Ako uprednostniť, keď je všetko dôležité?
Keď sa cítite zahltení dôležitými úlohami, je skutočne ťažké určiť prioritu toho, čo je najdôležitejšie.
Keď sa cítite zahltení dôležitými úlohami, je skutočne ťažké určiť prioritu toho, čo je najdôležitejšie. Ak neviete, kde začať, môže byť ťažké dosiahnuť akýkoľvek pokrok. Našťastie môžete získať zoznam svojich úloh a začať odškrtávať úlohy. Maximalizujte svoj čas naplánovaním určitých úloh a nastavením časových limitov. Okrem toho zmeňte svoj uhol pohľadu na to, čo môžete a čo nemôžete dosiahnuť.
Metóda 1 z 3: Vytvorenie zoznamu úloh
- 1Vytvorte si zoznam všetkého, čo musíte urobiť. Úlohy sú zdrvujúce, keď sa ich snažíte držať v hlave. Namiesto toho si napíšte všetko, čo potrebujete na to, aby ste to urobili, bez obáv z toho, čo je najdôležitejšie. Úlohy si môžete zorganizovať neskôr.
- Môžete uviesť: „Napíšte správu o pokroku, zavolajte lekárovi, vráťte e -mail klientovi, vyperte bielizeň, zavolajte mame, venčite psa, pomôžte Alexovi s domácimi úlohami a uvarte večeru“.
- 2Veľké úlohy rozdeľte na menšie kroky. Veľké úlohy môžu spôsobiť zaseknutie denníka vo vašom zozname úloh, pretože vyžadujú veľa času a energie. Práca na týchto úlohách môže mať pocit, že nič nerobíte, aj keď áno. Aby ste videli svoj pokrok, rozdeľte komplikované úlohy na jednotlivé kroky, ktoré si môžete pri ich dokončení odškrtnúť.
- Napísanie správy o pokroku je napríklad väčšia úloha ako zavolať lekárovi. Môžete to rozdeliť na menšie úlohy, ako napríklad „Zostavte si poznámky, pripravte správu, získajte spätnú väzbu od Colleen, zrevidujte správu a pošlite konečný návrh môjmu šéfovi“.
- 3Rozdeľte zoznam na naliehavé a časovo citlivé úlohy. Pravdepodobne máte niekoľko úloh načas, napríklad plánované schôdze, a niektoré z nich môžete dokončiť kedykoľvek. Vytvorte 2 stĺpce na čistý list papiera. Ľavý stĺpček označte „naliehavý“ a pravý „kedykoľvek“. Potom rozdeľte svoje úlohy do príslušných stĺpcov.
- Váš „naliehavý“ zoznam môže zahŕňať úlohy ako „zostaviť moje poznámky, vypracovať správu, získať spätnú väzbu od Colleen, zrevidovať správu, poslať konečný návrh môjmu šéfovi, zavolať lekára, venčiť psa, uvariť večeru a pomôcť Alexovi s domáca úloha." Váš zoznam „kedykoľvek“ môže zahŕňať „vyperte bielizeň a zavolajte mame“.
Pravdepodobne máte niekoľko úloh, ktoré sú pre vás veľmi dôležité, ale nie sú naliehavé ani nevyhnutné. - 4Zoraďte svoj zoznam od naliehavých po najmenej naliehavé úlohy. Prezrite si zoznam a zistite, ktorá úloha je najaktuálnejšia. Potom zadajte zoznam úloh podľa naliehavosti. To vám môže pomôcť zistiť, kde začať.
- Môžete zaradiť svoje úlohy do kategórie „Zavolajte lekára, zostavte moje poznámky, pripravte správu, získajte spätnú väzbu od Colleen, zrevidujte správu, pošlite konečný návrh môjmu šéfovi, venčiť psa, uvariť večeru, pomôcť Alexovi s domácimi úlohami, urobiť prať a zavolať mame. "
- 5Presuňte úlohy s vysokou hodnotou do zoznamu, ak vám to slúžia. Pravdepodobne máte niekoľko úloh, ktoré sú pre vás veľmi dôležité, ale nie sú naliehavé ani nevyhnutné. Môžu to byť napríklad veci „hrať sa s deťmi, maľovať akvarelom alebo si prečítať najnovší bestseller“. Je dôležité, aby ste do svojho dňa zaradili činnosti, ktoré vám pomôžu prežiť váš najlepší život. Keď môžete, posuňte tieto úlohy vyššie v zozname.
- Povedzme napríklad, že vaše dieťa má v škole slávnostné odovzdávanie cien. Môžete sa presunúť okolo svojich naliehavých pracovných úloh, aby ste mali čas tam byť. Podobne je umývanie riadu skutočne dôležité, ale môžete sa rozhodnúť vynechať deň, aby ste si našli čas na čítanie.
Metóda 2 z 3: Maximalizácia času
- 1Naplánujte si dôležité úlohy na deň, aby ich stihli. Označte úlohy, o ktorých viete, že ich musíte splniť, aby ste si na ne mohli vyhradiť čas. To môže zahŕňať úlohy, ako je jesť jedlo, platiť účty alebo zavolať lekárovi. Stanovte si čas na dokončenie týchto úloh, aby ste vedeli, že ich budete môcť splniť.
- Môžete si napríklad vyhradiť hodinu v plánovači, aby ste svojmu dieťaťu pomohli s domácimi úlohami, alebo si môžete rezervovať sedenie s trénerom, aby ste sa zaistili, že pôjdete do telocvične.
- 2Vyhraďte si čas na svoje osobné priority. Keď ste zaneprázdnení prácou alebo školou, je ľahké nechať svoje osobné potreby spadnúť z taniera. Musíte však urobiť to, čo je pre vás dôležité. Uistite sa, že ste schopní robiť veci, ktoré máte radi. Vyhraďte si čas, ktorý potrebujete na to, aby ste sa postarali o svoje osobné priority.
- Naplánujte si napríklad čas na stretnutie s priateľmi, starostlivosť o seba alebo hobby.
Namiesto toho si napíšte všetko, čo potrebujete na to, aby ste to urobili, bez obáv z toho, čo je najdôležitejšie. - 3Dajte si časové limity na náročné úlohy. Odškrtnúť si veľké úlohy z vášho zoznamu úloh môže byť náročné, najmä ak máte tendenciu byť perfekcionistom. Trávenie celého času týmito úlohami vám však neposkytne čas na prácu na iných úlohách. Zistite, koľko času môžete venovať komplikovaným úlohám, a zaviazajte sa, že po uplynutí tohto času prestanete.
- Povedzme napríklad, že pracujete na veľkom projekte v práci. Pri tomto projekte môžete zablokovať 3 hodiny ráno a 3 hodiny po práci. Zostanú vám teda najmenej 2 pracovné hodiny na to, aby ste sa mohli venovať iným úlohám, napríklad odpovedaniu na e -maily.
Obmena: Ak sa blíži veľký termín, možno budete musieť venovať konkrétnej úlohe viac času. Ak sa blíži termín, je v poriadku občas vymazať zvyšok kalendára.
- 4Trávte menej času nedôležitými úlohami. Pravdepodobne máte vo svojom zozname úloh niekoľko úloh, ktoré nie sú nevyhnutné, ale stále ich musíte splniť. Nedovoľte, aby vám tieto úlohy zaberali všetok čas. Radšej urobte minimálne množstvo práce, aby ste ich zo zoznamu zaškrtli. To vám ušetrí čas venovať sa iným úlohám.
- Riešenie nevyžiadanej pošty je napríklad nedôležitá úloha, preto nestrácajte čas prezeraním každého kusu pošty. Stačí ho recyklovať a ísť ďalej.
Metóda 3 z 3: zmena uhla pohľadu
- 1Zamerajte sa skôr na celkový obraz než na detaily. Pravdepodobne budete mať časy, keď nemôžete dosiahnuť všetko, čo je vo vašom zozname. Nerobte si starosti s tým, že urobíte všetko perfektne alebo že začiarknete každé políčko. Jednoducho urobte maximum a dokončite čo najviac úloh.
- Dajte si rekvizity za to, čo ste v ten deň urobili. Myslite na pokrok a nie na to, čo musíte ešte urobiť.
- 2Stanovte si realistický cieľ, koľko môžete dosiahnuť. Akokoľvek to chcete všetko stihnúť, ste len jednou osobou, ktorá má obmedzený čas. Buďte k sebe úprimní, koľko hodín môžete venovať práci na svojom zozname úloh a koľko toho môžete rozumne zvládnuť. Pokúšať sa urobiť príliš veľa môže byť pre vás zdrvujúce.
- Môžete odhadnúť, koľko času môžete venovať jednotlivým úlohám. Potom určte, koľko času môžete každý deň pracovať. Pomôže vám to udržať si nadhľad nad tým, čo môžete skutočne očakávať, že dosiahnete za jeden deň.
Podobne je umývanie riadu skutočne dôležité, ale môžete sa rozhodnúť vynechať deň, aby ste si našli čas na čítanie. - 3V prípade potreby si dajte flexibilitu a posuňte poradie svojich úloh. Aj keď vám zoradenie úloh môže pomôcť rozpoznať priority, môžu sa vyskytnúť problémy, ktoré vás prinútia zmeniť prioritu vecí. Dajte si povolenie vykonávať zmeny podľa potreby. Po skončení krízy sa môžete kedykoľvek vrátiť do svojho zoznamu.
- Povedzme napríklad, že ste očakávali, že strávite hodinu dieťaťu s domácimi úlohami, ale nakoniec to trvá 2 hodiny. Možno budete musieť úlohu odložiť na ďalší deň, aby ste si započítali ďalšiu hodinu.
- 4Začleňte lieky na zmiernenie stresu, ktoré vám pomôžu zvládnuť tlak, aby ste všetko stihli. Veľa priorít vo vás môže vyvolať pocit úzkosti a stresu, čo sa vám môže vypomstiť. Spravujte svoje hladiny stresu tým, že si v rámci každodennej rutiny doprajete svoje obľúbené prostriedky na odbúranie stresu. Vďaka tomu sa budete cítiť uvoľnenejšie, aby ste mohli zostať na ceste.
- K skvelým prostriedkom na odbúranie stresu patrí rozhovor s priateľom, koníček, dlhá kúpeľ, aromaterapia, puzzle, čítanie, pobyt v prírode alebo hranie sa s domácim zvieratkom.
- Keď ste veľmi zaneprázdnení, môže pomôcť delegovanie úloh na ostatných, ak je to možné.
- Budete mať časy, ktoré sú veľmi zaneprázdnené, a iné časy, ktoré sú pokojnejšie. Pokúste sa zostať pozitívny, keď prežívate ťažké časy.
Prečítajte si tiež: Ako byť spoľahlivý?
