokončenie procesu. Články so sprievodcom sú napríklad typom procesného dokumentu. Obsah procesného dokumentu môže byť komplikovaný alebo jednoduchý, ale budete musieť určiť, aké kroky je potrebné dokončiť, logickú postupnosť týchto krokov a čo sekvencia dosiahne, ak bude úspešne dokončená. S ohľadom na tieto základy je možné vytvoriť dokumentáciu postupu pre čokoľvek, od varenia vajíčka po uskutočnenie medzinárodnej marketingovej kampane.
Časť 1 z 3: začiatok procesného dokumentu
- 1Identifikujte postup. Takmer čokoľvek je možné rozdeliť na proces a zmeniť ho na dokument procesu. Niektoré príklady zahŕňajú:
- Výroba cestovín
- Naučiť sa šoférovať
- Písanie listu
- Vykonávanie valca bubna
- 2Zistite, aké zdroje budú vaši čitatelia potrebovať. Zamyslite sa nad všetkými zdrojmi, ktoré budú vaši čitatelia potrebovať na dokončenie procesu, ktorý chcete popísať. Pochopenie príslušných zdrojov vám bude užitočné pri rozhodovaní o tom, ako popísať jednotlivé kroky. Medzi niektoré príklady potrebných zdrojov patrí:
- Výroba cestovín: voda, cestoviny, soľ, hrniec na varenie, cedník, teplo, čas
- Naučiť sa jazdiť: vozidlo, učiteľ, čas (učenie aj cvičenie), znalosť dopravných zákonov
- Písanie listu: schopnosti písať a pravopis, papier, pero alebo ceruzka
- Predvedenie valca na bubon: súprava bicích, palice, skúsenosti s hraním na bicie, čas
- 3Berte ohľad na svoje publikum. Predtým, ako sa pohnete ďalej, by ste mali chvíľu premýšľať o tom, kto je vaše publikum a čo už o vašom predmete vie. Tieto znalosti vám môžu pomôcť určiť, ktoré informácie musíte zahrnúť a ktoré by ste mohli vynechať.
- Ak napríklad píšete procesný dokument o tom, ako variť cestoviny, pre široké publikum, ktoré môže alebo nemusí vedieť variť, pravdepodobne budete chcieť definovať pojmy ako „al dente“ a popísať, čo sa myslí „valivý var. “
Takmer čokoľvek je možné rozdeliť na proces a zmeniť ho na dokument procesu. - 4Vytvorte názov. Každý procesný dokument potrebuje jasný názov, ktorý vysvetľuje, o akom procese hovoríte. Ak chcete určiť, ako by ste mali nazvať dokument svojho procesu, zamyslite sa nad tým, čo by mali čitatelia vedieť, ako postupovať. Dokument svojho postupu môžete napríklad nazvať „Vyrobte si cestoviny“, „Naučte sa jazdiť“ alebo „Napíšte list“.
- Pre nadpis a kroky použite imperatívny formulár. Váš dokument postupu by mal začínať slovesom prítomného času, ako napríklad „vyrobiť“, „variť“, „naučiť sa“ alebo „napísať“. Tento čas by ste mali naďalej používať na opis krokov vo svojom procese.
- 5Využite svoj úvod na prilákanie čitateľov. Predstavenie procesného dokumentu vám poskytne príležitosť vysvetliť, čo dokument ponúkne, a taktiež upútať pozornosť vášho čitateľa. Vo vašom úvode je dobré vytvoriť pocit naliehavosti, aby váš čitateľ chcel čítať ďalej. Skúste pre svojich čitateľov vytvoriť problém a potom ponúknite jeho vyriešenie.
- Napríklad pri zavádzaní procesného dokumentu, ktorý vysvetľuje, ako vyrábať cestoviny, môžete povedať niečo ako: „Varenie cestovín sa môže zdať jednoduché, ale je ľahké ich uvariť alebo uvariť. Je to problém, pretože cestoviny, ktoré sú príliš žuvacie alebo príliš mäkké môže byť nechutné, bez ohľadu na to, akú omáčku na ne dáte. Ale ak robíte cestoviny správnym spôsobom, potom budú vaše cestoviny rovnako pôsobivé ako vaša omáčka. “
Časť 2 z 3: opis vášho postupu
- 1Rozložte proces. Zamyslite sa nad vecami, ktoré sa musia stať, ako súčasťou procesu, ktorý sa pokúšate popísať. Na začiatku si napíšte čo najviac častí postupu. Toto je stratégia predbežného písania nazývaná „zoznam“. Pri tom sa pokúste rozdeliť proces na malé, ľahko zrozumiteľné kroky. Ak chcete napríklad vysvetliť, ako sa vyrábajú cestoviny, môžete napísať:
- Vyberte z hrnca a naplňte ho vodou.
- Vložte hrniec na sporák a zapnite oheň.
- Vydajte cestoviny.
- Pridajte cestoviny do vody.
- Teplo mierne stíšte.
- Varte čas uvedený na obale.
- Cestoviny scedíme do cedníka v dreze.
- 2Urobte si poriadok v krokoch. Keď budete mať základný zoznam krokov, ktoré budú musieť vaši čitatelia dokončiť, prezrite si ich a uistite sa, že sú v poriadku. Zvážte, či má zmysel dávať jeden zo svojich krokov skôr alebo neskôr v poradí.
- Ak napríklad opisujete postup výroby cestovín, potom by ste sa mohli zamyslieť nad tým, či má zmysel čitateľom povedať, aby ich vybrali pred alebo po zahriatí vody.
- Ak je proces, ktorý opisujete, niečím, čo je dosť komplikované alebo ktoré môžete urobiť bez toho, aby ste o tom premýšľali, možno budete musieť stráviť viac času zvažovaním logiky svojich krokov. Ak ste napríklad skúseným bubeníkom a pokúšate sa popísať, ako sa robí valček na bubon, možno si budete musieť sadnúť k svojej súprave bicích a urobiť niekoľko bubnov.
- Pri vykonávaní krokov vo svojom procese premýšľajte o tom, čo sa stane prvý, druhý, tretí atď. Porovnajte túto postupnosť so zoznamom krokov.
- 3Zistite, či potrebujete ponúknuť ďalšie informácie. Zamyslite sa nad procesom znova a pokúste sa zistiť, či v procese chýbajú nejaké informácie. Pokúste sa zistiť, či je niečo, čo budú musieť čitatelia urobiť, aby mohli dokončiť jeden z vašich krokov.
- Môžete napríklad svojim čitateľom odporučiť, aby si nastavili časovač pri pridávaní cestovín do vody. Alebo môžete čitateľom odporučiť, aby si pred vypustením celého hrnca skontrolovali kúsok cestovín.
- Skúste svoje kroky prečítať priateľovi, aby ste zistili, či vám niečo nechýba. Nepresviedčajte nič z toho, čo ste napísali, iba si prečítajte kroky svojmu priateľovi a požiadajte o návrhy.
Nechanie procesu otestovať niekým iným môže zaistiť ešte väčšiu presnosť dokumentu procesu. - 4Rozšírte svoje kroky. Potom, čo ste pre svoje kroky navrhli solídnu postupnosť, budete musieť o každom svojom kroku rozbaliť. Každý krok v dokumente k procesu by mal obsahovať užitočné informácie, ktoré pomôžu čitateľom porozumieť, ako vykonať všetky kroky. Snažte sa byť čo najpodrobnejší.
- Keď napríklad čitateľom odporučíte, aby vystúpili z hrnca a naplnili ho vodou, budete musieť povedať, aký typ čítačiek hrncov by mal používať a koľko by do hrnca mali čitatelia vody pridať. Môžete čitateľom povedať, aby na varenie cestovín používali veľký zásobník a naplnili ho 12 šálkami vody.
- 5Uveďte príklady. Príklady môžu vašim čitateľom pomôcť získať jasnejšiu predstavu o tom, ako urobiť niečo, čo môže byť ťažké pochopiť. Skúste použiť príklady, s ktorými bude pre vašich čitateľov ľahký vzťah, a vysvetlite, ako sa príklad týka procesu, ktorý opisujete.
- Ak sa napríklad pokúšate čitateľom vysvetliť, ako pevne držať paličku, aby ste urobili bicie, môžete použiť príklad držania ceruzky na opis toho, koľko tlaku je potrebné. Čitatelia sa budú môcť naučiť držať pero alebo ceruzku a tieto znalosti im pomôžu udržať paličku správnym spôsobom.
- 6Ponúkame rady pri riešení problémov. Zamyslite sa nad bežnými chybami, ktoré ľudia robia, keď sa pokúšajú dokončiť tento proces, a uistite sa, že sa vo svojom dokumente zaoberáte týmito bežnými chybami. Môžete nájsť spôsob, ako spracovať tieto informácie v jednom zo svojich krokov, alebo ich môžete poskytnúť na konci dokumentu.
- Napríklad, možno dôvod, prečo veľa ľudí uvarí cestoviny, je ten, že zabudnú nastaviť časovač. Alebo možno veľa ľudí zápasí s valčekmi, pretože držia paličky príliš pevne.
Časť 3 z 3: dokončenie dokumentu
- 1V prípade potreby zahrňte prechody. Prechody sú slová, ktoré pomáhajú zlepšiť plynulosť vášho písania. Prechody vám môžu pomôcť objasniť, kedy majú čitatelia robiť veci vo vašom procese. Môžete napríklad čitateľom odporučiť, aby nastavili časovač správne, PRED pridaním cestovín do vriacej vody. Alebo môžete čitateľom odporučiť, aby si nasadili chňapky a potom cestoviny nalejte do cedníka v dreze. Niektoré ďalšie dobré prechodné slová na použitie v dokumente procesu zahŕňajú:
- Ďalšie
- po
- najprv
- posledný
- tiež
- 2Zjednodušte svoj jazyk. Pri popisovaní postupu pre veľké publikum je dôležité zabezpečiť, aby slová, ktoré používate, boli dostatočne jednoduché na to, aby ich väčšina ľudí pochopila. Používanie veľkého množstva žargónu (odborný jazyk) môže čitateľom sťažiť porozumenie pokynom. Nájdite si chvíľu na prečítanie pokynov a hľadajte spôsoby, ako jazyk zjednodušiť.
- Ak potrebujete na opis svojho postupu použiť špeciálne slovo, uistite sa, že ho definujete pre svojich čitateľov. Ak napríklad opisujete, ako sa vyrába cestovina, museli by ste vysvetliť, čo znamená „al dente“.
Každý krok v dokumente k procesu by mal obsahovať užitočné informácie, ktoré pomôžu čitateľom porozumieť, ako vykonať všetky kroky. - 3Otestujte postup. Je dôležité zaistiť, aby bol vami opísaný proces úspešne vykonaný podľa vašich pokynov. Pokúste sa dokončiť postup, ktorý ste popísali, tým, že budete postupovať podľa každého kroku v poradí, v akom ste ich zadali, a budete používať iba informácie, ktoré ste uviedli.
- Pri testovaní postupu sa pokúste identifikovať všetky chýbajúce informácie alebo čokoľvek, čo by mohlo byť pre vašich čitateľov nejasné.
- Požiadajte niekoho iného, aby tiež otestoval váš postup. Nechanie procesu otestovať niekým iným môže zaistiť ešte väčšiu presnosť dokumentu procesu. Požiadajte priateľa alebo člena rodiny, aby pomocou vašich krokov dokončil opísaný proces.
- 4Formátujte dokument. V závislosti od toho, ako plánovaný dokument procesu chcete použiť, ho možno budete musieť naformátovať. Ak má byť napríklad váš dokument procesu formátovaný ako esej v štýle MLA pre zadanie triedy, budete si musieť prečítať pokyny svojho inštruktora a uistiť sa, že ich dokument spĺňa. Ak používate dokument pre webovú stránku, budete ho musieť naformátovať, aby vyhovoval vašim potrebám.
- Dokumenty procesu môžu v každom odseku popisovať iný krok alebo sa každý krok môže začať číslom alebo odrážkou.
- Nikdy sa nebojte zrevidovať dokument procesu, ak nové informácie alebo zdroje zmenia proces alebo môžu prispieť k jeho efektívnejšiemu vykonaniu. Zmeny v technológiách, surovinách a rade ďalších faktorov môžu spôsobiť, že súčasný dokument procesu bude zastaraný a bude potrebné, aby ste vytvorili nový.
Prečítajte si tiež: Ako previesť súbor na MP3?
Komentáre (3)
- Najviac pomohol vnútorný pohyb agentov.
- Hľadal som veľmi jasný a výstižný príklad, ako vytvoriť postup. Tento článok bol perfektný.
- Veľmi dobre. Jednoducho vysvetlené. Ľahko pochopiteľné. Veľmi nápomocný.
