Ako virtualizovať svoju pracovnú silu?

Riadenie vzdialenej pracovnej sily sa výrazne nelíši od správy miestnych zamestnancov - väčšina komunikácie sa napriek tomu uskutočňuje prostredníctvom telefónu a e -mailu.

Enterprise Mobility: Schopnosť podniku komunikovať s dodávateľmi, partnermi, zamestnancami, aktívami, produktmi a zákazníkmi bez ohľadu na umiestnenie.

Forrester Research

Na efektívne riadenie vzdialenej pracovnej sily musíte mať jasne definované očakávania od práce.

Virtualizovaná pracovná sila (označovaná aj ako práca na diaľku alebo práca na diaľku) je veľmi aktuálna téma, ale je bohužiaľ málo využívaná. Vedenie často nie je zvyknuté riadiť vzdialených zamestnancov, takže existuje prirodzený strach zo zníženia produktivity. Prechod na vzdialenú správu môže byť znepokojujúci, ale prináša mnoho významných výhod, okamžitých aj dlhodobých. Pri správnom použití dobrých manažérskych techník uvidíte zlepšenie celkovej produktivity, zníženie opotrebovania, zníženie podnikových nákladov a obrovské zvýšenie dostupnosti súboru zručností. Vaša spoločnosť môže demonštrovať vedenie príkladom, ako aj prínosom pre zamestnancov, vašu miestnu komunitu a dokonca aj pre životné prostredie.

Vzhľadom na prudko rastúce ceny pohonných hmôt pociťujú zamestnanci, ktorí pracujú z domova, okamžitý nárast stráviteľného príjmu. S virtualizovanou pracovnou silou sa vaše stavebné nástroje znižujú a zistíte, že zamestnanci pracujúci z domu efektívne strávia viac hodín a strávia menej dní práceneschopnosti. Virtualizácia pracovnej sily tiež odstráni autá z cesty, takže vaša spoločnosť bude ekologickejšia. Dodržiavaním niekoľkých jednoduchých krokov môžete skutočne prispieť k pomoci s niektorými z najdôležitejších problémov, s ktorými sa dnes stretávame, vrátane ekonomiky a ekológie, a zároveň pomôcť vašej firme zvýšiť produktivitu a znížiť náklady.

Kroky

1

Dôverujte svojim vedúcim zamestnancom. Dôvodom číslo jedna, prečo spoločnosti virtualizujú svoju pracovnú silu, je to, že sa manažment obáva, že nebudú schopní efektívne monitorovať a motivovať vzdialených pracovníkov; nechýba im dôvera vo vlastné riadiace schopnosti. Riadenie vzdialenej pracovnej sily sa výrazne nelíši od správy miestnych zamestnancov - väčšina komunikácie sa napriek tomu uskutočňuje prostredníctvom telefónu a e -mailu. Vaši manažéri sa rýchlo adaptujú.
2

Dôverujte svojej pracovnej sile. Druhým dôvodom, prečo ľudia virtualizujú svoju pracovnú silu, je to, že sa manažment obáva, že ľudia nebudú vykonávať svoju prácu; že sa „budú flákať“ a aj tak budú vyberať výplatu. Ak tomu o niektorom zo svojich zamestnancov skutočne veríte, možno by ste mali na tento priestor nájsť inú osobu. Faktom je, že väčšina ľudí je motivovaná úspechom... nie je to dôvod, prečo ste ich najskôr najali?
3

Výskum technológie. Získajte informácie o tom, ako z práce na diaľku urobiť efektívne pracovné prostredie. Zistíte, že sa výrazne nelíši od toho, čo už máte. Existuje mnoho spoločností, ktoré ponúkajú možnosti technológie práce z diaľky za jediným účelom - pomôcť spoločnostiam, ako je tá vaša, stať sa virtuálnymi. Čím viac sa naučíte, tým menej to bude desivé. A nezabudnite zahrnúť podporu. Prístup k špičkovej technickej podpore, najlepšie k dispozícii nepretržite, je rozhodujúci pre zaistenie vysokej produktivity zamestnancov pri práci na diaľku.
4

Analyzujte každú prácu vo firme. Prijmite prístup, že virtualizácia je požiadavka: každá pozícia musí mať silné opodstatnenie, aby sa jej vyhla. Existuje niekoľko typov zákaziek, ktoré samozrejme nemožno virtualizovať, ale pozrite sa na každú z nich, ktorá nie je zjavným „nie“, a začnite s predpokladom, že sa dá efektívne vykonávať zo vzdialeného miesta. Práca, kde jednotlivec trávi väčšinu svojho času telefonovaním a prácou na počítači, sa k sebe hodia. Samozrejme existujú výnimky (virtualizácia call centra je hlavnou snahou), ale príklady, ktoré sa ľahko hodia, sú analytici, projektoví manažéri, správcovia systému a programátori.
5

Prieskum zamestnancov. Kto už má schopnosť pracovať z domu? Väčšina vašej pracovnej sily pravdepodobne môže. Niektorí ľudia nemôžu a medzi ospravedlniteľné dôvody patria rozptýlenie doma (napr. Malé deti), nedostatok prístupu k vysokorýchlostnému internetu, nedostatok miesta na vytvorenie domácej kancelárie alebo niektoré zdravotné postihnutia, ktoré vyžadujú vysoko špecializované ubytovanie.
6

Projektujte úspory. Bude to chcieť trocha práce - v tom sa nemýlite. Aby ste nemuseli používať osobné počítače, môžete vziať do úvahy napríklad také úspory elektrickej energie. Ak ste v tomto úsilí veľmi úspešní (virtualizácia takmer celej pracovnej sily), potom by mohli byť úspory HVAC značné. Poistenie zodpovednosti sa môže znížiť. Ušetríte na zabezpečení? Nezabudnite na účet za vodu. Pamätajte si, že zamestnanci, ktorí nejazdia do práce, môžu mať obrovské okamžité úspory v nákladoch na dopravu, takže to môžete považovať za zamestnanecký benefit - priame zvýšenie náhrady - ale kompenzované ich dodatočnými nákladmi na elektrickú energiu a vzduchotechniku, keď sú teraz doma. kancelária. Porozprávajte sa so svojim personálnym oddelením o potenciálnych úsporách zvýšenia životných nákladov.
7

Požiadavky na výkon dokumentu. To je kritické. Na efektívne riadenie vzdialenej pracovnej sily musíte mať jasne definované očakávania od práce. Nielen vtedy, keď majú byť ľudia „v práci“, ale aj skutočný prehľad výkonnosti. Migrácia na vzdialenú správu je ako premiestniť sa do správy prvýkrát. Použitie systému sledovania úloh pomáha pracovníkom na diaľku ľahko zvládnuť ich úlohy. Manažérom tiež poskytuje objektívnejšie hodnotenie výkonu pomocou správ o dokončených úlohách.
8

Dodatočne vybaviť domáce kancelárie zamestnancov. Pre niektorých (alebo všetkých) zamestnancov môže byť nevyhnutné (alebo žiaduce) používať doma existujúci pracovný počítač. Ak sú ich domáce počítače zastarané alebo nemajú požadovaný softvér (vrátane bezpečnostného), môže byť cenovo výhodnejšie pozrieť sa do kancelárskeho počítača domov. Uistite sa, že sú v poriadku aj telekomunikácie; nie je nespravodlivé, keď nechávajú platiť za extra telefónnu linku z vlastného vrecka kvôli zníženým nákladom na dochádzanie. Už budú mať zvýšené náklady na vzduchotechniku a elektrickú energiu pri prevádzke domácej kancelárie, ktorú predtým možno nemali, kvôli zníženým termostatom a vypnutiu svetiel počas hodín dochádzania. Možno budete chcieť, aby sa niekto pozrel na svoju domácu technológiu z hľadiska bezpečnosti a účinnosti. Niektoré spoločnosti robia OSHA kontrolu domácej kancelárie.
9

Identifikujte pozície a ľudí, ktorí budú migrovať. Vytvorte si zoznam, ale nezverejňujte celý zoznam naraz. Uverejnite iba prvých pár ľudí, ktorí budú migrovať. Urobte z toho zvedavosť a urobte to žiaducim. Uverejňujte iba ľudí, ktorí budú migrovať do budúceho týždňa. To pritiahne pozornosť a vyvolá pocit, že ste v zozname ako výhra v lotérii. To je efekt, ktorý chcete.
10

Migrujte vo fázach. Nečakajte, že naraz všetkých pustíte do vzdialeného prostredia; postupná zmena vám ukáže, ako proces doladiť. Na druhej strane to ani nerobte jeden po druhom. Vyberte skupinu ľudí, ktorí majú začať: buď malé oddelenie, alebo osobu alebo dvoch z niekoľkých rôznych oddelení. Po prvej migrácii nechajte niekoľko týždňov prejsť pred ďalšou fázou, ale nezaberajte veľa času; čo môže spôsobiť pozastavenie procesu. Postupujte stabilne, ale nie agresívne.
11

Spravovať, spravovať, spravovať. Toto je najdôležitejšia aktivita po migrácii! Aj keď sú sady zručností na diaľkové ovládanie rovnaké ako ostatné sady správnych zručností v oblasti riadenia, budete sa musieť venovať tomu, aby nové prostredie bolo úspešné. Uistite sa, že cítia silnú prítomnosť vedenia a cítia sa úplne pohodlne, že je to ako práca v kancelárii. Minimálne na začiatku budete musieť svoj kontakt dramaticky zvýšiť s teleworkermi, aby sa necítili opustení. Ak začnú mať pocit, že nemajú žiadne vedenie, začnú sa báť o svoju prácu. Uistite sa, že každý deň poznajú svoje pracovné požiadavky. Organizujte týždenne telefonické osobné stretnutia s každým zamestnancom (30 minút je na to dobrý časový úsek).
12

Pokračujte v hodnotení. Neprestávajte s prvým hodnotením. Môžete prísť nato, že vám unikli niektoré úlohy, ktoré je možné virtualizovať. Naopak, môžete prísť na to, že ste urobili nesprávne hodnotenie a niektoré práce sú v skutočnosti najefektívnejšie vykonávané na mieste. Neskáčte príliš rýchlo, aby ste svoje rozhodnutia zvrátili, ale ak zistíte, že je potrebné niečo vrátiť späť, nebojte sa túto zmenu urobiť.

Prečítajte si tiež: Ako získať úprimnú spätnú väzbu od svojich zamestnancov?

Tipy

Zoznámte sa so skupinami. Hovorili ste o tom v minulosti; dostať všetkých dohromady mimo podniku na skupinové stretnutie alebo na budovanie tímu alebo na školenie. Teraz to musíte urobiť. Minimálne raz za mesiac zaistite, aby sa všetci vaši zamestnanci zhromaždili na jednom mieste, aby sa mohli stretnúť a pozdraviť. Posilňuje pocit podnikovej jednoty.
Predtým, ako začnete, môžete zvážiť vytvorenie niekoľkých malých cieľových skupín na spätnú väzbu, aby ste získali predstavu o tom, ako zamestnanci vnímajú možnosť virtualizácie. Získajte spätnú väzbu - pravdepodobne tiež prídu s dobrými nápadmi, ako zefektívniť a zefektívniť proces. Najal si múdrych ľudí, však?
Zvážte možnosti zvuku a obrazu (webové kamery) pre domácu kanceláriu. A/V kanály z domácich počítačov znížia závislosť na telefóne - stačí kliknúť na jednotlivca a začať hovoriť, ako keby boli s vami v kancelárii. Aj keď niečí pohľad na niekoho nie je potrebný, má to značný osobný vplyv. Výhodou je aj zabezpečenie toho, že ľudia vstanú a oblečú sa do práce. Na druhej strane, ak chcete, aby mali možnosť pracovať v PJ, môžete použiť iba zvukový kanál.
Poskytnite návod na nastavenie efektívneho pracovného prostredia doma. Niektoré oblasti, o ktorých je potrebné diskutovať, sú:
- Vytvorenie oddeleného pracovného priestoru mimo spoločných rodinných priestorov, televízie a iných rušivých prvkov
- Samostatná telefónna linka pre pracovné hovory
- Stanovenie rodinných pravidiel týkajúcich sa prerušenia práce
Držte krok s technológiou. Vzdialená práca a vzdialená správa dokumentov rastie míľovými krokmi. Google a Microsoft v tejto segmente trhu silno konkurujú. Keď budú k dispozícii nové nástroje, vyskúšajte ich pre svoje prostredie. Ako to bude bežnejšie, trh bude poháňať invenciu.
Získajte zelenú certifikáciu. Ak ste dostatočne virtualizovaní, ste výrazne šetrnejší k životnému prostrediu a môže sa vám dostať uznania. Je to vynikajúca reklama.
Je možné začať tým, že niektoré dni v týždni priradíte k práci na diaľku a niektoré k práci v kancelárii. Môžu sa tiež vyskytnúť prípady, keď je úplne nevyhnutné, aby boli pracovníci na diaľku v kancelárii. Cieľom je plná podniková mobilita, ale tento cieľ nesmie zatieniť produktivitu spoločnosti. Aj percento práce na diaľku prinesie spoločnosti a zamestnancom úspory.

Prečo ľudia virtualizujú svoju pracovnú silu — Druhým dôvodom, prečo ľudia virtualizujú svoju pracovnú silu, je to, že sa manažment obáva, že ľudia nebudú vykonávať svoju prácu; že sa „budú flákať“ a aj tak budú vyberať výplatu.

Varovania

Monitorujte výkon. Bude percento ľudí, ktorí sa jednoducho nedokážu prispôsobiť práci z domu. Stále sú dobrými zamestnancami, ale potrebujú bližší dohľad (môže to zahŕňať niektorých manažérov). Ak ich nemôžete udržať motivovaných vo vzdialenom prostredí, presuňte ich späť. Urob to rýchlo.
Nech je myšlienka vzrušujúca. Posledná vec, ktorú chcete, je, aby to ľudia považovali za obmedzenie spoločnosti, alebo aby uverili, že sa to deje, pretože spoločnosť má problémy. Hovorte o tom, že pôjdete na zelenú. Hovorte o ekonomickej stimulácii. Hovorte o rodinných výhodách. Predtým, ako začnete, predajte a propagujte myšlienku zvnútra.
Informujte svojich zákazníkov. Musíte predávať a propagovať túto myšlienku svojim zákazníkom rovnako, ako ste to urobili svojim zamestnancom. Platí úplne rovnaké odôvodnenie; musíte, aby vaši zákazníci pochopili, že to robíte pre ďalšie zlepšenie svojej spoločnosti. Vytvorte si zoznam výhod pre zákazníkov. Musíte naďalej zlepšovať zážitok svojich zákazníkov.
Vypracujte nové plány kontinuity podnikania. Plán katastrofy je stále potrebný, ale v súčasnosti je veľmi odlišný. Prehodnoťte svoje stratégie. Toto je ďalšia oblasť úspor. Pred virtualizáciou ste museli mať k dispozícii pohotovostné možnosti pre prípad, že by vaša budova bola nedostupná. To už do značnej miery nie je primárnym problémom. Na veci, ako sú výpadky prúdu, stále potrebujete nepredvídateľné udalosti, ale vzhľadom na geografickú rozmanitosť je menej pravdepodobné, že ovplyvnia celú vašu pracovnú silu.