Ako začať s ohromným množstvom práce?
Budete musieť zistiť, ktorá práca je najnaliehavejšia a ktorá práca je relatívne dôležitejšia.
Vyrovnať sa s pocitom zavalenia prácou môže byť ťažké. Ak sa chcete zbaviť pocitu preťaženia a začať vykonávať prácu, budete si musieť dať čas na strategizáciu a uvedenie práce na správnu mieru. Budete musieť zistiť, ktorá práca je najnaliehavejšia a ktorá práca je relatívne dôležitejšia. Akonáhle máte stratégiu, môžete zamerať svoju pozornosť, vytvoriť pracovnú bublinu a začať ju dokončovať. Môžete si tiež dopriať poriadny odpočinok a urobiť si krátku prestávku.
Metóda 1 z 3: Vytvorenie zoznamu a uprednostnenie práce
- 1Napíšte si všetko, čo potrebujete, aby ste to urobili. Vizualizáciou svojej práce začnete lepšie chápať prácu, ktorá je naliehavá, a úlohy, ktoré sú menej dôležité. Proces jeho zápisu môže znížiť časť vašej úzkosti z pracovného zaťaženia, pretože už nebudete musieť všetko držať v hlave.
- Vytvorte si zoznam všetkého, čo by ste dnes mohli urobiť. Napíšte si zoznam všetkých vecí, ktoré chcete dnes zvládnuť. Buďte ambiciózni a nerobte si starosti, ak sa vám to zdá veľa.
- 2Identifikujte naliehavé úlohy. Po kontrole svojho ambiciózneho zoznamu úloh za deň zakrúžkujte položky, ktoré sú naliehavé a nemožno ich ignorovať. Naliehavými položkami sú úlohy alebo zamestnania, ktoré budú mať dnes negatívne dôsledky, ak sa neodstránia. Ak je niečo, čo je potrebné ihneď urobiť, mali by ste to uviesť ako svoju najvyššiu prioritu. Nakoniec naordinujte naliehavé úlohy do svojho zoznamu tak, že napíšete „naliehavé, 1“, za ktorými nasledujú „naliehavé, 2“ a „naliehavé, 3“. Dokončite naliehavé úlohy v poradí podľa priority.
- 3Identifikujte hodnotnú prácu. Okrem najnaliehavejších úloh vo vašom zozname by ste mali uprednostniť najdôležitejšiu prácu. Zakrúžkujte dôležitú prácu na svojom zozname úloh, ktoré máte dnes urobiť. Ak chcete posúdiť, ktorá práca je dôležitá, zamyslite sa nad tým, koľko ľudí bude touto činnosťou ovplyvnených. Ak má práca vo vašom zozname vplyv na veľa ľudí, je to pravdepodobne veľmi dôležité. Objednajte si dôležitú prácu na svojom zozname tak, že napíšete „dôležitá 1“, „dôležitá 2“ a podobne. Akonáhle sa dostanete z cesty naliehavé úlohy, dokončite dôležité úlohy.
- Ak je medzi dvoma dôležitými úlohami vo vašom zozname priorita, pozrite sa na časové odhady príslušných úloh. Ak vám jedna práca zaberie viac času, mali by ste zvážiť, či s ňou začnete.
Okrem najnaliehavejších úloh vo vašom zozname by ste mali uprednostniť najdôležitejšiu prácu. - 4Vystrihnite položky zo svojho zoznamu. Akonáhle dokončíte proces stanovenia priorít položiek na zozname úloh podľa naliehavosti a dôležitosti, mali by ste zistiť, či existujú položky, ktoré je možné vystrihnúť. Akonáhle tieto položky zo svojho zoznamu vystrihnete, zapíšte si ich ako možné dodatky k svojmu zoznamu úloh na zajtra.
- 5Vytvorte si krátky zoznam úloh. Ak máte pred sebou veľký objem malých úloh, zvážte vytvorenie krátkeho alebo desaťminútového zoznamu úloh. Do tohto zoznamu si napíšte všetky úlohy, ktoré musíte splniť a ktoré vám zaberú krátky čas, napríklad päť alebo desať minút. Keď máte čas medzi väčšími projektmi, urobte jednu z týchto malých úloh. Budete sa cítiť dobre, keď ho dokážete vyčiarknuť zo svojho zoznamu.
- 6Stanovte si múdre ciele. Mali by ste skontrolovať svoje pracovné ciele a uistiť sa, že spĺňajú kritériá cieľov SMART. Vaše ciele by mali byť konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné a časovo ohraničené. Použitím kritérií cieľa SMART môžete zaistiť, aby práca, ktorú robíte, bola relevantná pre daný projekt a bola dosiahnuteľná v danom časovom rámci.
- Položte si otázku, čo je konkrétne na vašich pracovných cieľoch.
- Zvážte, ako budete merať alebo hodnotiť, že práca je dokončená.
- Zistite, či je cieľ pre vás skutočne dosiahnuteľný, a to aj vo vzťahu k vašim ďalším povinnostiam.
- Pozrite sa, ako relevantný je cieľ pre projekt alebo úlohu, ktorú sa pokúšate dokončiť.
- Pozrite sa na termíny svojich časovo obmedzených cieľov.
- 7Začnite s malými, dosiahnuteľnými cieľmi. Začnite stanovením menších cieľov, ktoré sú relevantné pre vaše väčšie ciele a sú dosiahnuteľné. Keď sa najskôr zameriate na malé ciele, budete schopní prečiarknuť niektoré relevantné a dôležité úlohy. Potom sa môžete cítiť menej ohromení množstvom práce na tanieri. Môžete tiež získať väčšiu dynamiku smerom k dokončeniu väčších vecí vo svojom zozname.
- Ak potrebujete napísať správu, začnite s menším cieľom, ako je napísanie časti správy.
- Ak potrebujete dokončiť veľký projekt pre klienta, začnite s menším cieľom, napríklad s jednou časťou väčšieho projektu.
- Ak chcete zmeniť kariéru, začnite s malým cieľom, ako je pohovor s niekým, kto pracuje v inej kariére.
Metóda 2 z 3: zameranie vašej pozornosti
- 1Vizualizujte si požadovaný výsledok. Zvážte, ako by to vyzeralo, keby ste dokončili všetky práce na tanieri. Napíšte svoj cieľ dokončenia práce. Doprajte si päť minút prestávky na kávu, aby ste si predstavili požadovaný výsledok. S ohľadom na tento výsledok zamerajte svoju myseľ na to, aby ste urobili všetko, čo je v jeho silách, aby ste ho dosiahli.
- Môžete si to tiež len predstaviť vo svojej mysli.
Objednajte si dôležitú prácu na svojom zozname tak, že napíšete „dôležitá 1“, „dôležitá 2“ a podobne. - 2Zamerajte sa na tri najlepšie veci, ktoré musíte urobiť. Pri kontrole zoznamu úloh zvážte tri najlepšie veci, ktoré musíte splniť. Ak sú vo vašom zozname tri naliehavé alebo dôležité veci, zamerajte svoju pozornosť na ich dokončenie. Ak ich dokončíte skoro ráno, môžete vždy prejsť na ďalšie veci vo svojom zozname.
- Ak venujete pozornosť menším alebo menej dôležitým úlohám a nedokážete splniť tri najlepšie veci, môžete na konci dňa ľutovať nesústredenie.
- 3Zmeňte svoje pracovné prostredie. Možno budete musieť jednoducho zmeniť svoje pracovné prostredie napríklad tým, že sa vyberiete z kancelárie a pôjdete pracovať do kaviarne. Časť preťaženia sa môže týkať fyzického prostredia, v ktorom pracujete, ako aj ľudí, s ktorými pracujete. V takom prípade budete môcť zvýšiť svoju účinnosť tým, že budete pracovať na inom mieste.
- Práca v kaviarni.
- Práca v miestnej knižnici.
- Ak nepotrebujete prístup na internet a je pekné počasie, choďte pracovať do miestneho parku.
- 4Oddýchnuť si. Spánok a odpočinok sú nevyhnutné pre produktivitu práce. Aj keď sa to môže zdať neintuitívne, mali by ste si nájsť čas na odpočinok, aby ste boli počas pracovného dňa efektívnejší. Pri rozhodovaní o tom, koľko hodín spíte, vezmite do úvahy svoj vek a zdravie.
- Dospelí by mali spať sedem až deväť hodín za noc.
- Starší dospelí, starší ako šesťdesiatpäť rokov, by mali spať sedem až osem hodín za noc.
- Ak budete aj naďalej unavení pozerať do počítača alebo sa venovať fyzickej práci, môžete sa stať, že sa budete ľahšie rozptyľovať a budete menej výkonní.
- 5Skúste meditáciu. Meditácia je jedným z najlepších spôsobov, ako naučiť svoju myseľ sústrediť sa. Ľudia, ktorí meditujú, sú zvyčajne pokojnejší a sústredenejší, čo by vám malo pomôcť prekonať pocit zahltenia a dokončiť prácu. Začnite tým, že si nájdete relaxačné miesto na sedenie vo svojom dome alebo na pracovisku. Posaďte sa s rovným chrbtom a otvoreným hrudníkom. Všimnite si, že dýchate. Ak sa vaša myseľ začne túlať k myšlienkam o práci, presmerujte svoju pozornosť späť na pocit vášho dychu. Seďte a meditujte desať minút alebo tak dlho, ako len dokážete.
- Skúste použiť meditačné aplikácie ako Headspace, Calm alebo Buddhify.
- Navštívte hodiny a workshopy meditácie v meditačnom centre vo vašej oblasti. Centrum pre vedomie má zoznam meditačných centier.
- 6Vyhnite sa multitaskingu. Vyhnite sa pokušeniu písať textové správy pri práci alebo sa pokúšať zvládnuť príliš veľa úloh naraz. Namiesto toho by ste sa mali naučiť zamerať svoju pozornosť na danú úlohu. Namiesto toho, aby ste reagovali na kohokoľvek a všetkých, ktorí volajú o vašu pozornosť, by ste sa mali jednoducho sústrediť na prácu pred sebou. Naučiť sa sústrediť svoju pozornosť je jednou z najlepších schopností úspešných jednotlivcov a podnikateľov.
Vizualizáciou svojej práce začnete lepšie chápať prácu, ktorá je naliehavá, a úlohy, ktoré sú menej dôležité. - 7Povedzte nie ďalším požiadavkám. Naučiť sa hovoriť „nie“ vás môže v skutočnosti zvýšiť produktivitu a úspešnosť v práci. Ak vždy hovoríte áno kolegom alebo počúvate sťažnosti, môžete sa nechať rozptýliť. Ak chcete povedať „nie“, skúste namiesto výrazov „nemôžem“ použiť výraz „nemám“:
- „Cez víkendy nepracujem.“
- „Nepracujem nadčas, pretože to negatívne ovplyvňuje môj rodinný život.“
- „V tejto oblasti neprijímam žiadne nové projekty. Zistite, či John v súčasnosti niečo realizuje v rámci akýchkoľvek projektov v tejto oblasti.“
Metóda 3 z 3: spravovanie času
- 1Doprajte si čas na stratégiu. Vytvorenie plánu na zvládnutie pracovného zaťaženia môže spôsobiť, že sa vám bude zdať ovládateľnejšie a menej náročné. Na začiatku dňa si dajte pätnásť minút, aby ste si stanovili priority pre prácu, ktorú je potrebné vykonať. Keď si vyhradíte čas na vyhodnotenie priorít, budete pracovať efektívnejšie a nebudete sa cítiť takí zahltení.
- Na začiatku dňa by ste si mali napísať pracovný plán, ktorý vám pomôže udržať sa počas pracovného dňa na dobrej ceste.
- 2Urobte si krátku prestávku Doprajte si polhodinu prestávky od všetkej nahromadenej práce. Možno sa budete musieť jednoducho prejsť po bloku, aby ste si vyčistili hlavu. Ak ste hladní alebo smädní, môžete si dať kávu a občerstvenie. Po návrate do práce sa môžete cítiť svieži a sústredenejší.
- 3Práca na polovicu víkendu. Víkendovou prácou si môžete urobiť trochu viac času v týždni. Aby ste si zaistili oddych a relaxáciu, vyskúšajte pracovať jeden z dvoch dní alebo pol dňa v sobotu a nedeľu. Do polovice pracovného víkendu si ešte oddýchnete. A budete mať náskok vo svojom pracovnom vyťažení, keď prídete do kancelárie v pondelok.
Prečítajte si tiež: Ako vyliečiť niekedy syndróm?
