Ako zmeniť kancelárske postupy?
Zmena môže byť zložitá, ak máte spolupracovníkov alebo zamestnancov, ktorí sa jej bránia. Avšak niekedy je potrebné vedieť, ako zmeniť kancelárske postupy, aby ste zlepšili morálku a produktivitu.
Zmena môže byť zložitá, ak máte spolupracovníkov alebo zamestnancov, ktorí sa jej bránia. Avšak niekedy je potrebné vedieť, ako zmeniť kancelárske postupy, aby ste zlepšili morálku a produktivitu. Bohužiaľ sa to tiež ľahšie hovorí ako robí. Spolupracujte so svojimi zamestnancami a spolupracovníkmi na tom, aby bol prechod plynulý, a to metodickou prípravou na zmenu, jej postupnou implementáciou a rozumným načasovaním.
1. časť z 2: príprava na zmeny
- 1Napíšte zhrnutie nových postupov. Vypíšte súhrn novej zmeny postupu a porovnajte ho s existujúcimi postupmi. V súhrne by ste mali zahrnúť niekoľko položiek, vrátane:
- Aká je súčasná politika.
- Aká je súčasná prax. Ak sa zamestnanci už odchyľujú od zavedených postupov, môžete meniť iba postupy, aby dodržiavali zavedené postupy alebo zabezpečili súlad so stanovenými postupmi.
- Aká je nová politika.
- Konkrétne ciele súladu s novým postupom. Berte to ako referenčné hodnoty, ktoré umožňujú ľuďom vedieť, či uspejú. Napríklad ak chcete svoju kanceláriu prestaviť na „nulové rozpočtovanie“, kde sa nepredpokladajú náklady na rozpočet z predchádzajúceho roka, je logické, aby ste v priebehu roka stanovili referenčné hodnoty svojej kancelárie pre koľko oddelení je potrebné previesť na nový systém.
- 2Odhadnite náklady na implementáciu nového postupu. Aj keď je zmena správna vec, nie je to vždy ten správny čas na zmenu. Aby ste zistili, či je vhodný čas, musíte si urobiť predstavu o nákladoch na zmenu postupu.
- Zvážte peňažné náklady na materiál potrebný na zmenu postupu. V príklade elektronického podania to môžu byť náklady na softvér a hardvér pre nový registračný systém, náklady na odstránenie fyzickej infraštruktúry pre systém na archivovanie papiera a akékoľvek náklady na renováciu kancelárskych priestorov.
- Faktor nákladov na stratu produktivity zo strany zamestnancov, ktorí sa musia učiť nový systém.
- Zvážte náklady na stratené príležitosti. Aj keď je váš personál zaneprázdnený prepisovaním záznamov, nejde o bubnovanie do iných vecí alebo o starostlivosť o potreby zákazníkov. Toto je tiež komponent, ktorý musíte brať do úvahy, keď vážite cenu zmeny.
- 3Odvážte odhadované náklady a zdroje vašej organizácie. Keď získate dobrú predstavu o možných nákladoch na novú zmenu postupu, môžete ju porovnať so zdrojmi svojej organizácie.
- Aj keď chcete brať do úvahy veci ako čas a peniaze, je dôležité zohľadniť aj mieru chybovosti. Nový postup by ste si mali nielen dovoliť, pokiaľ ide o peniaze a zdroje, ale musíte si ho dovoliť, ak sa tiež niečo pokazí.
Vypíšte súhrn novej zmeny postupu a porovnajte ho s existujúcimi postupmi. - 4Dajte dokopy koalíciu. Takmer akýkoľvek typ procesnej zmeny, nech je akýkoľvek, bude mať odpor. Počítajte s tým. Najlepším spôsobom, ako zvládnuť odpor, je oslabiť ho skôr, ako bude mať príležitosť usporiadať sa. Pred formálnym zavedením novej politiky by ste preto mali zostaviť koalíciu tých mocných, aby narušili vaše plány a dostali ich za zmenu.
- Ak nemôžete získať tieto dôležité zainteresované strany na svoju stranu, implementácia zmien bude mimoriadne náročná, aj keď ste jej šéfom. Najlepšie je asi počkať, kým nevytvoríte koalíciu. Ak vykonáte zmenu na nepriateľskom publiku a bude neúspešná, odpor môže podkopať vašu autoritu. Nakoniec, sú to ľudia, ktorí zabezpečia, aby sa nová politika skutočne vykonávala. Nebudú robiť prácu tak dobre, ak nesúhlasia s tým, čo mali za úlohu presadiť.
- Ak bude zmena obzvlášť kontroverzná, vnímajte možných členov koalície individuálne. Len čo ich získate na svoju stranu, môžete ich vplyvom pomôcť presvedčiť neochotnejšie strany.
- 5Vysvetlite, prečo je zmena teraz potrebná. Zdá sa, že zotrvačnosť sa na chovanie ľudí vzťahuje rovnako ako na fyziku, a ak si ľudia nemyslia, že existuje urgentný dôvod správať sa inak, je často ťažké prinútiť ich, aby sa správali inak. Aj keď môžete použiť svoju moc ako supervízora na ich prinútenie k dodržiavaniu, tento prístup vyvolá nevôľu, ktorá v budúcnosti skomplikuje implementáciu zmien.
- Pri stanovovaní pocitu naliehavosti vysvetlite úradu, prečo trhové tlaky (napríklad klesajúce výnosy) alebo príležitosti robia z navrhovanej zmeny výhodnejšiu možnosť medzi dvoma alebo viacerými nevyhnutnými výsledkami. Napríklad, ak potrebujete implementovať štvordňový pracovný týždeň, môžete získať nejaké vrátenie peňazí, pretože ľudia neradi pracujú desať hodín. Ak sa však úradu ponúkne voľba štvordňového pracovného týždňa oproti alternatíve znižovania miezd alebo straty pracovných miest, odpor bude pravdepodobne oveľa menší.
- 6Vopred varujte. Namiesto toho, aby ste prišli v jeden deň a implementovali novú politiku, dajte svojim zamestnancom vedieť, že nová politika je na ceste. Potom budú mať čas na to, aby sa psychicky pripravili na vykonanie úpravy.
- Napríklad, ak by všetci v kancelárii museli absolvovať novú školiacu hodinu, namiesto toho, aby ste ich jedného dňa len umiestnili do triedy, vysvetlite im, na čo táto trieda slúži, ako dlho to bude trvať a akú časť predstavuje nové požiadavky na prihlasovanie, ktoré predstavuje (ako päťhodinový kurz v rámci desaťhodinovej certifikácie).
- Ľudia môžu byť zábudliví. Ako sa blížia hodiny, je vždy dobré vydávať pravidelné pripomienky.
- 7Uistite sa, že vaša zákaznícka základňa bude tolerovať zmenu. S najväčšou pravdepodobnosťou zavádzate nový postup, pretože chcete byť schopní lepšie slúžiť zákazníkom, ktoré máte, a nájsť nových zákazníkov na ceste. Ak vaši zákazníci nebudú tolerovať dočasnú neefektívnosť vyvolanú zmenou, mohlo by byť najlepšie ju odložiť.
- Nielenže sa musíte ubezpečiť, že načasovanie je dobré pre vás a vašu organizáciu, ale musíte sa tiež ubezpečiť, že je to dobré načasovanie aj pre vašich zákazníkov. Napríklad, ak poskytujete logistické služby miestnym maloobchodníkom, náhle zníženie efektívnosti okolo sviatkov je pravdepodobne zlá stratégia.
Aj keď je zmena správna vec, nie je vždy správny čas na zmenu.
Časť 2 z 2: implementácia nových postupov
- 1Distribuujte súhrn novej politiky do kancelárie. Po vysvetlení všetkých zásad distribuujte dve kópie súhrnu pracovníkom vo vašej kancelárii. Nechajte jedného podpísať a ďalšie si nechajte pre seba. Týmto spôsobom máte podpísaný záväzok, ktorý uznáva novú politiku a zaväzuje sa ju dodržiavať.
- 2Vyškoliť tých, ktorých sa zmena týka. Keď informujete celú kanceláriu o novej politike, uistite sa, že ste mali dostatok času na zaškolenie tých, ktorých sa to dotkne. Školenie môže trvať hodinu alebo môže trvať niekoľko dní alebo týždňov, v závislosti od rozsahu zmeny. Zaistite plynulý prechod zabezpečením toho, aby všetci plne porozumeli novej politike a mali čas na cvičenie, kladenie otázok a začatie pohody.
- 3Uľahčite prechod. Najmä ak zavádzate veľkú zmenu postupu, je dôležité ju implementovať postupne. Nielen, že dáva pracovníkom vašej kancelárie príležitosť robiť chyby a zvyknúť si na nové postupy, ale dáva vám tiež príležitosť revidovať ciele, riadiť očakávania a dolaďovať ďalšie fázy implementácie.
- Vypracujte harmonogram prechodu a školenia a zdieľajte príslušné časti s každým, kto ho musí dodržiavať. Ľudia tak majú lepšiu predstavu o tom, čo sa od nich očakáva.
- 4Vypočujte si spätnú väzbu. V konečnom dôsledku sú ľudia, ktorí majú za úlohu prijať nový postup, tí, ktorí zabezpečia jeho úspešné prijatie. Ak vás zaujíma úspech nového postupu, musíte sa uistiť, že počúvate problémy, s ktorými sa stretávajú ľudia, ktorí ho implementujú. Napokon, pokiaľ nie ste neomylný, existuje pravdepodobne niekoľko okolností, ktoré ste nepredvídali.
- Niektorí manažéri si myslia, že počúvanie spätnej väzby od zamestnancov je známkou slabosti. Naopak, ukazuje, že manažér je dostatočne zabezpečený vo svojej právomoci prispôsobiť sa meniacim sa okolnostiam. Zatiaľ čo manažér, ktorému hrozí strata zamestnania, môže mať oprávnenú obavu, že ho podriadený podvedie, ten, kto je na svojom mieste zabezpečený, môže jeho podnety vypočuť a pripísať mu kredit.
Aby ste zistili, či je vhodný čas, musíte si urobiť predstavu o nákladoch na zmenu postupu. - 5Podľa potreby upravte politiku. Nová politika sa na papieri mohla zdať dokonalá, ale v praxi nemusí fungovať presne tak, ako ste dúfali. Vezmite spätnú väzbu, ktorú dostanete (nezabúdajte, že dôjde k určitému potlačeniu, ktoré je jednoducho výsledkom odolnosti alebo prispôsobenia sa novému postupu) a rozhodnite sa, či je potrebné politiku upraviť.
- 6Pravidelne sledujte výsledky. Pamätajte, že môže trvať istý čas, kým si všimnete plný efekt zmeny svojich zásad. Získanie spätnej väzby po prvom mesiaci a následné ďalšie sledovanie znamená, že nemusíte vidieť celkový dopad zmeny a môžete prísť o príležitosti na opravu alebo zdokonalenie politiky. Uistite sa, že sa pravidelne prihlasujete, aby ste sa uistili, že politika má požadovaný efekt.
- 7Podľa potreby odmeňujte vysokých účinkujúcich. Odmeňovanie výkonných umelcov je klasickou metódou prekonávania odporu. To vytvára ďalšie stimuly na dosiahnutie súladu s novou politikou, a to vytvára obrannú podnety smerom po mentalitu skupiny v prípade rozšíreného odporu k zmenám.
- Napríklad, ak by ste museli zmeniť systém evidencie z papierových na elektronické súbory, môžete odmeniť každého, kto založí určitý počet spisov darčekovým poukazom do peknej reštaurácie, zaplateným dňom voľna alebo výletom do kúpele.
Prečítajte si tiež: Ako zariadiť novú kanceláriu?
