Ako pracovať efektívnejšie s administratívnym asistentom?

Dohliadajte na svojho asistenta. Prvých niekoľko týždňov budete musieť svojho asistenta viesť konkrétnymi spôsobmi, ktorými chcete vykonávať všetky činnosti. Možno máte predchádzajúceho asistenta, ktorý je ochotný vyškoliť nového asistenta. Ak nie, budete sa musieť úlohy zhostiť sami. Nečakajte, že vám asistent bude čítať myšlienky.

• Každý deň si na niekoľko minút sadnite so svojim asistentom, aby ste mu pomohli triediť poštu a e -maily. Ukážte im, čo je možné odstrániť, čo je možné uložiť a kde triediť rôzne druhy pošty.

Dajte jasné a presné pokyny. Nečakajte, že vám váš administratívny asistent bude čítať myšlienky. Aj keď by vám mal váš asistent klásť otázky o každej úlohe, mali by ste sa snažiť poskytnúť im čo najviac informácií. Zaistite, aby bola každá úloha dostatočne vysvetlená. Poskytnite im dostatok času na dokončenie úlohy. Ak ide o núdzovú situáciu alebo najvyššiu prioritu, ihneď ich informujte, že by mali odsunúť všetky ostatné práce.

• Vždy uveďte, kto, čo, kedy, kde a prečo. Namiesto toho, aby ste povedali: „Potrebujem, aby ste sa postarali o tieto formuláre cestovných nákladov,“ povedzte: „Pošlite nám prosím e -mail s účtovníctvom do popoludnia, aby sme mohli vyrovnať tieto formuláre cestovných výdavkov.“ Váš asistent môže po určitom čase porozumieť tomu, čo máte na mysli nejasnými pokynmi, ale najskôr by ste sa mali pokúsiť vysvetliť veci čo najjasnejšie.
• Niektorí ľudia považujú za účinné dávať svojmu asistentovi denné plány úloh alebo kontrolné zoznamy. Ak máte čas urobiť si zoznam každý deň, môže sa vám to hodiť.
• Ujasnite si, kedy je potrebné s vami konzultovať a kedy je rozhodnutie v rukách asistenta.

Dajte svojmu asistentovi skript pre telefonáty. Oznámte, ktoré kontakty sú dôležité a aké hovory očakávate. Mali by ste im poskytnúť skript, aby poznali správnu etiketu telefónu vo vašej kancelárii. Informujte ich, že by nemali tento skript iba čítať, ale skôr ho prispôsobiť svojim potrebám. To zaistí, že sa váš asistent bude správať k vašim klientom a obchodným partnerom primeraným spôsobom.

• Skript môže znieť takto: „Dobrý deň, dostali ste sa do kancelárie Joan Smithovej. Rozprávate sa s Lisou. Ako vám môžem pomôcť?“
• Uveďte odpovede, ktoré môžu použiť, napríklad „Ospravedlňujem sa. Pani Smithová je v tejto chvíli nedostupná. Môžem vám, prosím, poslať správu? Nechám vás, aby vám čo najskôr zavolala späť.“
• Pravdepodobne nebudete chcieť, aby váš asistent prerušoval schôdze alebo pracoval s nedôležitými telefónnymi hovormi, ale existujú ľudia, ktorých hovory budete prijímať bez ohľadu na to. Zaistite, aby mali zoznam týchto ľudí.
• Nepoužívajte asistenta na uskutočňovanie hovorov za vás, pokiaľ nejde o núdzovú situáciu. To môže veľmi dráždiť tých, ktorí na vás čakajú a odpovedajú na telefón.

Povedzte svojej organizácii, aké oprávnenie má váš asistent. Keď prvýkrát prijmete svojho asistenta, oznámte tým, ktorí vám oznámia, že asistent bude vybavovať vaše hovory, poštu alebo e -mail. Dajte im konkrétne vedieť, nad ktorými úlohami majú právomoc.

• Môžete sa rozhodnúť poslať e -mail svojej spoločnosti a pozdraviť svojho nového asistenta. Môžete povedať: „Lisa bude teraz vybavovať všetky moje plány. Ak sa so mnou niekto z vás potrebuje stretnúť, kontaktujte ju“ alebo „Mark bude vybavovať môj e -mail, takže vás neprekvapí, ak dostanete správu od on. "

Navštevujte schôdze so svojim asistentom. Vďaka tomu budú mať lepšiu predstavu o problémoch a každodenných aktivitách vo vašej spoločnosti. Získajú väčšiu informovanosť o vašich povinnostiach a budú schopní poskytovať rady a usmernenia týkajúce sa kľúčových projektov. To tiež odošle správu ostatným zamestnancom, že úlohu administratívneho asistenta považujete za vážnu.

• Ujasnite si svoje očakávania od ich úlohy na stretnutiach. Mali by počúvať, zúčastňovať sa alebo si robiť poznámky?

Podporte ich v rozvíjaní nových zručností. Akonáhle bude váš asistent vyškolený, môže byť lákavé nechať ho na pokoji. Ak však chcete zo svojho asistenta skutočne vyťažiť maximum, mali by ste ho povzbudiť, aby rozšíril svoje schopnosti. Môžeš:

• Požiadajte ich, aby sa zúčastnili seminárov
• Zabezpečte školenie o nových počítačových programoch
• Umožnite im prevziať nové úlohy vrátane riadenia vlastných projektov
• Dotovať ďalšie vzdelávanie prostredníctvom programu kontinuálneho vzdelávania

Požiadajte svojho asistenta, aby vám zorganizoval poštu a e -mail. Váš administratívny asistent môže triediť vašu prichádzajúcu poštu a inú korešpondenciu a určiť, čo je dôležité a čo si nevyžaduje vašu pozornosť. Tým sa dramaticky zníži množstvo prichádzajúcich správ, ktoré si musíte prečítať sami.

• Pred odovzdaním hesla do e -mailu sa uistite, že svojmu asistentovi dôverujete.
• Šablóny odpovedí, podobne ako list alebo poznámka, môžu pomôcť administratívnemu asistentovi zvládnuť bežné úlohy. Šablónu odpovede je možné vystaviť na často kladené otázky zákazníkov, žiadosti o dary alebo zájazdy, pripomenutia splatnosti správ a ďalšie položky, ktoré môžu vyžadovať iba váš podpis.

Nechajte svojho asistenta zvládnuť plánovanie. Váš asistent môže zaznamenávať všetky schôdze, konferencie, telefónne hovory alebo schôdzky, ktoré ste naplánovali. Okrem toho by mali poznačiť všetky dôležité dátumy projektov alebo štvrťročné termíny. Mali by vás informovať o všetkých nových stretnutiach a mali by ste im dať vedieť, keď ste si sami urobili plány.

• Na spravovanie plánu môžete použiť zdieľaný kalendár. Elektronický kalendár môže nahrať váš rozvrh do cloudu a upozorniť vás oboch na prípadné zmeny, ktoré vykonala jedna alebo druhá strana.
• Nezabudnite ich informovať, keď plánujete dovolenku, cestovanie za obchodom alebo zdravotnú dovolenku, aby vám mohli pomôcť efektívne si zorganizovať čas.

Nahrajte dôležité dokumenty do zdieľaného cloudového priečinka. Ak váš asistent potrebuje prístup k určitým dokumentom, šablónam alebo formulárom, mali by ste ich sprístupniť čo najľahšie. Vytvorte si schránku alebo účet na Disku Google, ktorý obaja zdieľate. Nahrajte všetky potrebné dokumenty. Váš asistent môže tiež nahrať dôležité dokumenty, ktoré si môžete pohodlne prezrieť a podpísať. Bude to hladší proces ako odosielanie e -mailov tam a späť.

• Stanovte postupy pre zaobchádzanie s fyzickými súbormi, konkrétne pre typy, ktoré sa majú uchovávať, bezpečnostné opatrenia a úložisko.

Vyhnite sa mikromanažmentu. Aj keď môžete mať presný spôsob robenia vecí, chcete sa uistiť, že váš asistent je svojim spôsobom produktívny. To, čo funguje pre vás, nemusí fungovať pre nich. Pokiaľ je úloha úspešne dokončená, nemali by ste zisťovať, ako úlohu dokončili. Ak urobili niečo zlé, pokúste sa poskytnúť spätnú väzbu, ktorá chybu opraví.

• Nenechajte vyžadovať schválenie pre každý jednotlivý úlohu. Ak napríklad váš asistent triedi vašu poštu, nemali by potrebovať váš súhlas, aby po zaškolení vyhodili nevyžiadanú poštu. Pri tom vám zaberie toľko času, koľko by ste mohli ušetriť.
• Keď sa vo svojej úlohe stanú pohodlnými, môžete im začať dávať väčšie projekty. Umožnite im dohliadať na určité programy. Dajte im príležitosť niečo zvládnuť. Požiadajte ich, aby sa predstavili na stretnutí. To zvýši ich kompetenciu a zároveň im umožní rásť ako zamestnanec.
• Nenechajte svojho asistenta bežať, aby vám priniesol kávu. Pokiaľ nejde o obojsmernú ulicu (čas od času si môžete dať kávu), nepýtajte asistenta, aby si v rámci svojich povinností dal kávu, pokiaľ sa k tomu neprihlásia dobrovoľne. Dávajte si veľký pozor na rodové stereotypy.
• Pamätajte si, že váš asistent má rozšíriť vaše schopnosti, nesmie pôsobiť ako sekretár alebo sluha. Zaobchádzajte s nimi ako s profesionálom.

Pravidelne si vyjasňujte svoj vzťah a roly. Minimálne raz za rok si sadnite so svojim asistentom na formálne stretnutie. Opýtajte sa, ako sa darí vášmu asistentovi. Asistentove povinnosti sa majú z roka na rok tendenciu meniť. Uistite sa, že váš asistent vie, aké sú jeho povinnosti, a prediskutujte všetky potenciálne zmeny v ich povinnostiach v nasledujúcom roku. Nakoniec sa spýtajte na kariérne ciele svojho asistenta. Sú radi, že zostanú ako asistenti? Alebo chcú prevziať iné zodpovednosti v spoločnosti?

• Nezabudnite na profesionálny odstup od svojho asistenta. Váš vzťah by mal byť priateľský, ale jednoznačne šéf-a-zamestnanec.
• Ak ich prinútite pracovať neobvykle alebo dlhé hodiny, zvážte ako odmenu povýšenie asistenta do stavu bez výnimky. Nerobte to však, aby ste ušetrili peniaze (prinútili ich pracovať viac hodín za nižší plat).
• Analyzujte kontrolný zoznam zodpovedností svojho administratívneho asistenta. Opýtajte sa, či sú potrebné určité úlohy. Zistite, či existujú oblasti zodpovednosti, ktoré je možné znížiť, alebo či je potrebné pridať ďalšie zodpovednosti.

Stretávajte sa so svojim asistentom denne. Ak chcete, aby bolo všetko spracované hladko, mali by ste mať krátku schôdzku so svojim asistentom najmenej dvakrát denne. Ráno si prečítajte plány a ciele na deň. Nezabudnite uviesť, ktoré úlohy majú najvyššiu prioritu. Na konci dňa prediskutujte, čo sa stalo a čo sa nepodarilo. Naplánujte prístup na riešenie všetkých problémov, ktoré sa vyskytnú.

• Možno budete chcieť použiť aplikáciu na správu projektov, ako je Wunderlist alebo Trello, aby vám obom pomohla rozhodnúť sa, čo je potrebné v ten deň urobiť. Váš asistent si môže úlohy plniť, keď ich plní. Budete môcť pridať úlohy, ak prídu, alebo označiť určité úlohy ako prioritné. Aplikácie naprieč platformami vám umožňujú pridať úlohu do zariadenia pred automatickým odoslaním aktualizácie vášmu asistentovi.

Poskytnite pozitívnu aj kritickú spätnú väzbu. Častou chybou niektorých šéfov je, že kritizujú iba svojho asistenta. Váš asistent je človek a poskytovaním pozitívnej spätnej väzby nielen posilňujete osvedčené postupy, ale podporujete aj priateľský vzťah. To zvýši morálku vášho asistenta, zvýši jeho aj vašu produktivitu.

• Pozitívna spätná väzba by sa mala zamerať na schopnosť asistenta dobre plniť úlohy. Napríklad: „Dobrá práca pri rýchlom odosielaní týchto správ o cestovných nákladoch. Veľmi ste mi uľahčili život.“
• Kritická spätná väzba by sa mala zamerať na spôsoby, ktoré môže asistent zlepšiť. Napríklad: „Nabudúce budem od vás potrebovať predložiť tieto správy o výdavkoch do týždňa od cesty. Tentoraz si s tým nerobte starosti, ale nabudúce očakávam, že ich dostanete včas.“
• Pamätajte si ich v špeciálne dni, ako sú narodeniny alebo deň administratívnych asistentov.

Počúvajte svojho administratívneho asistenta. Skúste skúsiť požiadať svojho administratívneho asistenta o nápady na zvýšenie efektivity vašej kancelárie a produktivity. Potom, čo pre vás asistent pracuje niekoľko týždňov, váš asistent dobre pochopí vaše návyky, silné a slabé stránky. Povzbudzujte svojho asistenta, aby bol úprimný, a odmeňujte dobré nápady. Neodmietajte a neurazte sa tým, čo hovoria. Čerstvá perspektíva môže byť práve to, čo potrebujete.

• Môžete sa opýtať: „Aký je pre nás najlepší spôsob, ako zvýšiť produktivitu? V čom sa podľa vás dá zlepšiť?“
• Ak váš asistent dá dobrý nápad, pochváľte ho. Môžete povedať: „To je dobrý nápad. Čo môžeme urobiť, aby sme to zaviedli do praxe?“
• Ak sa vám ich nápady nepáčia, jednoducho nesúhlaste a pokračujte ďalej. Môžete povedať: „Nie som si istý, či by to tu fungovalo.“